¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?

Dentro de una empresa, hay muchos procesos y protocolos. A medida que la organización crece, también lo hace la probabilidad de que sea necesario recopilar y utilizar datos en múltiples departamentos para satisfacer una serie de funciones. Para satisfacer esta necesidad, muchas empresas optan por adoptar un sistema integrado, como la planificación de recursos empresariales.

En este artículo, definiremos la planificación de recursos empresariales (ERP), explicaremos su importancia, exploraremos los diferentes tipos de sistemas ERP y enumeraremos las ventajas y desventajas del software.

¿Qué es el ERP?

La planificación de recursos de la empresa, comúnmente conocida como ERP o a veces denominada suite ERP, es un sistema integrado de aplicaciones de software que permite a las empresas gestionar sus funciones empresariales principales en un solo lugar. Dentro de una suite ERP, algunas aplicaciones son responsables de las diferentes funciones, también conocidas como módulos ERP. Estas aplicaciones pueden comunicarse entre sí en una base de datos compartida. Este sistema único ayuda a la planificación de los recursos de una empresa integrando procesos como:

  • Recursos humanos
  • Finanzas
  • Marketing
  • Ventas
  • Compras de inventario
  • Planificación
  • Gestión de proyectos
  • Gestión de riesgos
  • Operación de la cadena de suministro
  • Adquisiciones
  • Contabilidad
  • Cumplimiento

Los nuevos sistemas ERP utilizan la inteligencia artificial, también conocida como IA, y el aprendizaje automático para automatizar los diferentes procesos empresariales. Este uso de la tecnología permite obtener conocimientos y análisis predictivos que pueden informar a las empresas en tiempo real, proporcionándoles la información necesaria para tomar decisiones importantes.

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¿Por qué es importante el ERP?

Las aplicaciones ERP proporcionan acceso a la información de todos los departamentos, lo que permite a la organización compartir datos de forma más eficiente y ser más consciente de su salud financiera. Este sistema completo e integrado elimina la necesidad de utilizar múltiples tecnologías incompatibles. De este modo, se reduce la necesidad de contabilizar los mismos datos varias veces, creando a su vez un sistema y una empresa mejor informados y más eficientes.

Al utilizar los mismos datos en toda la empresa, los usuarios pueden estar seguros de que la información es actual, completa y correcta. En otras palabras, el software de planificación de recursos empresariales integra las tecnologías, los procesos y las personas de una empresa.

Cuándo cambiar a un sistema ERP

Cuando la mayoría de las empresas se ponen en marcha, utilizan una variedad de software y herramientas independientes para gestionar diferentes procesos empresariales. Sin embargo, en un momento dado, estos recursos independientes se vuelven más engorrosos que útiles. He aquí algunas señales de que ha llegado el momento de cambiar a un sistema ERP integrado:

  • Usted' está perdiendo oportunidades: Si usted' está perdiendo la oportunidad de buscar oportunidades rentables, un sistema ERP puede ayudar. La mayoría de los sistemas de software ERP ofrecen análisis predictivos que permiten a las empresas identificar nuevas empresas rentables.
  • Se utilizan múltiples conjuntos de datos para gestionar los procesos de forma manual: Cuando varios departamentos tienen que introducir los mismos datos, se pierde tiempo y recursos. La adopción de un sistema integrado que proporcione acceso a la información a todos los departamentos de la empresa reduce la probabilidad de errores, así como el tiempo necesario para tomar decisiones.
  • Tiene dificultades para mantener los procesos empresariales: Si cada vez le resulta más difícil gestionar todos los aspectos de su empresa, puede que haya llegado el momento de reestructurarla para satisfacer mejor las necesidades de su empresa a medida que crece.
  • Los datos relativos a su empresa son insuficientes: Cuando la analítica de su negocio está segregada en varios sistemas, puede impedirle recopilar cifras importantes de la empresa.
  • Usted' está gastando demasiado tiempo en las tareas diarias: Cuando todas las soluciones y datos de su empresa están en un solo lugar, permite a sus empleados comunicarse y trabajar con mayor eficiencia.

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Tipos de ERP

Cuando se implementa un sistema ERP, hay tres tipos principales para elegir:

  • ERP local: Puede optar por ejecutar su software ERP desde el centro de datos de su empresa, lo que permite un mayor control y flexibilidad.
  • ERP en la nube: Gracias a la computación basada en la nube, se puede acceder al software a través de Internet. Este método de implantación suele tener menores costes iniciales para la empresa.
  • ERP híbrido: También conocido como ERP de dos niveles, un ERP híbrido ejecuta algunas aplicaciones en las instalaciones y otras en la nube.

Ventajas del ERP

Hay muchas ventajas y beneficios empresariales asociados al empleo de un sistema ERP, como por ejemplo:

  • Mejora del tiempo de reacción: Un sistema ERP proporciona a la empresa datos en tiempo real, lo que le permite identificar nuevas oportunidades y reaccionar rápidamente ante ellas.
  • TI simplificada: La mayoría de las aplicaciones ERP utilizan una base de datos integrada y compartida, lo que simplifica la TI y agiliza el flujo de trabajo.
  • Capacidad de predecir y prevenir riesgos: Al maximizar la visibilidad y el control de la empresa, se puede garantizar fácilmente el cumplimiento de la normativa y los requisitos. A su vez, esto ayuda a predecir y prevenir posibles riesgos.
  • 4. Informes expeditos: Como ya se ha mencionado, los sistemas ERP proporcionan datos en tiempo real, lo que permite a los usuarios acelerar sus informes empresariales y financieros. Además, los resultados son fácilmente compartibles, lo que permite a las empresas actuar sobre la base de la información proporcionada para mejorar su rendimiento.
  • 5. Mejora de la información: El software ERP proporciona una única fuente de información sobre las operaciones de la empresa. Los informes se generan utilizando datos en tiempo real, lo que hace que la información sea más relevante y útil.
  • Mayor productividad: Al racionalizar sus principales procesos empresariales, cada faceta y función de la organización podrá lograr más utilizando menos recursos.
  • Menores costes operativos: Cuando los procesos empresariales se racionalizan en un sistema integrado, se reducen los costes operativos generales de la empresa.
  • Mejora de la colaboración de los empleados: Todos los datos de la empresa, como órdenes de compra, requisiciones y contratos, se comparten en un solo lugar, lo que permite mejorar la colaboración entre los miembros del equipo de la empresa.
  • Infraestructura racionalizada: Con un sistema ERP, todas las actividades de la empresa estarán en un solo lugar, proporcionando coherencia en toda la organización.
  • Mayores tasas de adopción por parte de los usuarios: Una experiencia de usuario común aumenta las posibilidades de que su personal adopte y utilice el software.

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Desventajas de la ERP

Para que un sistema ERP sea eficaz y tenga éxito, una empresa debe replantearse la forma en que se organiza. Los antiguos procesos de la empresa pueden ser incompatibles con la nueva tecnología, lo que impide que el software esté a la altura de su potencial. Además, el software más antiguo, independientemente de su utilidad en el pasado, tendrá que ser abandonado para utilizar plenamente el ERP y evitar sobrecostes.

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