¿Qué es la gestión? Definiciones y funciones

Los lugares de trabajo dependen de la fuerza de quienes ocupan puestos de dirección. Además de dirigir a los empleados, los gerentes deben comunicarse con los profesionales de más alto nivel de su empresa para garantizar que el equipo cumpla los objetivos y promueva la misión de la empresa. Aunque los deberes de los directivos difieren en función de su sector y lugar de trabajo, la mayoría cumplen las mismas responsabilidades básicas. En este artículo, analizamos qué es la gestión, las operaciones de gestión y cómo puede convertirse en un buen gestor.

¿Qué es la gestión?

La gestión es la coordinación y administración de tareas para lograr un objetivo. Dichas actividades de administración incluyen el establecimiento de la estrategia de la organización y la coordinación de los esfuerzos del personal para lograr estos objetivos mediante la aplicación de los recursos disponibles. La administración también puede referirse a la estructura de antigüedad de los miembros del personal dentro de una organización.

Para ser un gestor eficaz, tendrá que desarrollar una serie de habilidades, como la planificación, la comunicación, la organización y el liderazgo. También necesitará un amplio conocimiento de los objetivos de la empresa y de cómo dirigir a los empleados, las ventas y otras operaciones para alcanzarlos.

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Cinco operaciones básicas de un gestor

En general, hay cinco funciones básicas de un gestor:

  1. Fijación de objetivos
  2. Organizar
  3. Motivar al equipo
  4. Diseñar sistemas de medición
  5. El desarrollo de las personas

1. Fijación de objetivos

El establecimiento y la consecución de objetivos es la principal forma en que un gestor logra y mantiene el éxito. También debe ser capaz de transmitirlos a su personal o empleados de forma convincente. Por ejemplo, el director de un restaurante podría decir que quiere mejorar los tiempos de servicio y recordar a los empleados que un servicio más rápido aumenta los ingresos y las propinas.

2. Organizar

Los gestores evalúan el tipo de trabajo, lo dividen en tareas realizables y lo delegan eficazmente en el personal. La organización consiste en una serie de relaciones entre el personal individual y los departamentos o entidades de la organización. Es responsabilidad del directivo asegurarse de que estos individuos y entidades trabajen juntos en armonía, lo que incluye motivar a los miembros del personal y a los departamentos para que se mantengan en la tarea. Un buen gestor es hábil en la construcción de relaciones interpersonales entre los miembros de su equipo y puede resolver problemas cuando los miembros se confunden y se encuentran con desafíos.

La organización también requiere que un directivo establezca relaciones de autoridad entre los miembros de su equipo. Maximizar las disposiciones organizativas puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia de la compañía en el mercado, reducir los costes de la empresa y mejorar la productividad.

3. Motivar al equipo

Además de las tareas de organización y delegación, la motivación incluye tener las habilidades para manejar diferentes tipos de personalidades en un equipo. Un gestor eficaz debe saber cómo formar y dirigir equipos con éxito y saber cómo galvanizar a los miembros del equipo en torno a una causa.

4. Idear sistemas de medición

Los directivos deben establecer objetivos o indicadores clave de rendimiento a los que aspira el equipo y, a continuación, generar formas de medir si su equipo va por buen camino para alcanzar esos objetivos. Dado que puede ser un reto idear formas medibles de entender el rendimiento, los directivos deben ser a menudo creativos y reflexivos. Sin embargo, al igual que las demás funciones de gestión, la medición es fundamental para mejorar el rendimiento empresarial.

5. Desarrollar a las personas

Además de guiar a su equipo hacia un objetivo y medir su progreso en el camino, los buenos directores invierten en el desarrollo de su personal. Los directivos pueden, por ejemplo, trabajar con su equipo para ayudarles a establecer objetivos para ascender en sus carreras.

Los gestores deben tener capacidad de liderazgo para utilizar con éxito estas cinco operaciones. Son responsables de entrenar a los miembros de su equipo ayudándoles a reconocer sus puntos fuertes y débiles y a mejorar su rendimiento. Diferentes gerentes pueden tener diferentes estilos de liderazgo. Independientemente de su estilo, los directivos deben desarrollar sus habilidades de liderazgo para ser un supervisor eficaz.

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Conceptos de gestión

Un directivo necesita comprender algunas ideas sencillas para emplear las cinco operaciones básicas. Estos conceptos son esenciales para garantizar que su equipo se una para alcanzar los objetivos de la empresa:

  • Controla: Los empleados de una organización deben comprender los objetivos que se proponen, así como la medida que se utilizará para determinar si han tenido éxito. Los distintos miembros del personal de una empresa tienen diferentes funciones que conllevan distintos niveles de responsabilidad. Un directivo debe tener control sobre lo que hacen los miembros, cómo lo hacen y cómo medir su progreso. El control de estos factores ayuda al directivo a alcanzar el éxito.
  • Planificación:  Los mejores directivos saben que la planificación es fundamental antes de la aplicación de cualquier estrategia, pero también es una actividad continua. La planificación no termina cuando comienza la implementación. Más bien, la dirección debe estar preparada para responder a las preguntas de quién, qué, cuándo y dónde trabaja un equipo para implementar la misión de la organización. La planificación debe incluir la selección de objetivos, así como su aplicación.
  • Personal: La dotación de personal es una función infravalorada pero crucial de la gestión. Los directivos tienen que asegurarse de que cuentan con las personas adecuadas para el trabajo, pero también deben prestar atención a cuestiones como la organización de las políticas del lugar de trabajo. La empresa tiene que retener a los mejores talentos ofreciéndoles incentivos como prestaciones, tiempo libre remunerado y un programa de formación exhaustivo.

