¿Qué es la gestión de inventarios? Definición y ejemplos de técnicas

La gestión del inventario es crucial para la máxima rentabilidad de una empresa, así como para la fidelidad a la marca y la percepción de los clientes. También tiene un impacto significativo en que sus pedidos se entreguen a los clientes sin errores. Puede elegir el enfoque de gestión de inventario más beneficioso para su organización conociendo los diferentes tipos que se utilizan habitualmente.

En este artículo, analizamos qué es la gestión de inventarios, 18 tipos diferentes y las fórmulas que puede utilizar para la gestión de inventarios.

¿Qué es la gestión de inventarios?

Hacer un seguimiento del material que fluye de los fabricantes a los almacenes y tiendas forma parte de la gestión de la cadena de suministro. La gestión de inventarios se encarga de registrar los productos nuevos y devueltos a medida que entran o salen del almacén o del punto de venta.

Aunque el proceso de gestión de inventarios puede ser más complejo en las grandes organizaciones, el proceso básico es el mismo: las mercancías se reciben en el almacén y se colocan en las estanterías o en las zonas de stock, luego se trasladan a las instalaciones de producción donde se convierten en productos acabados y luego se envían directamente a los clientes. En las empresas más pequeñas, las mercancías que se reciben del fabricante pueden ir directamente a la zona de stock. En el caso de los distribuidores mayoristas, las mercancías son productos acabados, en lugar de materias primas.

El proceso de gestión de inventarios requiere el uso de una variedad de tipos de datos para hacer un seguimiento de las mercancías, incluyendo el número de mercancías, el coste de las mismas, los números de serie, los números de lote y las fechas.

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Tipos de gestión del inventario

Hay una serie de tipos de gestión de inventario que se utilizan para garantizar que los bienes estén a mano para satisfacer la demanda de los clientes. Entre ellos se encuentran:

  1. Revisión de existencias
  2. Análisis ABC
  3. Metodología «justo a tiempo» (JIT)
  4. Cantidad de pedido económico
  5. Cantidad mínima de pedido
  6. Inventario de seguridad
  7. Fórmula del punto de pedido
  8. FIFO y LIFO
  9. Seguimiento de lotes
  10. Envíos a granel
  11. Inventario en consignación
  12. Gestión del inventario permanente
  13. Dropshipping
  14. El descuento de facturas
  15. Seis Sigma
  16. Lean Six Sigma
  17. Previsión de la demanda
  18. Fabricación ajustada

1. Revisión de existencias

Este tipo de gestión de inventarios suele ser especialmente atractivo para las pequeñas empresas. Implica analizar periódicamente las mercancías que tiene en stock frente a lo que proyecta que serán sus necesidades futuras. Aunque las revisiones automatizadas de las existencias pueden definir un nivel mínimo de existencias, este método requiere inspecciones periódicas del inventario y hay que reordenar las mercancías para cumplir los niveles mínimos requeridos. Aunque este método puede ser eficaz, también crea un margen para el error humano y puede ser muy laborioso.

2. Análisis ABC

Con este tipo de proceso de gestión de inventario, se divide el inventario en grupos basados en el valor y la importancia del coste de los productos. La categoría A representa los productos de alto valor y baja cantidad, la B representa los productos de valor y cantidad moderados y la C representa los productos de bajo valor y alta cantidad. Un sistema de gestión de inventarios gestiona entonces cada una de estas diferentes categorías por separado. Con la metodología de análisis ABC, es necesario saber qué productos son los más vendidos para asegurarse de tener existencias adicionales. Una de las principales ventajas de este enfoque es que se obtiene un mejor control de los productos de alto valor. Dicho esto, también puede requerir considerables recursos para analizar continuamente los niveles de las diferentes categorías, sobre todo si tiene un gran almacén con un elevado número de mercancías.

3. Metodología «justo a tiempo» (JIT)

Con esta metodología, los productos llegan a medida que son pedidos por los clientes, lo que permite satisfacer la demanda de los clientes sin necesidad de mantener cantidades de los productos en stock y disponibles. Este enfoque implica la investigación de los patrones de compra, la evaluación de los factores basados en la ubicación que ayudan a determinar qué bienes se necesitan durante ciertos momentos y lugares y el análisis de las demandas estacionales. El riesgo de este tipo de gestión de inventarios es que se puede interpretar mal la demanda del mercado o tener problemas con los proveedores, lo que provocaría la falta de existencias.

4. Cantidad de pedido económico

La cantidad económica de pedido (EOQ), es una fórmula para la cantidad ideal de inventario que una empresa necesita comprar e incluye un conjunto de variables como la tasa de demanda, los costes totales de producción y otros factores. El objetivo de la fórmula es identificar el mayor número de unidades de producto que deben comprarse para minimizar las compras.

5. Cantidad mínima de pedido

Este tipo de gestión de inventarios se aplica específicamente a los proveedores y se refiere a la menor cantidad de existencias que están dispuestos a vender. El minorista debe estar dispuesto a comprar la cantidad mínima para que el proveedor acepte la venta.

6. Inventario de existencias de seguridad

Con este método de gestión del inventario, se pide un inventario adicional más allá de lo que el minorista espera que sea la demanda. Esta técnica se utiliza para evitar la falta de existencias provocada por cambios inesperados en la demanda de los consumidores.

