¿Qué es la gestión de contactos? Definición y beneficios

Una sola empresa puede tener cientos, incluso miles, de contactos—desde clientes hasta contactos de ventas y proveedores. Resulta útil disponer de una forma de gestionar y almacenar esos contactos para que los equipos puedan acceder a la información de forma rápida y sencilla. Un sistema de gestión de contactos puede ayudarle a organizar sus contactos y a recopilar información valiosa que puede mejorar la satisfacción de los clientes e impulsar el crecimiento de las ventas. En este artículo, definimos la gestión de contactos, describimos su importancia y explicamos las diferencias entre la gestión de contactos y la gestión de las relaciones con los clientes.

¿Qué es la satisfacción del cliente y por qué es importante?

¿Qué es la gestión de contactos?

La gestión de contactos es el proceso de registro, organización y seguimiento de la información sobre los clientes actuales y potenciales, proveedores y otros contactos de una empresa. Mientras que las empresas pueden mantener esta información de forma manual, el software de gestión de contactos permite a los usuarios almacenar y encontrar la información de los contactos de forma eficiente. Este software puede catalogar muchos detalles sobre un contacto, como su nombre y empresa, cargo, número de teléfono y correo electrónico. A menudo, varios empleados de una empresa tienen acceso al sistema de gestión de contactos para ayudarles a realizar su trabajo con mayor eficacia.

Algunos de los profesionales que pueden utilizar las herramientas de gestión de contactos son

  • Vendedores: Los profesionales de las ventas pueden utilizar estas herramientas para conocer mejor a los clientes potenciales y personalizar sus argumentos de venta. Por ejemplo, un vendedor puede buscar clientes con un título de trabajo específico para comercializar un producto relevante para ellos.

  • Representantes de servicio al cliente: Estos empleados pueden utilizar la gestión de contactos para obtener información valiosa sobre los clientes existentes. Pueden utilizar el sistema para ver si un cliente ha presentado una solicitud de servicio y, a continuación, remitir la solicitud al departamento correcto en el momento oportuno.

  • Gerentes de ventas: Pueden utilizar estos sistemas para supervisar las ventas y ofrecer una retroalimentación beneficiosa a sus equipos. Por ejemplo, pueden utilizarlo para supervisar el rendimiento semanal de las ventas de su equipo y ofrecer orientación sobre cómo mejorar o mantener las cuotas de ventas.

  • Comercializadores: Estos profesionales pueden utilizar el software de gestión de contactos para evaluar el éxito de sus campañas de marketing. Por ejemplo, pueden consultar informes para ver cuántos clientes se han suscrito a un boletín de noticias por correo electrónico después de recibir un correo de invitación.

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¿Por qué es importante la gestión de contactos?

La gestión de contactos ayuda a organizar y mantener la información sobre los contactos de una empresa. Se puede utilizar para:

Crear una base de datos centralizada

Un sistema de gestión de contactos proporciona a todos los miembros del equipo acceso a los datos de los contactos. Esto crea una base de datos centralizada en la que los equipos pueden colaborar compartiendo la información de los contactos de forma instantánea. Estas herramientas también pueden simplificar el proceso de introducción de datos, lo que puede aumentar la productividad.

Buscar datos más fácilmente

Las herramientas de gestión de contactos organizan los contactos de una empresa, lo que permite a los miembros del equipo buscar información de forma más eficiente. Normalmente, los usuarios pueden especificar parámetros de búsqueda para encontrar todos los contactos que cumplan determinadas condiciones. Por ejemplo, los usuarios pueden buscar a los clientes que han comprado recientemente un producto y conectar con ellos para ver si están satisfechos con su compra.

Seguimiento de las interacciones con los clientes

Un sistema de gestión de contactos puede ayudar a las empresas a hacer un seguimiento de las interacciones con los clientes. Por ejemplo, este software podría mostrar si un cliente potencial sigue a la empresa en las redes sociales o si ha comprado algo de la empresa en el pasado. Esto puede ayudar a las empresas a entender cómo los clientes se enteran de su existencia y a hacer observaciones sobre las formas más eficaces de conectar con su público.

Mejorar el servicio al cliente

Cuando los equipos tienen acceso a detalles importantes de los clientes, pueden determinar mejor lo que el cliente quiere y cómo ha interactuado con la empresa en el pasado. Las empresas pueden utilizar esta información para establecer relaciones más profundas y valiosas con los clientes. Esto puede mejorar la satisfacción del cliente, lo que puede conducir a una mayor retención y a más oportunidades de venta. Por ejemplo, los equipos pueden utilizar un sistema de gestión de contactos para ver qué clientes han comprado productos recientemente y enviarles un código de recompensa especial para que lo utilicen en su próxima compra.

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Gestión de contactos frente a gestión de la relación con el cliente

Algunas personas equiparan la gestión de contactos con la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Aunque son similares, estos sistemas de gestión también tienen diferencias clave. Las herramientas de CRM suelen ser más extensas que los sistemas de gestión de contactos, ya que ofrecen funcionalidades más amplias que se centran en las relaciones con los clientes. Las soluciones de software CRM pueden ser especialmente útiles para las empresas que interactúan regularmente con los clientes para realizar ventas y generar nuevos contactos.

Además de las funciones que suele ofrecer un sistema de gestión de contactos, el software CRM también puede:

Seguimiento de las interacciones más complejas

Normalmente, los sistemas de CRM pueden controlar interacciones más complejas con los clientes que un sistema de gestión de contactos. Por ejemplo, además de mostrar a los clientes potenciales que han seguido a la empresa en las redes sociales, un sistema de CRM puede mostrar si esos seguidores han participado en una publicación o han hablado de la empresa en estas plataformas. Este nivel de detalle puede proporcionar información más completa sobre los clientes, lo que puede ayudar a los equipos a mejorar sus productos o servicios para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

Relacionado: ¿Qué es un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM)?

Integrar con otras herramientas de negocio

Mientras que algunos sistemas de gestión de contactos pueden integrarse con calendarios para ofrecer algunas capacidades básicas de programación, los sistemas de CRM pueden integrarse automáticamente con una amplia gama de herramientas empresariales, como el correo electrónico, las redes sociales o las plataformas de comercio electrónico. Estos datos pueden proporcionar información adicional, como el historial de compras de los clientes o sus comunicaciones anteriores con alguien de la empresa. Los equipos de ventas pueden utilizar esta integración para ver si un miembro del equipo se ha puesto en contacto con un posible cliente o para establecer recordatorios para hacer un seguimiento de un cliente potencial.

Proporcione análisis detallados

Mientras que algunas herramientas de gestión de contactos pueden proporcionar informes básicos sobre las interacciones con los clientes, las herramientas de CRM suelen generar informes y análisis más detallados relacionados con las métricas de ventas y las campañas de marketing. Algunos sistemas de CRM, por ejemplo, pueden generar automáticamente informes de puntuación de clientes potenciales que muestran qué contactos tienen más probabilidades de comprar un producto o servicio en función de sus interacciones anteriores con la empresa. Esto puede ayudar al equipo de ventas a cumplir sus objetivos de ventas y convertir más contactos en nuevos clientes.

Automatice las actividades de ventas y marketing

Algunos sistemas de CRM pueden automatizar los procesos de venta y las campañas de marketing. Por ejemplo, si un posible cliente ha solicitado hablar con alguien sobre un servicio, el sistema CRM puede introducir esa información y notificar a un miembro del equipo de ventas. En el caso de una campaña de marketing, el software puede personalizar los correos electrónicos en función de la información de los contactos específicos, lo que puede ayudar a dirigirse a un público más eficaz.

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