Una empresa impulsada por la información puede funcionar con mayor eficacia si comprende el propósito de la gestión de la información. Saber cómo se utiliza, protege y almacena la gestión de la información puede ayudar a su empresa a operar con mayor eficacia.
En este artículo, explicamos qué es la gestión de la información, en qué se diferencia de la gestión de datos, su importancia en el trabajo y cómo puede crear un sistema de gestión de la información para su empresa.
¿Qué es la gestión de la información?
El procedimiento de recogida, almacenamiento, mantenimiento y distribución de datos y otras formas de información se conoce como gestión de la información. La gestión de la información incluye la recopilación, difusión, archivo y destrucción de la información, en todas sus formas. Las organizaciones emplean procedimientos y normas de gestión de la información para gestionar y comunicar la información con las personas, los departamentos y otras partes interesadas.
La gestión de la información se centra en el nivel de control que tiene una organización sobre la información que produce. Requiere la creación de sistemas de gestión de la información específicos, diseñados para ayudar a la empresa a utilizar sus recursos para apoyar los procesos empresariales.
La gestión de la información también se ocupa de cómo la organización comparte y entrega la información a diversos destinatarios. Esto incluye el formato, como la información digital y física, y el medio, incluyendo ordenadores, servidores, sitios web, medios sociales, dispositivos móviles y aplicaciones.
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Gestión de la información frente a gestión de los datos
La gestión de la información comienza con la creación y recopilación de datos que se procesan y analizan para convertirlos en información. El siguiente paso es el almacenamiento, el intercambio y el archivo cuando se dispone de datos más actuales. Este proceso termina con la destrucción de la información por diferentes razones, como la seguridad, la confidencialidad, el coste y las limitaciones de almacenamiento.
La gestión de datos es un subconjunto de la gestión de la información y se refiere a las políticas, planes y programas que protegen y controlan los datos y los activos de información a lo largo de su ciclo de vida. La gestión de datos da a las organizaciones el control sobre sus datos empresariales, lo que puede minimizar las violaciones de seguridad y otros riesgos cuando se hace correctamente.
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La gestión de la información y su papel en el lugar de trabajo
La gestión de la información permite a una organización alcanzar varios objetivos. Mejora el cumplimiento, reduce el riesgo y controla el acceso a la información empresarial vital.
A continuación’se explica la importancia de la gestión de la información en el lugar de trabajo:
1. Controla la creación de registros
Un sistema eficaz de gestión de la información puede ayudar a una organización a controlar la creación y el crecimiento de los registros. Sin una estrategia definida para la creación y el registro de la información, el lugar de trabajo puede producir un exceso de registros en papel y sin papel.
Esto puede incrementar el tiempo de recuperación de los registros y aumentar los costes de gestión de los recursos de información. Para evitarlo, los protocolos de gestión de la información establecen límites a la creación y destrucción de información para mejorar la productividad y la eficiencia.
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2. Garantiza el cumplimiento de la normativa
Muchas organizaciones tienen que trabajar dentro de la normativa en cuanto a la forma de manejar los datos de los clientes y de la empresa. Un sistema eficaz de gestión de la información proporciona directrices que imponen el cumplimiento de las leyes y reglamentos, lo que permite a la empresa evitar las sanciones legales y financieras que podrían derivarse de infracciones accidentales.
3. Reduce los costes de explotación
Los centros de trabajo necesitan un sistema eficaz de gestión de la información para reducir el coste de los registros. La recopilación de datos, el análisis, el almacenamiento, el intercambio y la destrucción de la información son actividades que requieren mucho capital, sobre todo para las grandes organizaciones. La gestión de la información prioriza los registros más importantes, reduciendo los gastos a lo largo del ciclo de vida de la información.
4. Adopta las nuevas tecnologías
La gestión de la información permite adoptar tecnologías más nuevas y eficaces para gestionar la información. Puede ser la automatización, las soluciones empresariales, la inteligencia artificial o cualquier producto o servicio tecnológico que ayude a la empresa a obtener más beneficios de su información.
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5. Mejora la productividad y la eficiencia
Un buen sistema de gestión de la información puede mejorar la forma en que los empleados almacenan y recuperan la información necesaria durante sus actividades diarias. También puede facilitar la difusión de información a diversos destinatarios a través de múltiples canales, permitiendo a los equipos colaborar y comunicarse fácilmente a través de zonas horarias y ubicaciones. Un sistema de gestión de la información eficaz puede ayudar a la organización a extraer información procesable de sus registros para guiar la toma de decisiones.
