¿Qué es un sistema de información de gestión?

La mayoría de las empresas modernas recopilan e interpretan grandes cantidades de datos para mejorar en diferentes áreas. Para organizar y hacer uso de estos datos, las empresas utilizan sistemas de información de gestión. Un sistema de información de gestión le permite organizar los datos de su empresa y generar informes que le ayuden a tomar decisiones empresariales más informadas y eficaces. En este artículo, analizamos qué son los sistemas de información de gestión, cómo ayudan y las formas en que se utilizan.

¿Qué es un sistema de información de gestión?

Un sistema de información de gestión, o MIS, es un campo basado en datos que se centra en la organización de los datos de una empresa y su uso para tomar decisiones informadas. Cuanto más complejas sean las operaciones de una empresa, más complejo será su SIG. Un SIG se utiliza para mejorar significativamente la eficiencia de la generación de informes y el análisis de datos, tomando la información recopilada por varios miembros del personal y almacenándola de manera uniforme y accesible.

Un sistema de información de gestión se utiliza para controlar los resultados en tiempo real, los cambios en la productividad a lo largo del tiempo e incluso para responder a preguntas o proporcionar datos como reacción a las necesidades actuales. Aunque es más probable que los profesionales que toman decisiones hagan uso de un SIG con regularidad, es habitual que la mayoría de los empleados proporcionen datos o accedan a informes desde un SIG. Los profesionales de TI suelen encargarse del mantenimiento de estos sistemas, ya que funcionan con tecnología en la nube.

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¿Por qué es importante un SIG en el trabajo?

La mayoría de las empresas utilizan sistemas de información de gestión, ya que pueden ayudar a interpretar grandes cantidades de datos para tomar decisiones informadas. Con un sistema de información de gestión que se encarga de la organización de la información, los profesionales pueden dedicar menos tiempo a reunir los datos que necesitan para tomar decisiones y más tiempo a ejecutar los planes.

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Beneficios de un SIG

La implantación de un SIG en su empresa puede tener muchos beneficios que mejoran el rendimiento, entre ellos

  • Resumen de las prestaciones: Una de las principales ventajas de un SIG es la posibilidad de recibir informes de rendimiento en tiempo real. Esto hace que una empresa sea más dinámica, ya que puede observar y responder rápidamente a las amenazas u oportunidades. Esto le permite minimizar o evitar la amenaza o maximizar el valor de una oportunidad. También se puede acceder fácilmente a los resultados y la producción a largo plazo, manteniendo a todos mejor informados sobre la eficacia de las operaciones de la empresa.
  • Analizar y evaluar: Incluso cuando una empresa funciona bien, es probable que haya formas de mejorar su rendimiento, ya sea haciendo que los procesos sean más eficientes o cambiando el enfoque hacia elementos más productivos. Con un SIG que organiza la información y genera informes, es más fácil identificar estas oportunidades y decidir los planes.
  • Comparar con las proyecciones: Establecer expectativas y hacer proyecciones es una tarea empresarial importante. Sin embargo, si no se rinden cuentas con respecto a estas proyecciones, su eficacia se reduce al mínimo. Con los informes que genera un SIG, se puede examinar la eficacia con la que el rendimiento se ajusta a las proyecciones. Esta es una parte vital de la gestión de las revisiones de rendimiento, tanto para la empresa como para un departamento o individuo. Unos informes más precisos permiten realizar mejores comparaciones y tomar mejores decisiones en el futuro.
  • Cambiar la asignación del trabajo: Utilizar el personal y los recursos de la forma más productiva posible es una parte fundamental del éxito de una empresa, y los sistemas de información de gestión son muy útiles para el proceso de asignación. Al acceder a los informes sobre las áreas de producción, puede identificar las partes de su empresa o incluso los empleados individuales que están rindiendo bien. Aumentando los recursos a las áreas fuertes y dando responsabilidades más importantes a los que mejor funcionan, puede mejorar los resultados generales.

