¿Qué es la contabilidad de nóminas (definición y ejemplos)?

Todos los empleados de una organización reciben pagos a través del departamento de nóminas. El proceso de documentar los registros para la compensación de los empleados se conoce como contabilidad de nóminas. Los contables de nóminas tienen un papel influyente a la hora de asegurarse de que los registros se archivan correctamente, para que los empleados puedan recibir los ingresos adecuados por el trabajo realizado y para que las operaciones financieras se lleven a cabo sin problemas.

En este artículo, describiremos qué es la contabilidad de nóminas, qué se incluye en la contabilidad de nóminas, ejemplos de este concepto y cómo empezar la contabilidad de nóminas.

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¿Qué es la contabilidad de nóminas?

La contabilidad de las nóminas consiste en archivar y hacer un seguimiento de los datos de la remuneración de los empleados, como el dinero retenido de cada cheque de pago y los impuestos y beneficios que recibe el empleado. Los contables de nóminas utilizan asientos financieros para resumir las transacciones de una organización y el flujo de caja total. Los asientos de la nómina se incluyen en el ámbito de un libro mayor que clasifica toda la información financiera. Una vez que toda la información de la nómina está documentada sobre un empleado, recursos humanos puede extraer estos datos y enviarlos a su jefe para que los añada a su evaluación de rendimiento.

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¿Qué incluye la contabilidad de nóminas?

Los contables de nómina tienen que emplear sus grandes habilidades para insertar con precisión la información pertinente en el libro de contabilidad. Todos los gastos, pasivos y activos deben registrarse a efectos financieros y de cumplimiento. Aquí tienes una lista completa de lo que debes añadir al documentar la remuneración de los empleados:

  • Sueldos, salarios, primas y comisiones brutos
  • Retención de impuestos al empleador y al empleado
  • Retención del salario, primas de seguros y planes de ahorro
  • Beneficios complementarios del empleador' gastos

Sueldos brutos, salarios, primas y comisiones

Debe contabilizar todas las ganancias que un empleado haya obtenido durante el año fiscal. Esto incluye el salario anual, los sueldos adicionales y el pago de horas extras, si procede. Si su empleador ofrece el pago de horas extras, compruebe con su gerente y con recursos humanos que se ha aprobado para un empleado en particular. También debes confirmar qué empleados han recibido una comisión por las operaciones que han cerrado para la organización.

Retención de impuestos al empleador y al empleado

Las cifras de los impuestos que se retienen de un empleado' salario deben registrarse por separado. Un empleado puede determinar cuánto quiere retener cuando rellena su formulario W-4 el primer día de trabajo.

Algunos ejemplos de impuestos retenidos en la nómina de un empleado y que cuestan a los empresarios son

  • Impuestos federales sobre la renta
  • Los impuestos de la Seguridad Social
  • Impuestos de Medicare
  • Impuestos estatales sobre la renta (si es necesario)

Retención del salario, primas de seguro y planes de ahorro

Dependiendo de los beneficios que ofrezca la empresa, se retendrá la parte de las primas sanitarias del empleado, los planes de ahorro para la jubilación o las contribuciones a organizaciones sin ánimo de lucro. De este modo, se puede segmentar cómo se retienen partes del salario de los empleados' a efectos fiscales.

Beneficios complementarios del empleador' gastos

Los contadores de nóminas deben incluir el coste que supone para el empleador la administración de las prestaciones sanitarias y dentales, la concesión de vacaciones pagadas, la jubilación y las indemnizaciones a los trabajadores, si son necesarias. Toda la información recogida aquí puede ayudarle a presupuestar y a averiguar si puede ampliar las prestaciones ofrecidas a los empleados.

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Ejemplos de contabilidad de nóminas

Puede llevar a cabo entradas de tres maneras distintas para asegurarse de que las nóminas se registran correctamente:

  • Grabaciones iniciales: Los registros son el método estándar para introducir los datos de la nómina. Esto sólo se aplica a los empleados' salarios, impuestos y retenciones, no a los de la empresa'.
  • Salarios acumulados: Esta entrada se realiza al final del periodo contable de la empresa. Puede ser trimestral o anual, pero dependerá del tamaño de la empresa y de la urgencia que tengan las partes interesadas externas en revisar la información financiera.
  • Pagos manuales: El caso de insertar un pago manual ocurre cuando usted necesita enviar un cheque a un empleado directamente a su domicilio. Si ajusta la paga de un empleado, puede ser necesario emitir un cheque para justificar el cambio.

