¿Qué es la gestión de activos digitales?

La cantidad de datos digitales que se producen y comparten en todo el mundo sigue creciendo. Por ello, su cómoda gestión se ha convertido en un requisito cotidiano tanto para las empresas como para los consumidores, lo que les permite un mejor acceso e interacción con los activos digitales disponibles. Por ello, es fundamental aprender cómo funciona la gestión de activos digitales y cómo funcionan sus sistemas.

En este artículo, analizamos qué es la gestión de activos digitales y por qué es importante para las empresas y sus clientes.

¿Qué es la gestión de activos digitales?

La gestión de activos digitales implica la creación de un almacenamiento centralizado de activos digitales como imágenes, vídeos, audio, texto y presentaciones de diapositivas. El almacenamiento centralizado facilita el acceso a los activos digitales a las distintas partes interesadas, así como su manipulación, distribución y uso compartido.

La gestión de activos digitales también supervisa la creación y el almacenamiento seguro de las copias de seguridad de los archivos de todos los activos. Estas copias de seguridad pueden estar en la nube o en discos duros y garantizan que los activos digitales permanezcan seguros y accesibles en todas las situaciones. Además, con la gestión de activos digitales, es posible hacer un seguimiento de cómo las partes interesadas y otros consumidores utilizan y comparten estos activos y medir su rendimiento empresarial y social.

Los sistemas de gestión de activos digitales desempeñan un papel importante en la capacidad de las empresas y los consumidores para almacenar, proteger y hacer un uso adecuado de sus activos digitales. Con la producción periódica de nuevos activos digitales y la necesidad constante de almacenarlos para diversos fines personales y profesionales, la necesidad de contar con sistemas DAM fiables sigue creciendo.

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¿Por qué es importante la gestión de activos digitales?

La gestión de activos digitales es importante porque permite a las empresas, los contratistas, los clientes y otras partes interesadas gestionar y controlar sus contenidos digitales de forma que les resulte conveniente. Por lo general, pueden acceder a estos activos en cualquier momento, incluso con aplicaciones móviles. Pueden recuperarlos y compartirlos tal cual, o pueden modificarlos con fines personales, creativos o de marketing.

Los sistemas DAM también facilitan la localización rápida de los archivos que se buscan. Por ejemplo, los activos digitales, como los logotipos y los materiales de marketing, tienen un gran valor para las empresas, ya que los necesitan para sus campañas de marketing y branding. Los sistemas DAM facilitan su almacenamiento seguro y su rápida recuperación, lo cual es una característica útil cuando hay una gran cantidad de datos que examinar. Además, un sistema DAM puede facilitar el seguimiento de los contenidos digitales en evolución en los diferentes departamentos de la empresa y la distribución de los contenidos de marketing a varios puntos de venta para su publicación.

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Tipos de sistemas DAM

Hay diferentes tipos de sistemas DAM que sirven para una serie de propósitos. Con estos sistemas, las empresas y los consumidores pueden llevar a cabo actividades adecuadas de gestión del flujo de trabajo y de gestión de proyectos. El personal de la empresa puede utilizarlos para colaborar en proyectos con sus equipos, con otros departamentos y entre sectores. Los consumidores pueden utilizarlos para compartir fácilmente contenidos con otros consumidores. Además, pueden controlar quién puede acceder al contenido, cómo puede utilizarlo y de qué manera puede revisarlo. Estos son los principales tipos de sistemas DAM:

  • Sistema de gestión de marcas
  • Sistema de gestión de bibliotecas
  • Sistema de gestión de la producción
  • Sistema de gestión de entrega de contenidos a la carta

Sistema de gestión de marcas

Con un sistema de gestión de marcas, su empresa puede almacenar y acceder a todos los activos digitales relacionados con sus actividades de marketing y ventas. El contenido digital puede incluir imágenes de los productos de la empresa, logotipos de la empresa, fuentes utilizadas habitualmente, textos de marketing, folletos, catálogos, publicaciones y vídeos. Disponer de estos activos digitales en un único lugar para su rápida recuperación puede ser un enfoque cómodo y rentable para producir nuevas campañas publicitarias.

Sistema de gestión de bibliotecas

El sistema de gestión de bibliotecas sirve para almacenar y organizar fotos y vídeos digitales en masa. Es probable que estos activos digitales no cambien, lo que significa que pueden almacenarse tal cual. Una vez archivados, se pueden recuperar fácil y rápidamente cuando se necesiten.

Sistema de gestión de la producción

Los activos digitales, como los vídeos y los efectos de audio, sufren con frecuencia revisiones y alteraciones. Al almacenar este tipo de contenidos en un sistema de gestión de la producción, es fácil recuperarlos para utilizarlos en producciones en directo. El sistema puede manejar diferentes versiones de los archivos, lo que permite volver a versiones anteriores si el trabajo lo requiere. Las películas, los programas de televisión y las aplicaciones de juegos suelen utilizar sistemas de gestión de la producción.

Sistema de gestión de entrega de contenidos a la carta

Los servicios a la carta que transmiten música, juegos, programas de televisión, películas y vídeos siguen siendo muy populares, lo que hace que el almacenamiento adecuado de estos contenidos sea una necesidad. Con un sistema de gestión de contenidos a la carta, los proveedores digitales pueden ofrecer mejores servicios de streaming a sus abonados o clientes.

¿Qué hace un sistema DAM?

Un sistema de gestión de activos digitales hace lo siguiente:

  • Proporciona un lugar centralizado para almacenar, organizar y recuperar activos digitales
  • Facilita la manipulación y transformación de los activos digitales
  • Garantiza la seguridad de los activos digitales
  • Ayuda a mover y compartir los activos digitales
  • Puede integrarse con otros sistemas

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Beneficios del SGBD

La disponibilidad de sistemas de software DAM puede suponer una diferencia considerable en la forma en que las empresas y los consumidores utilizan los activos digitales. Estas son algunas de las ventajas de la gestión de activos digitales:

  • Es fácil de implementar
  • Ahorro de tiempo
  • Tiene funciones de búsqueda sencillas y eficaces
  • Facilita la colaboración interna y externa
  • Permite el etiquetado de activos
  • Limita el contenido duplicado
  • Soporta diferentes formatos de archivo
  • Puede integrarse bien con otros sistemas
  • Proporciona un mejor control sobre los datos
  • Puede recuperar versiones anteriores del contenido
  • Mejora la eficiencia del marketing
  • Ayuda a administrar los requisitos de las licencias
  • Realiza copias de seguridad de los datos en la nube
  • Puede escalar el contenido cuando sea necesario
  • Puede ayudar a personalizar el contenido en función de la actividad previa
  • Facilita el seguimiento del contenido
  • Puede medir el rendimiento de los contenidos
  • Puede mejorar la seguridad de los datos

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