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Evolución de los SIG

Aunque el SIG ha sido una parte importante del mundo laboral desde hace muchas décadas, los sistemas y las estructuras de datos utilizados han cambiado mucho en ese tiempo:

  • Grandes equipos: Los primeros ordenadores utilizados para el SIG eran grandes ordenadores centrales que se manejaban manualmente. Estos ordenadores centrales se basaban en tarjetas perforadas, y los operadores solían realizar varias solicitudes a la vez, para luego generar informes que se entregaban a los grupos que los solicitaban. Aunque esto puede parecer muy ineficiente en comparación con los sistemas modernos, en su momento supuso un importante impulso para la información empresarial.
  • Minicomputadoras: En la siguiente evolución del sistema de gestión de la información se sustituyó la operación con tarjetas perforadas por la introducción de datos a través de un terminal informático. Estos requerían operadores asignados que gestionaban las solicitudes de información, las introducían en los terminales y generaban informes que se entregaban a las personas que los solicitaban.
  • Ordenadores personales: Con la generalización del uso de los ordenadores personales, muchas empresas contaban con un sistema de información de gestión manejado por los empleados que necesitaban la información en su propio escritorio. Aunque este sistema era más eficiente, cada ordenador individual seguía utilizando su propio sistema y no podía conectarse con otros de la oficina, por lo que toda la información necesaria para la generación de un informe debía estar presente en el ordenador al que se accedía.
  • Redes cliente/servidor: Cuando todos los ordenadores de un lugar pueden conectarse a una red centralizada, la capacidad de compartir datos entre varios usuarios se hace mucho más eficiente. Cualquier ordenador de la red podía acceder a la información transferida desde un ordenador de la red al servidor central. Esto permitió un mejor acceso a la generación de informes en tiempo real y que todos los miembros del personal utilizaran los datos recopilados al generar informes, lo que dio lugar a datos más precisos.
  • Informática empresarial: A medida que la informática se convertía en una parte cada vez más importante de las operaciones empresariales en la mayoría de los campos profesionales, crecía la necesidad de una red más amplia. Con la informática empresarial, los ordenadores obtuvieron acceso a todos los servidores de una empresa, lo que supuso un avance aún mayor en la eficiencia de la generación de informes.
  • Computación en la nube: El último crecimiento de los sistemas de información de gestión es el resultado del almacenamiento de datos en la nube. Con el acceso en línea a los servidores, los clientes pueden conectarse a los servidores de una empresa para compartir información o generar informes incluso cuando están fuera de las instalaciones y no están conectados directamente a la red privada de la empresa. Se trata de un avance especialmente útil para campos como el de las ventas externas, en el que el mantenimiento de la comunicación con los servidores de la empresa mientras se mantienen reuniones con los clientes es ahora gestionado automáticamente por los dispositivos.

Tipos de informes del SIG

El objetivo principal de un SIG es organizar los datos de una empresa a partir de sus múltiples fuentes y luego utilizar esos datos para la generación de informes que guíen las decisiones futuras. Hay tres métodos principales de generación de informes utilizados en el SIG:

  • En tiempo real: Para reaccionar rápidamente a la información, un directivo necesita tener acceso a datos tan precisos y actualizados como sea posible. Muchos informes generados a través de MIS se realizan en tiempo real, de modo que el personal de una empresa puede conocer rápidamente el rendimiento actual. Esto permite reaccionar rápidamente a los aumentos o disminuciones del volumen de clientes, así como identificar cualquier indicador de problemas potenciales u oportunidades financieramente beneficiosas.
  • Programado: Crear un sistema de informes generados periódicamente en el mismo sistema de información es una forma excelente de que una empresa haga un seguimiento de los cambios. Por ejemplo, una empresa de accesorios informáticos puede generar informes de ventas mensuales o semanales para controlar el rendimiento del equipo de ventas y de los distintos productos. Estos informes son elaborados automáticamente por el SIG en el intervalo determinado, lo que permite un análisis de datos mucho más eficaz.
  • Ad hoc: A veces, una empresa tendrá la necesidad de un informe que no se está siguiendo en tiempo real o que no se genera de forma programada. Cuando esto ocurre, se genera un nuevo informe ad hoc para transmitir información importante. Si este nuevo estilo de informe resulta útil en un método en el que podría aplicarse de nuevo en el futuro, es posible convertirlo en un nuevo informe en tiempo real o programado en el futuro.

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