¿Qué es la gestión de compras? Elementos, beneficios y estrategias

Ser capaz de gestionar todos los suministros y recursos de una empresa u organización es una parte esencial de la logística y las operaciones. Entender el proceso de gestión de compras puede ayudarle a facilitar flujos de trabajo eficientes para su equipo y a ser estratégico sobre cuándo, dónde y cómo adquirir bienes y servicios externos, desde suministros de oficina y equipos de fabricación hasta materiales de embalaje y asistencia de consultoría. Puede aplicar las mejores prácticas de gestión de compras en su organización revisando los elementos y las técnicas que intervienen en el proceso de compra.

En este artículo, explicamos los fundamentos de la gestión de compras y ofrecemos estrategias para aplicar estos sistemas en su lugar de trabajo.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de adquisiciones se refiere a los procesos y procedimientos asociados a la adquisición de suministros para las operaciones empresariales. Dado que no todas las empresas pueden producir internamente las materias primas, los suministros y los servicios que intervienen en su cadena de suministro, muchas empresas utilizan alguna forma de gestión de las adquisiciones para satisfacer la demanda de los consumidores y cumplir los objetivos empresariales. Cada vez que una empresa necesita subcontratar una parte de su negocio, utiliza la gestión de compras para garantizar la máxima eficiencia y rentabilidad.

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Elementos de la gestión de compras

El proceso de gestión de compras es un ciclo que comienza con la selección de los recursos a adquirir y termina con la recepción y el pago de esos recursos. Cada elemento del proceso de gestión de compras implica una documentación exhaustiva para mantener coordinados a todos los miembros del equipo. Las principales características de la gestión de compras son las siguientes

Planificación

Antes de realizar cualquier compra, el equipo de compras crea un plan en el que se detallan todos los servicios y bienes necesarios para el funcionamiento de la empresa. Deciden qué se va a subcontratar y establecen un presupuesto para cada categoría de compras. El aspecto de la planificación de la gestión de compras implica la creación de un sistema para que los empleados de la empresa se comuniquen entre sí sobre el estado de cada tipo de compra en un momento dado.

Selección de proveedores

Investigar y elegir a los proveedores adecuados para satisfacer las necesidades de compra es otro elemento importante de la gestión de compras. Se trata de identificar una lista de posibles proveedores en función de una serie de criterios como la calidad, la seguridad, las políticas de la empresa, la fiabilidad, el coste y los plazos de entrega, entre otros. Los procesos de gestión de compras eficientes suelen incluir a varios proveedores para crear una opción de reserva en caso de que un proveedor tenga problemas inesperados.

Negociación de contratos

El siguiente paso en el ciclo de gestión de compras es enviar propuestas comerciales a los proveedores y negociar un acuerdo. El proceso de negociación y contratación puede proporcionar a su equipo información sobre la forma de hacer negocios del proveedor, lo que le ayudará a determinar si debe o no contratar sus servicios.

Solicitud de compra

Tras establecer un contrato y colocar a un socio comercial en su lista de proveedores aprobados, su equipo puede presentar solicitudes de compra para realizar pedidos individuales. Los empleados rellenan un formulario para solicitar fondos para una compra específica a los proveedores aprobados, y luego se comunican con los proveedores tras recibir la aprobación de la empresa. En lugar de que los empleados realicen las compras a su discreción, contar con un proceso de solicitud de compra garantiza que nadie haga un pedido duplicado o compre artículos al proveedor equivocado.

Entrega

La recepción real de los artículos mediante entregas puntuales es una parte central de la gestión de compras. Los procesos relacionados con la entrega incluyen la reunión con los proveedores para determinar un calendario, el seguimiento de los envíos, la revisión de las órdenes de compra, la programación de los empleados para recibir los envíos y la realización de inspecciones de calidad.

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Gestión de facturas

Completar la transacción pagando a los proveedores y gestionando las facturas es la parte final del ciclo de gestión de compras. Esto implica conciliar los pedidos con los bienes y servicios reales recibidos, cuadrar las cuentas de la empresa y hacer un seguimiento de los recibos. Las prácticas de gestión de facturas pueden ayudarle a hacer un seguimiento de la rentabilidad de sus relaciones con los proveedores a lo largo del tiempo y a identificar las posibilidades de utilizar su presupuesto de compras de forma más eficaz.