Cómo iniciar el cálculo de la nómina

Si necesita ayuda para empezar a hacer un seguimiento de las nóminas, eche un vistazo a estos pasos para ayudarle a empezar.

  1. Ordenar los elementos primarios de la contabilidad de nóminas
  2. Determina el papeleo de los empleados
  3. Calcula la suma de pagos
  4. Documenta la nómina por gasto
  5. Declarar impuestos

1. Ordenar los elementos primarios para el cálculo de la nómina

Cuando inicie un negocio, tendrá que tomar decisiones claras sobre cómo compensará a sus empleados. Los tipos de compensación que ofrezcas pueden determinar la longevidad de un empleado, y la cantidad de esfuerzo que se requiere para realizar las tareas y proyectos asignados por su jefe.

Vamos a desglosar las opciones preliminares que tendrá que tomar:

Salarios

En primer lugar, tendrá que registrar su empresa en el Servicio de Impuestos Internos para recibir un número de identificación patronal federal. Una vez hecho esto, decida cuánto quiere pagar a sus empleados. Debe compensar a los empleados en función de lo que les pagan los competidores de su sector. Realice un análisis DAFO que le ayude a identificar los salarios de la competencia y compruebe si el salario que ofrece es un punto fuerte para su empresa. La forma en que pagas en salarios es pertinente a la forma en que documentas la información de la nómina.

Períodos de pago

Considere si quiere que sus empleados trabajen por horas o por año. Los empleados a tiempo parcial suelen cobrar por hora, así que considere cuántos empleados necesitará y el número de horas que trabajan en su empresa. Asimismo, determine si quiere pagar a los empleados' una vez al mes o a la semana. Es común que los empleados paguen a los empleados quincenalmente o también quincenalmente.

Beneficios

Comprenda el ancho de banda que tiene en cuanto a los beneficios que puede ofrecer. Obtenga información de los expertos del sector sobre las compensaciones que ofrece su competencia. De este modo, será comparable con el mercado en el que trabajas. El seguro médico y los planes 401(k) son algunos de los beneficios más populares que se ofrecen, pero debe tener una idea de cuánto va a proporcionar para financiar este plan, y cuánto descuenta el empleado de su sueldo.

2. Reunir el papeleo de los empleados

Una vez que se han establecido los procesos de nómina, se pueden recopilar todos los formularios que los empleados deben rellenar al incorporarse. De este modo, la información que rellenan se introduce directamente en el sistema de nóminas.

Los empleados tienen que rellenar los siguientes formularios a efectos de contabilidad de nóminas:

  • Formulario I-9: Todos los ciudadanos estadounidenses tienen que rellenar este papeleo antes de trabajar para una organización, y tienen que llevar los formularios correctos de la documentación requerida por el gobierno federal, incluyendo el permiso de conducir, la tarjeta de la Seguridad Social y el certificado de nacimiento.
  • Formulario W-4: El W-4 determina la situación fiscal del empleado, y si decide pedir prestaciones adicionales para sus dependientes. Esta información es vital para cuando se declaran los impuestos y muestra cuánto puede descontar el gobierno de su nómina.
  • Formulario de autorización de depósito directo: Un empleado rellena este formulario si quiere que le depositen su cheque en su cuenta bancaria. El depósito directo es una mejor opción para el contador de nóminas que busca evitar los pagos manuales al archivar la información de los empleados.

3. Calcule la suma de los pagos

Un sistema de software centralizado es una forma indispensable para que usted presente la información de la nómina. Esto le ahorra mucho tiempo en todos los pasos del proceso, como la presentación electrónica de los pagos y formularios necesarios, y puede enviarle recordatorios sobre los próximos plazos de las tareas más importantes.

4. Documentar la nómina por gasto

Implemente una lista de configuración de gráficos de cuentas para configurar la documentación de las transacciones financieras de la organización. Aquí, usted puede contabilizar directamente sus gastos y pasivos usando lo que se incluye arriba, y puede representar los gastos restando la cantidad retenida o elegible para impuestos.

5. Declarar los impuestos

Averigüe el salario neto de sus empleados restando todas las deducciones del salario bruto. La suma de esa cifra da al empleado y al gobierno un número final de cuánto recibirán por cheque de pago. Además, conserve todos los documentos requeridos por las leyes locales, estatales y federales en caso de una auditoría.

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