¿Qué es un informe de datos? Cómo redactar un informe de datos

Muchas organizaciones utilizan la información que recopilan sobre sus clientes, finanzas y procesos internos para tomar decisiones estratégicas que beneficien al negocio. Los profesionales utilizan documentos llamados informes de datos para ayudar a entender esta información. Saber cómo crear un informe de datos puede ayudarle a analizar y presentar mejor la información para crear registros útiles y orientar sus decisiones. En este artículo, explicamos el concepto de informe de datos y compartimos cómo escribir un informe de datos para su organización.

¿Qué son los informes de datos?

La elaboración de informes de datos es el proceso de recopilar información y convertirla en un formato accesible, que a menudo incluye un resumen de lo que significan los detalles. Los informes de datos se utilizan para responder a preguntas y desarrollar pruebas lógicas que pueden utilizarse para fundamentar las decisiones. Un informe de datos recopila toda la información necesaria para responder a una pregunta y la presenta de forma que sea fácil de entender para su público.

Por ejemplo, un profesional de las finanzas elabora un informe de datos que resume los ingresos y gastos de ese trimestre. Recogen las cifras relacionadas, como el beneficio de las ventas, los ingresos de las inversiones, los gastos de las nóminas y los costes de material, y luego las compilan en un documento. Utilizan tablas y gráficos para ilustrar la información e incluyen ecuaciones para expresar el beneficio o la pérdida global final de ese periodo. Algunos informes de datos también incluyen un resumen escrito que explica la información numérica o visual.

Relacionado: Cómo escribir un informe empresarial

¿Por qué son importantes los informes de datos?

Los informes de datos son importantes porque proporcionan a las personas y a las organizaciones registros coherentes que pueden utilizar para seguir el progreso a lo largo del tiempo y comprender las situaciones basadas en los datos subyacentes. Los informes de datos minuciosos son excelentes recursos que se pueden utilizar para determinar qué cambios hay que hacer en una empresa y dónde invertir los recursos.

Por ejemplo, usted puede revisar los informes de datos sobre las ventas de productos para determinar qué tipos de líneas de productos ampliar para el desarrollo futuro. Al observar los datos de ventas de varios productos a lo largo de varios meses o años, puede ver las tendencias de los que producen mayores beneficios, lo que indica cuál puede ser la mejor inversión. Después de realizar cambios, también puede revisar los nuevos informes de datos para ver si los nuevos protocolos de negocio influyen en los resultados de las finanzas o la productividad.

¿Cómo se escribe un informe de datos?

Para escribir un informe de datos, siga los siguientes pasos:

1. Determine el objetivo del informe

Decide el tema principal y el alcance del informe que vas a elaborar. El objetivo de tu informe de datos determina la información que necesitas recopilar y la mejor manera de dar formato a esos datos. Piensa en las preguntas a las que intentas responder con este informe de datos, en cómo quieres utilizarlo y en la audiencia principal del informe.

Por ejemplo, si está trabajando en el desarrollo de una nueva estrategia de marketing para discutir con un cliente, sabe que necesita recopilar datos centrados en el alcance de los clientes y las ventas. También quiere que el informe sea accesible desde la perspectiva del cliente, por lo que puede incluir un formato más sencillo con elementos visuales y un resumen.

2. Defina su fuente de datos

Decida los datos que va a utilizar en este informe. Pregúntese qué tipo de información necesita para lograr el propósito del informe de datos, y luego dónde puede obtener esta información. Al elaborar informes de datos, a menudo es necesario recopilar información de varias fuentes de datos. Por ejemplo, si quiere un informe de datos que le ayude con el marketing, puede obtener la información de los clientes de sus registros de ventas y las preferencias de los clientes de una encuesta. Elija tantas fuentes de datos como necesite para responder a sus preguntas de forma completa.

Durante este proceso, seleccione el marco temporal adecuado para sus datos. Asegúrese de que toda la información esté actualizada y refleje el periodo de tiempo del que habla en su informe. Esto asegura que cualquier conclusión que desarrolle en base al informe sea lo más precisa posible.

Relacionado: Guía de integración de datos: Definición, beneficios y técnicas

3. Elegir un formato

Seleccione un formato que haga que los datos brutos de su informe sean accesibles para su público. Piensa en qué formatos de datos pueden ayudarte a visualizar la información, organizarla y explicarla a los demás. Por ejemplo, una línea de tiempo es una buena herramienta de formato visual que se puede utilizar cuando se revisan los datos a lo largo de un período determinado, como las cifras de ventas a lo largo de los últimos 12 meses. Si quieres mostrar el coste de los materiales, considera la posibilidad de utilizar una tabla que enumere cada artículo junto con su coste. Pruebe diferentes formatos de tablas, gráficos y diagramas para ver cuál representa mejor su información.

