¿Qué es la gestión de procesos?

La gestión de procesos es una necesidad fundamental para llevar a cabo las operaciones diarias de la empresa. Sin embargo, las empresas suelen tener dificultades para aplicar la gestión de procesos de forma correcta. Aprender cómo funciona la gestión de procesos y el impacto que tiene en la empresa puede ayudar a las organizaciones a darle un uso adecuado. En este artículo, definimos la gestión de procesos y sus objetivos, y analizamos su importancia para mantener la rentabilidad de una empresa.

¿Qué es la gestión de procesos?

La gestión de procesos es la práctica de alinear todos los procesos empresariales de una organización para que funcionen juntos de forma eficiente y eficaz. Con el tiempo, la gestión de procesos ayuda a la organización a alcanzar sus objetivos estratégicos a largo plazo. Es una metodología empresarial que puede utilizar diferentes técnicas, enfoques estructurados y tecnologías.

Para asegurarse de que la organización se mantiene en el buen camino, la gestión de procesos se centra principalmente en los resultados, más que en las tareas. Se trata de lo siguiente:

  • Definir el objetivo exacto de la organización
  • Visualizar las diferentes formas en que la empresa puede lograr el objetivo
  • Decidir cuáles serán los procesos y planificar cómo los aplicará la organización
  • Realizar un mapa de procesos para entender cómo funcionan los procesos en relación con los demás
  • Analizar todo el proceso empresarial de principio a fin
  • Revisa los procesos existentes y encuentra formas de hacerlos más eficientes
  • Utilice las herramientas de gestión de procesos para crear plantillas estándar para todas las actividades empresariales recurrentes
  • Asegura que los procesos estandarizados son correctos, sin errores y fácilmente comprensibles
  • Automatizar todas las tareas repetitivas para evitar errores y ahorrar tiempo
  • Utilizar herramientas de simulación para ejecutar procesos virtuales y detectar cuellos de botella o problemas de personal o infraestructura
  • Introducir nuevas tecnologías para mejorar aún más los procesos
  • Asegúrese de que los procesos son lo suficientemente sólidos como para gestionar todas las tareas necesarias
  • Realizar análisis de hipótesis para tomar mejores decisiones empresariales
  • Supervise y revise los procesos continuamente para mejorarlos

En lugar de ser una tarea única, la gestión de procesos requiere una reiteración continua. Las organizaciones deben supervisar continuamente el funcionamiento de los procesos, tanto individualmente como en conjunto, e introducir nuevas formas de mejorar su rendimiento.

¿Qué son los procesos empresariales?

Los procesos empresariales son la serie de actividades y tareas estructuradas que el personal de una organización y las partes interesadas deben realizar y completar para lograr un objetivo concreto. Para ello, puede ser necesario repetir los pasos muchas veces. A menudo, diferentes personas en diferentes lugares pueden tener que realizar las tareas. Estandarizar los procesos es importante porque garantiza que los pasos tengan sentido y sean fáciles de aplicar.

Ayuda a crear un diagrama de flujo que represente el proceso empresarial de principio a fin. Eso dará a la organización una imagen clara de lo sencillas o complejas que son sus operaciones empresariales. Entonces será posible identificar los problemas exactos que impiden las operaciones y decidir cómo resolverlos. Por ejemplo, puede surgir un problema debido a una comunicación inadecuada entre dos departamentos. En ese caso, el proceso empresarial revisado incluiría una tarea que requiere que las personas de ambos departamentos compartan la información pertinente antes de que puedan seguir adelante con su trabajo.

Estas son las tres características clave de un proceso empresarial:

  • Proceso de información: Esto implica investigar y recopilar datos sobre las necesidades empresariales de la organización.
  • Proceso de gestión: Esto implica la planificación, el control y la toma de decisiones en relación con las operaciones comerciales de la organización.
  • Proceso de operaciones: Esto incluye la contratación y designación de personal y el despliegue de herramientas de trabajo para llevar a cabo las tareas necesarias, aplicar las políticas del lugar de trabajo y supervisar el flujo de trabajo.

Para que los procesos empresariales sean útiles, es necesario lo siguiente

  • Pueden ser manuales o automatizados
  • Deben ajustarse a las necesidades de los usuarios'.
  • Deben permitir la colaboración entre usuarios
  • Deben ser escalables para expandirse con el negocio
  • Deben dar resultados

Algunos ejemplos de procesos empresariales dentro de una organización son:

  • Investigación y desarrollo de productos
  • Adquisición de clientes y creación de relaciones
  • Desarrollo y gestión de los empleados
  • La adquisición de materias primas
  • Control de calidad
  • Mejora de los procesos
  • Análisis financiero
  • Gestión del capital
  • Entrega de productos
  • Atención al cliente
  • Desarrollo de infraestructuras
  • Incorporación y formación de nuevos empleados

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Objetivos de la gestión de procesos

Los objetivos de la gestión de procesos son los siguientes:

  • Establecer cuál es el objetivo final de una organización
  • Establecer procesos operativos para lograr ese objetivo
  • Para aprovechar al máximo los recursos disponibles de una organización
  • Impulsar la productividad mediante la mejora de la eficiencia operativa

Establecer cuál es el objetivo final de una organización

Es necesario saber cuál es el objetivo final de una organización antes de poder determinar la dirección que debe tomar para alcanzarlo. Al trazar una dirección definida, habrá más eficiencia y una mejor gestión de los recursos. Además, cuando los empleados sepan lo que hacen y por qué lo hacen, tendrán más incentivos para rendir mejor.

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Establecer procesos operativos para lograr ese objetivo

Es posible que la organización tenga que volver a planificar sus operaciones diarias para que se ajusten mejor a su necesidad de aumentar la productividad. Mediante la creación de cuotas de trabajo diarias específicas, será posible alcanzar los objetivos de producción mensuales y anuales deseados. La organización también debe tomar medidas para mejorar la comunicación y la cooperación laboral entre los distintos departamentos. Además, para garantizar la responsabilidad, debe establecer aprobaciones sobre cómo se desarrollarán los procesos de trabajo. También debe supervisar y gestionar los múltiples procesos de trabajo que tienen lugar simultáneamente.

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Aprovechar al máximo los recursos disponibles de una organización

El uso eficaz de los recursos disponibles es esencial para mantener bajos los costes operativos. Con la gestión de procesos, la organización puede enumerar los materiales que necesitará y planificar su adquisición. Pueden decidir cómo se van a almacenar los recursos y cómo asignarlos según sea necesario. Esto garantiza que las operaciones de la empresa sigan funcionando sin problemas, sin que haya escasez de recursos ni se produzcan despilfarros.

Aumentar la productividad mejorando la eficiencia operativa

La automatización se está convirtiendo en una parte importante de la gestión de procesos. Al automatizar las tareas repetitivas, la organización puede aumentar la velocidad de trabajo, la eficiencia y la precisión. También puede asignar otras tareas más útiles a su personal humano. Esto puede ayudar a reducir el estrés laboral y la rotación de personal.

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