7. Fórmula de punto de pedido

Esta técnica de gestión de inventarios se basa en los ciclos de compra y venta de la empresa y varía según el producto. Con esta fórmula, el punto de reorden suele ser mayor que el número de existencias de seguridad, ya que permite un tiempo de espera adicional para la reordenación.

8. FIFO y LIFO

FIFO significa primero en entrar, primero en salir y LIFO significa último en entrar, primero en salir. Con FIFO, el inventario más antiguo se vende primero para mantener todo el inventario lo más fresco y nuevo posible. El LIFO se utiliza para evitar que el inventario retroceda y el inventario más nuevo se vende primero.

9. Seguimiento de lotes

Con este tipo de gestión del inventario, la empresa agrupa y controla las existencias con características similares. Este método es beneficioso para el seguimiento de las existencias caducadas o la localización de productos defectuosos hasta sus lotes originales.

10. Envíos a granel

Este método se centra en la reducción de los costes de envío. Con él, se paletiza el inventario para enviar más productos a la vez.

11. Inventario de consignación

Con este tipo de gestión de inventario, el vendedor o el mayorista se compromete a entregar al minorista sus productos sin un pago por adelantado. El vendedor mantiene la propiedad de los bienes y el minorista los paga cuando se venden.

12. Gestión de inventarios a perpetuidad

Este es el tipo más básico de técnica de gestión de inventarios y consiste en contar el inventario en cuanto llega al almacén. El inventario se registra manualmente en una hoja de cálculo o utilizando lápiz y papel.

13. Dropshipping

Con este tipo de gestión de inventario, la tienda no mantiene en stock los productos que vende. En su lugar, cuando un consumidor compra un producto, la tienda adquiere el artículo de un tercero y lo envía directamente al consumidor. El minorista nunca maneja el producto directamente.

14. Cross-docking

Se trata de un método de gestión de inventarios en el que un camión descarga las mercancías directamente en los camiones de salida. Utilizando esta técnica, hay muy poco o incluso ningún almacenamiento entre las entregas.

15. Seis Sigma

Se trata de una metodología que se centra en mejorar el rendimiento global de las empresas, aumentando su rentabilidad y disminuyendo el aumento del exceso de inventario.

16. Lean Six Sigma

Esta metodología utiliza las herramientas de Six Sigma, pero se centra en mejorar el flujo de negocio y aumentar la estandarización de las palabras.

17. Previsión de la demanda

Con esta técnica, las empresas revisan los datos históricos de ventas para determinar una estimación de cuál será la demanda de los clientes. En otras palabras, la empresa estima el número de productos que espera que compren los clientes y luego utiliza esta información para determinar la cantidad de inventario que debe pedir.

18. Fabricación ajustada

Esta metodología afecta específicamente a las prácticas de gestión de una empresa. El objetivo de la fabricación ajustada es eliminar los residuos y las actividades que no añaden valor.

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¿Por qué es importante la gestión del inventario?

Cuando la gestión del inventario está bien organizada, el resto del proceso de gestión de la cadena de suministro funcionará sin problemas. Sin ella, las empresas corren el riesgo de sufrir problemas como envíos erróneos, errores de picking, artículos agotados y exceso de existencias.

Cuando los almacenes no se gestionan adecuadamente, las estanterías desorganizadas, las listas de recogida en papel incorrectas o un almacén desordenado pueden provocar errores de recogida. Los envíos erróneos, a su vez, son el resultado de errores de picking al principio del proceso. Cuando las empresas utilizan métodos manuales para hacer los pedidos y no tienen un conocimiento completo de los productos que tienen en el inventario, no pueden prever adecuadamente el inventario que necesitarán. En última instancia, esto da lugar a la falta de existencias y al exceso de las mismas.

Estos errores repercuten en la rentabilidad de una organización, haciendo perder dinero y tiempo a los empleados para corregirlos. Y como este tipo de errores reflejan una mala imagen de la empresa, también pueden dar lugar a críticas negativas o afectar a la fidelidad de los clientes.

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¿Qué son las SKU?

SKU son las siglas en inglés de Stock Keeping Unit (unidad de mantenimiento de existencias), y es el número asignado a un producto por una tienda para identificar su precio, fabricante y opciones de producto. Las SKU suelen desglosarse en clasificaciones y categorías. Esto permite a los minoristas agrupar fácilmente los productos para su análisis. Los minoristas online también utilizan las SKU para hacer recomendaciones de productos. Como los productos que tienen características similares pueden agruparse utilizando la SKU, el minorista puede sugerir productos similares en los que un cliente podría estar interesado.

Una tienda puede clasificar los productos en función del tipo de cliente—hombres, mujeres o niños—estilo, color o material. A continuación, el minorista puede utilizar las SKU para crear informes detallados que hagan un seguimiento del inventario y las ventas. Estos informes también pueden utilizarse para negociar mejores condiciones con los proveedores de productos.

Fórmulas para la gestión de inventarios

Hay dos fórmulas que se utilizan habitualmente en la gestión de inventarios. Son las siguientes:

Cantidad de pedidos económicos

La fórmula de la cantidad económica de pedido (EOQ) es la raíz cuadrada de 2DS/H. En esta fórmula, D representa la demanda en unidades, S el coste del pedido y H los costes del titular.

Fórmula del punto de pedido

La fórmula del punto de reorden es (tasa de utilización media diaria x plazo de entrega) + stock de seguridad.