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Estilos de gestión

Los analistas que estudian la gestión han identificado varios estilos de liderazgo eficaces. No existe el mejor estilo de gestión, y algunas personas se sentirán más adaptadas personalmente a un tipo u otro. También puede seleccionar elementos de diferentes estilos de dirección para crear el mejor arquetipo para usted y su empresa.

A continuación, repasamos brevemente tres estilos de gestión positivos que pueden ayudar a convertir a cualquier directivo en un líder más eficaz.

Estilo de gestión persuasivo

Un líder convincente pasa mucho tiempo con los miembros de su equipo. Estar comprometido con los empleados permite al directivo persuasivo liderar con el ejemplo y conseguir la aceptación y el cumplimiento del equipo persuadiendo en lugar de instruir o exigir. Los directivos influyentes son conscientes del trabajo que realizan los miembros de su equipo en el día a día y se implican en su vida laboral.

Estilo de gestión democrático

Un directivo democrático invita al equipo a participar directamente en la toma de decisiones. Las líneas de comunicación abiertas entre los gestores democráticos y los empleados permiten a este tipo de gestores comprender las habilidades y ventajas que aporta cada empleado. La participación abierta y el intercambio de ideas entre los distintos niveles de empleados permiten que todos contribuyan al resultado de una decisión o un proyecto.

Este estilo de gestión tiene más éxito cuando los directivos desarrollan procesos de toma de decisiones organizados y ágiles. De lo contrario, aceptar las aportaciones de todos puede hacer que el proceso sea lento y desorganizado.

Gestión de laissez-faire

El gestor «laissez-faire» funciona casi más como un mentor que como un gestor. Dan poder a sus empleados para que den un paso adelante y tomen decisiones. Esto permite que el equipo se sienta dueño de una parte de cada proyecto. El gestor se queda en un segundo plano, interviniendo para ofrecer consejo o encarrilar las cosas cuando algo va mal. De lo contrario, se mantiene al margen, dejando que sus empleados florezcan creativamente y ejerzan su propio liderazgo.

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Tres niveles de gestión

Las grandes empresas y corporaciones suelen tener tres niveles principales de gestión organizados en una estructura jerárquica. Es posible que haya escuchado términos que se refieren a estos diferentes niveles de gestión,  como “la dirección media” o “la alta dirección”;

Dirección de bajo nivel

Los gestores de bajo nivel incluyen funciones como los jefes de equipo de primera línea, los capataces, los jefes de sección y los supervisores. Este nivel de gestión, el más bajo de los tres estratos, se encarga de supervisar el trabajo diario de cada uno de los empleados o miembros del personal y de darles instrucciones sobre su trabajo.

Las responsabilidades de los directivos de bajo nivel suelen incluir la garantía de la calidad del trabajo de los empleados, la orientación del personal en las actividades diarias y la transmisión de los problemas de los empleados a través de los canales adecuados. También son responsables de la supervisión diaria y de la planificación de la carrera de su equipo, así como de proporcionar información sobre el rendimiento de sus empleados.

Gestión intermedia

Los mandos intermedios, el siguiente nivel en la jerarquía de gestión, son supervisados por la alta dirección. Los mandos intermedios incluyen a quienes trabajan en las funciones de director de departamento, director regional y director de sucursal. Los mandos intermedios son responsables de comunicar los objetivos estratégicos desarrollados por la alta dirección a los directivos de primera línea.

A diferencia de los altos directivos, los mandos intermedios dedican más tiempo a funciones directivas y organizativas. Esto incluye la definición y discusión de políticas importantes para los mandos inferiores, la orientación a los mandos inferiores para lograr un mejor rendimiento y la ejecución de planes organizativos bajo la dirección de los altos directivos.

Alta dirección

La alta dirección, que incluye al director general, al presidente, al vicepresidente y a los miembros del consejo de administración, se encuentra en el nivel superior de esta jerarquía de gestión. La alta dirección debe establecer los objetivos generales y la dirección de una organización. La alta dirección desarrolla planes estratégicos y la política de toda la empresa y toma decisiones sobre la dirección de la organización al más alto nivel. También suele desempeñar un papel esencial en la movilización de recursos externos y es responsable ante los accionistas de la empresa y el público en general de los resultados de la misma.

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Consejos para ser un buen gestor

Hay varias formas de avanzar en su gestión, entre ellas:

  • Comunicar. Es importante comunicarse con su equipo para poder entender sus necesidades, evaluar sus progresos y ayudarles a alcanzar sus objetivos.
  • Sea positivo; Debes ser tú quien dé ejemplo a tu equipo. Sea positivo durante sus interacciones con su equipo para que se sientan más cómodos comunicándose con usted.
  • Entrénese cuando lo necesite; Evalúa las habilidades de tu equipo y comprueba si puedes mejorar alguna área con formación. La formación también ayuda a tu equipo a aprender nuevas habilidades y fomenta el crecimiento.
  • Colabora.  Como directivo, debe sentirse cómodo delegando tareas, pero también colaborando con su equipo para lograr objetivos comunes. Colaborar con su equipo también le permitirá ver si hay algo que pueda hacer para ayudar a sus compañeros o al equipo en su conjunto.
  • Práctica. Quizás la mejor manera de adquirir nuevas habilidades es practicarlas en un entorno de gestión real. Adquirir experiencia en el puesto de trabajo en estas habilidades le ayudará en la escala de ascensos. Haz lo mejor para tu equipo, ejerce de líder y trata a tu equipo con justicia.

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