Relacionado: Tipos de gráficos y diagramas

4. Compilar el informe de datos

Empieza a convertir los datos en los formatos que hayas elegido. Los programas de procesamiento de textos y las herramientas de hojas de cálculo suelen tener funciones que puedes utilizar para crear gráficos y tablas. Incluso pueden tener formatos prefabricados para ciertos tipos de informes de datos, como los informes de gastos o los informes de progreso. Cuando crees tu informe de datos, intenta mantenerlo organizado y fácil de leer. Añade el nombre del informe en la parte superior del documento y describe el propósito del mismo con unas pocas frases o una frase corta.

A continuación, presente cada una de sus principales conclusiones de forma individual. Organiza la información teniendo en cuenta el orden más lógico en el que presentar los datos. Por ejemplo, si se trata de una revisión anual de las cifras de ventas por meses, empiece por enero y luego continúe con cada mes en orden cronológico. A lo largo del informe de datos, utilice colores y frases descriptivas para resaltar los puntos más importantes y dejar claras las conclusiones de su informe de datos.

5. Editar el informe

Repasa tu informe una última vez y edítalo, revisando la exactitud de los datos. Elimina las faltas de ortografía y los errores de formato para mejorar la claridad de tu redacción. Edita tus tablas y gráficos para asegurarte de que aparecen en la página o en la pantalla de la forma que pretendías. Considera la posibilidad de pedir a un colega que revise tu informe y pídele sugerencias para mejorar el aspecto o la redacción del producto final.

Consejos para crear un informe de datos

Intente utilizar los siguientes consejos al crear su informe de datos para una mejor presentación:

Utilizar un formato de informe coherente

Hay algunos informes de datos que es necesario recrear regularmente con información actualizada. Por ejemplo, los profesionales que procesan las nóminas pueden crear informes de datos mensuales sobre el número de horas que ha trabajado cada miembro de la plantilla y cuánto hay que pagarle. Cuando se produce este tipo de informe de datos que se repite, utilizar el mismo formato de plantilla cada vez ayuda a mantener la coherencia en todos los documentos. Esto facilita la comparación de un informe con otro y la búsqueda de información en los registros de la empresa.

Mantener la objetividad

Redactar informes con un lenguaje imparcial que se centre en los hechos y la información objetiva. Evite incluir cualquier opinión o sesgo personal que pueda influir en el lector para mantener la integridad de sus datos y hacer que el informe de datos sea útil para múltiples propósitos y audiencias. Si necesita añadir contexto, análisis y descripciones a los datos del informe, identifique claramente cómo ha llegado a esas conclusiones.

Mejore la escritura de su negocio

Trabajar para perfeccionar sus habilidades de escritura empresarial puede ayudarle a producir mejores informes de datos. La redacción empresarial le permite presentar la información de forma clara, profesional y concisa. Algunas formas sencillas de mejorar su redacción empresarial son:

  • Eliminación de palabras innecesarias
  • Elección cuidadosa del vocabulario
  • Lectura de otros documentos empresariales de su ámbito
  • Simplificar las declaraciones eliminando las palabras difíciles
  • Leer lo que se escribe en voz alta para mayor claridad

Relacionado: 15 consejos para mejorar la redacción comercial

Conozca mejor su software de datos

Muchas organizaciones confían en el software de datos para recopilar y analizar su información esencial. Si utiliza un software de datos, dedique tiempo a conocer todas sus funciones. Por ejemplo, puede descubrir que hay una manera fácil de convertir sus datos en un informe de datos. Incluso aprender algunos atajos de teclado puede ayudar a acelerar el proceso de generación de informes de datos.

Te recomendamos

Beneficios y estrategias del marketing de recomendación

FAQ: ¿QUÉ OCURRE EN EL TRABAJO CUANDO SE LE LLAMA A FILAS? ¿Qué hay que hacer en un plan de continuidad empresarial?

Funciones esenciales de la gestión

Cambio de paradigma en los negocios: Definición y ejemplos

Cómo escribir una línea de asunto de correo electrónico que obtenga respuestas

Cómo hacer tu primera venta (con pasos y consejos)