¿Qué es la gestión de recursos? Guía para la asignación y planificación de recursos

Toda empresa es responsable de los recursos que utiliza para llevar a cabo sus operaciones. Cuando las empresas gestionan eficazmente sus propiedades físicas, sus finanzas y su personal, crean un entorno de éxito para los negocios. Entender la gestión de los recursos puede ayudarle a utilizar mejor los recursos de su organización.

En este artículo, explicamos la gestión de recursos, describimos los tipos de gestión de recursos, detallamos las técnicas de gestión de recursos y compartimos por qué la gestión de recursos es importante para las empresas.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de los recursos significa planificar cómo se van a utilizar los recursos para maximizar su eficacia para la empresa. Esto implica identificar, organizar y asignar los recursos tangibles e intangibles importantes para su empresa.

Un recurso es todo lo que se necesita para completar un proyecto o tarea. Los recursos tangibles son materiales físicos como herramientas y productos. Los recursos intangibles pueden ser las redes informáticas y las habilidades de los empleados.

Hay más ejemplos de recursos que gestionan las empresas:

  • La propiedad intelectual: Las ideas e inventos que provienen de los miembros del personal constituyen la propiedad intelectual de una empresa.
  • Espacio físico: Otros recursos empresariales incluyen la oficina, el almacén, el escaparate, la planta de fabricación u otra propiedad física utilizada por la empresa.
  • Personal: El término recursos humanos proviene de la idea de que las personas empleadas por una empresa y las habilidades que aportan forman parte de los activos valiosos de una empresa.
  • Tecnología: Las herramientas tecnológicas utilizadas por una empresa para el comercio digital, el mantenimiento de registros, la colaboración y la comunicación forman parte de los recursos que debe gestionar una empresa.
  • Finanzas: Los recursos financieros son vitales para una empresa y requieren una gestión cuidadosa a través de la contabilidad y la auditoría.
  • Equipo: Los recursos como las máquinas y las herramientas necesarias para completar el trabajo diario deben ser organizados y mantenidos por una empresa.

La importancia de la gestión de recursos

La gestión de recursos ayuda a optimizar el uso de los activos de una empresa. Las empresas pueden aplicar este proceso para organizar casi cualquier aspecto de su negocio.

He aquí algunas razones por las que el proceso de gestión de recursos es beneficioso para las empresas:

  • Garantiza que los recursos se utilicen de forma eficiente y eficaz: Cuando se utiliza estratégicamente, este proceso ayuda a las empresas a maximizar sus recursos para un uso eficaz a través de todos los aspectos del negocio.
  • Reduce los residuos: La asignación de recursos con un propósito permite a los empresarios identificar las áreas en las que los recursos pueden ser mejor utilizados o trasladados para aumentar su valor.
  • Permite a las empresas planificar el futuro: La planificación deliberada del uso de recursos para necesidades futuras permite a las empresas anticiparse a los problemas antes de que se produzcan. Mediante esta práctica, también se aseguran de que su oferta sea siempre suficiente para satisfacer su demanda.
  • Fomenta la productividad: Los recursos correctamente asignados ayudan a que las operaciones de la empresa funcionen sin problemas y aumentan la productividad en las funciones diarias de una empresa.
  • Promueve la finalización del proyecto: Cuando las empresas gestionan sus recursos de forma inteligente, los miembros del personal tienen lo que necesitan para ejecutar y completar los proyectos.
  • Le ayuda a determinar la disponibilidad de sus recursos: El proceso de gestión de recursos permite a las empresas realizar un seguimiento activo del número de recursos disponibles en un momento dado.
  • Le permite hacer un seguimiento del uso de sus recursos para la planificación y la elaboración de informes: Este método le ayuda a determinar la oferta y la demanda mediante el seguimiento de la cantidad de recursos utilizados.

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Tipos de gestión de recursos

Estos son los principales tipos de gestión de recursos:

Gestión de recursos humanos

Los recursos humanos de una empresa pueden ser el recurso más importante del que dispone una empresa. Gestionar el número de miembros del personal y cómo sus capacidades contribuyen al éxito general de una empresa es una parte importante de la gestión de recursos. La gestión de los recursos humanos implica la contratación y reasignación de empleados, la formación de los miembros de la plantilla, la supervisión de los indicadores de rendimiento y la supervisión de la compensación y los beneficios.

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Gestión de recursos digitales

Los recursos digitales, como las cuentas de software de computación en la nube, las redes y los sitios web, deben ser supervisados para su uso. Los profesionales de TI gestionan estos recursos mediante el seguimiento y el mantenimiento de cada cuenta digital. Preparan estos recursos para su auditoría y se aseguran de que cada recurso digital sea utilizado eficazmente por los miembros del personal para que no se dupliquen los procesos.

Gestión de los recursos del proyecto

Muchas empresas confían en los gestores de proyectos para planificar y asignar los recursos en función de las necesidades de una tarea concreta. La gestión de los recursos del proyecto garantiza que se asignen a un proyecto los recursos necesarios a tiempo para completar la tarea. Cuando los gestores de proyectos supervisan la realización de una tarea, se aseguran de que los miembros del personal tengan todo lo que necesitan para hacer su mejor trabajo. Los gestores de proyectos también preparan los recursos antes de un proyecto porque prevén la magnitud de una tarea antes de asignar a los miembros del personal a su trabajo.

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Técnicas comunes de gestión de recursos

Estas son las técnicas de gestión de recursos más utilizadas por las empresas:

Asignación de recursos

La asignación de recursos es una técnica utilizada para obtener el máximo beneficio de los recursos disponibles. Esta técnica es útil tanto para los recursos físicos como para los intangibles, como las habilidades del personal. Significa organizar los recursos disponibles de la manera más eficiente posible para completar los proyectos. Las empresas suelen utilizar informes para ayudar a identificar la mejor asignación de recursos en función de la disponibilidad.

Nivelación de recursos

Esta técnica sirve para aprovechar los recursos ineficientes o infrautilizados en beneficio de la empresa. Por ejemplo, la formación cruzada de los empleados que muestran aptitudes para otras áreas de la empresa eleva a un empleado y aprovecha un recurso humano anteriormente infrautilizado. En el caso de los recursos físicos, podría tratarse de reducir los residuos modificando la producción para aprovechar mejor los materiales.

Previsión de recursos

Los gestores de proyectos suelen utilizar este método antes de iniciar una tarea para planificar el alcance de los recursos necesarios para completar un proyecto. Analizan todas las variables que intervienen en la utilización de sus recursos tangibles e intangibles. La previsión de recursos también permite a las empresas predecir los posibles riesgos y costes imprevistos de un proyecto.

Planificación de recursos

La planificación de recursos implica la creación de una guía paso a paso para ayudar a distribuir los recursos. Las empresas de múltiples sectores lo hacen con la ayuda de programas informáticos que permiten a los planificadores de recursos y a los gestores de proyectos introducir datos para elaborar informes digitales. Estos planes incluyen informes detallados de cada recurso necesario, cómo se utilizará el recurso y cómo se gestionará a lo largo de un proyecto.