Contabilidad de gravámenes: Qué es y cómo registrarla

Los contables pueden especializarse y utilizar muchos tipos diferentes de contabilidad. Un tipo importante que deben conocer es la contabilidad de gravámenes, que consiste en estimar los gastos para planificar los presupuestos y evitar el gasto excesivo. Si trabajas como contable y quieres planificar el presupuesto de tu organización de forma eficaz, es útil que entiendas claramente la contabilidad de gravámenes. En este artículo, explicamos qué es la contabilidad de gravámenes, su proceso y cómo registrarlos.

¿Qué es un gravamen?

Un gravamen es un término contable que se refiere a los fondos que se reservan para un gasto futuro. Cualquier tipo de organización puede gravar fondos para ayudarle a planificar y controlar su presupuesto. Las organizaciones optan por gravar fondos por razones como:

  • Compromisos de compra
  • Órdenes de compra
  • Reservar el dinero de los impuestos
  • Reservar fondos para la nómina
  • Reservar dinero para pagos operativos

Es importante entender que el término «gravamen» tiene un significado diferente en contabilidad que en el sector inmobiliario. En el sector inmobiliario, un gravamen es un tipo de reclamación de propiedad.

¿Qué es la contabilidad de los compromisos?

La contabilidad de los gravámenes es un tipo de contabilidad que implica el gravamen de los fondos y la estimación de los gastos para planificar los presupuestos. La contabilidad de gravámenes también se denomina contabilidad de compromisos. La práctica de la contabilidad de gravámenes puede ayudar a las organizaciones a evitar el gasto excesivo.

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Cómo registrar los gravámenes

El registro de los gravámenes es una parte importante de la contabilidad de gravámenes. Estos son los tres pasos clave que puede seguir para registrar los gravámenes en su contabilidad:

1. Gravar un fondo

El primer paso para registrar los gravámenes es gravar el fondo que se quiere reservar. Marcar los fondos como gravados muestra que están reservados para el futuro. De este modo, su organización no gastará estos fondos en otras cosas. Asegúrese de crear gravámenes para cualquier gasto futuro para el que necesite reservar fondos.

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2. Pagar el importe

Una vez que haya gravado los fondos y los haya marcado en su cuenta, el siguiente paso es pagar la cantidad. Asegúrese de pagar las cantidades dentro del plazo que especifican los contratos de su organización. Este paso puede tener lugar mucho después del primer paso, ya que es posible que no utilice los fondos inmediatamente.

3. Poner a cero el fondo gravado

Una vez que haya pagado la cantidad gravada, puede ponerla a cero en sus cuentas. También puede marcarlos como pagados. Esto puede ayudar a su organización a hacer un seguimiento de lo que ha pagado y de lo que todavía tiene que pagar.

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Tipos de gravámenes

Como contable, es importante entender los diferentes tipos de gravámenes, que incluyen:

  • Imposición de costes compartidos: Un tipo clave de gravamen es un gravamen de costo compartido, que utiliza el código «CE»; los contadores utilizan gravámenes de costo compartido para las órdenes de compra que utilizan fondos de costo compartido.

  • Imputación interna: Otro tipo de gravamen es un gravamen interno, que se abrevia "IE." Los gravámenes internos suelen ser creados por los documentos de autorización de viaje.

  • 2. Entorno externo Junto con los gravámenes internos, también hay gravámenes externos, que se codifican como "EX." Los gravámenes externos son compromisos de fondos creados por órdenes de compra.

  • Pre-encubrimiento: Los pre-créditos, abreviados como «PE», son otro tipo de gravamen. Los contables utilizan los pre-créditos para comprometerse a gestionar el presupuesto y las finanzas de su organización.

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Proceso de contabilidad de gravámenes

La contabilidad de gravámenes sigue un proceso específico. Estos son los pasos que implica este tipo de contabilidad:

1. Identificar los gastos

El primer paso para la contabilidad de los gravámenes es identificar los gastos de su organización que desea gravar. Durante este paso, piense en los bienes y servicios que su organización puede adquirir en el futuro. Este paso no implica ninguna obligación legal. En su lugar, implica compromisos informales para realizar compras.

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2. Crear gravámenes

Otro paso clave en el proceso de contabilidad de gravámenes es la creación de gravámenes. En este punto, la organización debe realizar un pago futuro. Por ejemplo, este paso podría implicar la creación de órdenes de compra. Durante esta etapa del proceso de contabilidad de gravámenes, asegúrese de marcar los gravámenes en sus cuentas. Puede utilizar los códigos que corresponden a cada tipo de gravamen para organizar sus registros.

3. Completar las transacciones

Más adelante en el proceso de contabilidad de gravámenes, otro paso importante es completar las transacciones. En este paso, la organización realiza pagos con los fondos reservados por sus gravámenes. Una vez completada la transacción, el proveedor suministra los bienes o servicios que la organización ha pagado con sus fondos reservados.

4. 5. Eliminar los gravámenes de los registros

Después de completar las transacciones, puede eliminar los gravámenes de los registros contables de su organización y liberar los fondos. Esto significa que el pago se ha completado y ya no es necesario gravar los fondos. Si ha reservado más fondos de los necesarios y le han sobrado fondos que su organización no ha utilizado, puede transferirlos a otras cuentas.

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Procesar los gravámenes al final del año

La tramitación de los gravámenes de fin de año es un proceso contable que tiene lugar al final del ejercicio. En este momento, los contables revisan los registros financieros y los gravámenes de su organización. Identifican los créditos que pueden eliminarse y los que pueden trasladarse al siguiente ejercicio.

Durante este proceso, los contables también verifican las órdenes de compra para comprobar qué gravámenes se han pagado realmente. Si los costes reales fueron inferiores a los previstos, pueden asignar los fondos extra a otros presupuestos o reservarlos para futuros gravámenes. Esto puede ayudar a los contables a garantizar que el presupuesto de su organización esté equilibrado y organizado.

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¿Qué son los derechos de traspaso?

Los créditos prorrogados son créditos que los contables trasladan al siguiente año fiscal. Esto significa que la organización utilizará estos fondos para realizar pagos que tengan lugar durante el siguiente ejercicio fiscal en lugar de utilizar los fondos reservados durante el ejercicio fiscal actual. Durante este proceso, asegúrese de comprobar cuidadosamente todos los créditos prorrogados para asegurarse de que son correctos. Los contables también pueden prorrogar otros fondos del presupuesto para utilizarlos en los gastos del siguiente ejercicio.

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