6. Reduce los riesgos
Una función importante de la gestión de la información es reducir el riesgo de sanciones legales y financieras contra la organización. Esto se consigue con un protocolo bien definido de registro, almacenamiento, difusión y destrucción de datos. Esto reduce la posibilidad de que se produzcan infracciones y mejora el cumplimiento de la normativa.
7. Protege la información de propiedad y preserva la memoria corporativa
Las organizaciones necesitan un proceso para salvaguardar su información vital de los competidores y del acceso no autorizado. La gestión de la información proporciona un sistema de protección de la información de propiedad frente a intrusos, fallos del sistema y desastres naturales. Ayuda a proteger la confidencialidad e integridad de los activos de información vitales, permitiendo al propietario obtener los máximos beneficios de sus secretos comerciales.
La gestión de la información también ayuda a una organización a crear una memoria institucional fiable que puede utilizar para planificar y tomar decisiones estratégicas importantes.
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Cómo crear un sistema de gestión de la información
Utilice estos ocho pasos para crear un sistema de gestión de la información:
1. Identificar las necesidades de información
El primer paso para crear un sistema de gestión de la información es identificar las necesidades de información. Esto puede ser en forma de estudio interno o de encuesta en toda la empresa para determinar el alcance del sistema en relación con el negocio, sus operaciones, las partes interesadas y los requisitos normativos. Una forma sencilla de realizar este paso es preguntar a los empleados y a la dirección la cantidad y el tipo de información que necesitan para desempeñar sus funciones.
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2. Esbozar los objetivos
Para que el sistema tenga éxito, la organización debe definir sus objetivos en forma de directrices o protocolos que guíen la aplicación. Considere los principios generales de gestión que servirán de manual de uso cuando el sistema sea operativo.
3. Determinar las fuentes de información
Las organizaciones pueden recopilar información de diversas fuentes, como los empleados, los departamentos internos, la investigación de la competencia, la inteligencia de mercado y las agencias reguladoras. Los objetivos del sistema suelen determinar las fuentes de información.
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4. Determinar los métodos de recogida y clasificación
Una vez determinadas las fuentes de información, el siguiente paso es identificar los métodos de recogida y clasificación de la información. Para ello, hay que definir la cantidad de información que se recogerá, así como la frecuencia, el lugar y el tiempo. Para la clasificación, hay que determinar qué información es cuantitativa, cualitativa, técnica, demográfica, financiera, legal y otras categorías. Este paso también implica el almacenamiento de la información actual y su archivo cuando se quede obsoleta.
5. Determinar el método de difusión
A continuación, identificará los destinatarios de la información, el formato y los canales de distribución. También decidirá cuándo proporcionar el acceso a los datos y otras medidas de control para evitar violaciones.
6. Realice un análisis coste-beneficio
El coste de un sistema de gestión de la información incluirá los gastos de creación de la infraestructura, la formación del personal, las operaciones diarias y el mantenimiento. Un sistema de gestión de la información eficaz aportará beneficios que compensarán los costes.
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7. Implementar y evaluar
Si el análisis coste-beneficio es positivo, usted’empezará a establecer el sistema y a proporcionar formación y directrices operativas. Quiere que los empleados que utilicen el sistema mejoren su productividad y eficiencia en el trabajo.
Debe evaluar el rendimiento del sistema al cabo de unos meses para determinar cómo ha cumplido los objetivos, y asegurarse de que los beneficios siguen siendo mayores que los costes. La reducción de los plazos de registro y recuperación de la información y el mayor uso de los datos para la toma de decisiones son también signos de que el sistema está funcionando.
Si hay fallos en la estrategia de gestión de la información de la empresa, una evaluación puede ayudar a identificar formas de mejorar el sistema para que sea más eficaz.
8. Mantener y mejorar
Una evaluación mostrará cómo mejorar la eficacia del sistema’y también ofrece la oportunidad de actualizar la infraestructura y reciclar al personal. Las mejoras continuas pueden contribuir positivamente a la capacidad de la empresa para alcanzar los objetivos a corto y largo plazo.