Beneficios de la gestión de compras

La aplicación de procedimientos coherentes de gestión de compras en su lugar de trabajo puede dar lugar a cambios positivos en toda la organización. Algunas de las formas beneficiosas en las que la gestión de compras impacta en el negocio incluyen

  • Fiabilidad: Al contar con políticas coherentes de gestión de compras, su equipo interno puede ser más fiable y coherente a la hora de compartir las responsabilidades de compra.
  • Ahorro financiero: La gestión de las compras implica la obtención de los recursos más rentables posibles, lo que supone un importante ahorro presupuestario.
  • Gestión del tiempo: Utiliza su tiempo de forma más inteligente cuando' confía en el sistema de gestión de compras y es capaz de automatizar las tareas clave.
  • Cumplimiento del sector: Tener en cuenta las normas y reglamentos del sector en su proceso de gestión de adquisiciones garantiza que su empresa y sus socios cumplan los requisitos esenciales para su funcionamiento.
  • Comunicación: Los sistemas de gestión de compras facilitan la comunicación entre los empleados internos sobre sus necesidades de inventario, suministros y mano de obra.
  • Identificar los residuos: Cuando se utilizan estrategias de gestión de adquisiciones, es más fácil identificar el despilfarro y las ineficiencias relacionadas con la adquisición de suministros.
  • Productividad: Su equipo puede ser más productivo y centrarse en sus responsabilidades individuales cuando tiene un sistema de gestión de compras fiable que guía su trabajo.
  • Mejores relaciones comerciales: La gestión de compras no sólo puede mejorar las comunicaciones internas, sino que también puede cultivar mejores relaciones comerciales al establecer expectativas claras con los proveedores.

Cómo mejorar la gestión de compras

Ser consciente de sus prácticas de gestión de compras puede tener un impacto significativo en los resultados y la funcionalidad de su equipo. Estos pasos explican cómo perfeccionar el sistema de gestión de compras en su lugar de trabajo para optimizar la eficiencia y la rentabilidad:

1. Determinar cuándo hay que subcontratar

La selección de los bienes y servicios adecuados para subcontratar es un aspecto crítico de la gestión eficaz de las compras. Investigar los costes frente a los beneficios de gestionar cada aspecto de su negocio de forma interna o externa puede ayudarle a enfocar sus esfuerzos de gestión de compras de forma correcta. Para ello, hay que recopilar datos sobre los costes iniciales de la puesta en marcha de la producción y el presupuesto a largo plazo necesario para acceder a los recursos necesarios a través de diferentes canales.

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2. Documentar las opciones de compra

Cree una base de datos con información sobre posibles proveedores que pueda consultar a medida que su empresa crece y cambia. Hacer que su equipo pueda acceder fácilmente a su información de investigación y contacto les permite utilizar su tiempo de forma más eficiente y ponerse rápidamente en contacto con posibles proveedores cuando sea necesario. Esta base de datos también le facilita la validación de las solicitudes y la información en el futuro, a medida que aumentan los pedidos y la demanda.

3. Crear controles de calidad

Garantizar que la calidad de los recursos subcontratados cumple las expectativas es esencial para la eficacia de las operaciones. Colaborar con los proveedores para acordar las especificaciones de calidad y establecer procesos de control de calidad puede ayudarle a evitar pérdidas financieras, ineficiencias y desperdicios. Esto puede incluir evaluaciones automatizadas e inspecciones manuales de calidad una vez que se reciban los productos solicitados.

4. Registrar el comportamiento de los proveedores

Mantener un registro que documente el comportamiento de los proveedores, como los retrasos en los envíos, los problemas de calidad, los aumentos de costes y otros problemas. El seguimiento de las actividades incoherentes de los proveedores puede ayudarle a tomar futuras decisiones de compra y a ajustar sus estrategias de adquisición para evitar comportamientos poco fiables. Recopilar estos datos y analizarlos con regularidad le permite a usted y a su equipo maximizar los beneficios, mantener la eficiencia y evitar retrasos en la entrega de sus productos finales a los consumidores.

5. Digitalizar e integrar

Una de las mejores formas de mejorar su actual proceso de gestión de compras es utilizar software y herramientas digitales para integrar cada paso del proceso. El uso de sistemas de software automatizados puede mantener a todo su equipo coordinado a la hora de realizar solicitudes de compra, comunicarse con los proveedores y confirmar los envíos. La integración de los elementos de la gestión de compras mediante aplicaciones de software también puede simplificar el análisis de los datos y los informes de eficiencia para fundamentar las decisiones empresariales.

6. Establecer notificaciones

Cree un sistema que notifique automáticamente a las personas con determinadas funciones cuando se produzcan ciertas acciones o tareas. Si configura su sistema de gestión de compras para que actualice instantáneamente a su equipo sobre el estado de una tarea, mejorará la comunicación interna y evitará problemas de flujo de trabajo o aprobación.

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