Guía completa sobre la gestión del ciclo de ingresos

Cuando los proveedores de servicios sanitarios cobran a los pacientes por sus servicios médicos y clínicos, están participando en un proceso denominado gestión del ciclo de ingresos. La gestión del ciclo de ingresos es un aspecto fundamental del sistema sanitario que garantiza que los pacientes puedan acceder a la atención que necesitan y que los proveedores puedan recibir una compensación por su tiempo y recursos. Entender qué es la gestión del ciclo de ingresos y cómo funciona es importante para cualquier persona interesada en trabajar en el sector sanitario, independientemente de su función.

En este artículo, exploramos los beneficios de la gestión del ciclo de ingresos sanitarios y le guiamos a través de cada paso del ciclo.

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¿Qué es la gestión del ciclo de ingresos?

La gestión del ciclo de ingresos es un concepto en el ámbito de la sanidad que describe cómo los proveedores de servicios sanitarios cobran a los pacientes y recaudan el pago por sus servicios. Comienza cuando el paciente pide una cita y termina cuando él, una aseguradora u otro pagador resuelven su saldo pendiente. El ciclo de ingresos de la sanidad consiste en los pasos administrativos relacionados con el proceso de pago, que reflejan la experiencia del paciente en su recorrido por el sistema sanitario. La gestión del ciclo de ingresos se refiere a la forma en que los proveedores sanitarios controlan los pasos y todas las operaciones relacionadas con el seguimiento del estado de pago de un paciente.

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¿Cuáles son los beneficios de la gestión del ciclo de ingresos?

La gestión del ciclo de ingresos es esencial para garantizar la estabilidad financiera de los proveedores de servicios sanitarios y conciliar las cuentas de los pacientes. El sistema de seguros, la necesidad de servicios médicos de urgencia y otras variables hacen que el ciclo de ingresos de la sanidad sea muy complejo, y la gestión del ciclo de ingresos es la forma principal de navegar por cada paso y asegurar los pagos. Los procesos de gestión del ciclo de ingresos tienen una serie de beneficios que incluyen

Eficiencia

Muchas herramientas de gestión del ciclo de ingresos automatizan las prácticas administrativas y ofrecen a los pacientes opciones de autoservicio que ahorran tiempo en tareas administrativas. Esto incluye recordatorios automáticos sobre citas, pagos y actualizaciones de seguros que ayudan a reducir la pérdida de tiempo de los profesionales médicos. Los pasos estandarizados de la gestión del ciclo de ingresos proporcionan un camino claro para procesar las cuentas de los pacientes, lo que mejora la eficiencia general tanto para los proveedores de atención médica como para sus pacientes.

Seguimiento de datos

Dado que la gestión del ciclo de ingresos implica el seguimiento del ciclo de vida de un paciente a medida que recibe y paga los servicios, el proceso recopila grandes volúmenes de datos sobre los cargos iniciales, las citas, las reclamaciones de seguros, las denegaciones, las tasas de pago y mucho más. Cuando los proveedores tienen la posibilidad de acceder a los datos sobre el ciclo de ingresos, pueden analizar patrones y encontrar formas de optimizar sus procedimientos.

Mejora de la comunicación

La gestión del ciclo de ingresos facilita a los proveedores de servicios sanitarios la comunicación con los pacientes sobre el estado de sus pagos y reclamaciones. Cuando los pacientes son conscientes de su propia posición dentro del ciclo de ingresos, les permite estar más preparados para los aspectos financieros de una visita clínica o de los procedimientos médicos. Los pacientes pueden acceder a su propia información y sus profesionales sanitarios pueden darles consejos pertinentes y transparentes sobre cómo pasar a la siguiente fase del ciclo.

Mejores prácticas de reembolso

Determinar la elegibilidad de un paciente para la cobertura del seguro y procesar los reembolsos son partes fundamentales del proceso de gestión del ciclo de ingresos. Una buena gestión del ciclo de ingresos ayuda a los pacientes y a las aseguradoras a obtener el reembolso de sus gastos en el momento oportuno, lo que ayuda a los pacientes a acceder a la asistencia sanitaria en el futuro y da a los proveedores confianza en su estabilidad financiera.

Limitar los errores

El proceso de gestión del ciclo de ingresos ofrece múltiples oportunidades para corregir errores tipográficos y de otro tipo en los registros de un paciente. A medida que el paciente pasa de una parte del ciclo de ingresos a otra, podrá confirmar su información y alertar a otros si algo es incorrecto. Identificar y corregir rápidamente los errores es fundamental para garantizar que no haya problemas administrativos que puedan causar retrasos en el tratamiento del paciente.

Menor índice de morosidad

Cuando los pacientes pueden acceder fácilmente a sus cuentas sanitarias y realizar pagos basados en facturas bien documentadas, les resulta más fácil liquidar su saldo pendiente a tiempo. La gestión del ciclo de ingresos involucra estrechamente a los pacientes con el proceso de facturación y les da diferentes opciones para pagar su saldo de una manera que funciona tanto para el paciente como para el proveedor de servicios sanitarios.

Aumento del flujo de caja

La gestión del ciclo de ingresos ayuda a los pacientes y a las aseguradoras a pagar sus facturas a tiempo, proporcionando a los proveedores sanitarios una fuente fiable de flujo de caja. Los proveedores sanitarios utilizan herramientas de gestión del ciclo de ingresos para anticiparse a los pagos y planificar sus compromisos financieros en función de los pagos previstos y los índices de cobro. Esto garantiza que las instituciones médicas puedan pedir suministros, contratar empleados y seguir siendo viables desde el punto de vista financiero mientras gestionan la deuda de las aseguradoras y los pacientes a través del proceso de gestión del ciclo de ingresos. Las herramientas de gestión del ciclo de ingresos también ofrecen a los proveedores la posibilidad de analizar las áreas de despilfarro financiero para mejorar sus sistemas y captar más ingresos.

Elementos de la gestión del ciclo de ingresos

Los proveedores de servicios sanitarios utilizan diferentes sistemas para gestionar su ciclo de ingresos, pero tienen los mismos pasos básicos para guiar al paciente desde su primera cita hasta el pago de su factura final. Los elementos clave de la gestión del ciclo de ingresos son

Programar citas

El inicio del ciclo de ingresos se produce cuando los pacientes programan una cita para acceder a la asistencia sanitaria. Cuando el paciente se pone en contacto con un proveedor de servicios sanitarios para reservar tiempo para una revisión, un tratamiento o una consulta, el proveedor indica su cita en un sistema de gestión del ciclo de ingresos. Aunque los servicios adicionales, las pruebas de laboratorio y otras variables pueden suponer costes adicionales, el precio de la cita inicial es la primera indicación de que el proveedor puede esperar el pago por su tiempo y servicios. Una programación eficiente es esencial para reducir las cancelaciones o las ausencias, garantizando que cada franja horaria reservada se correlacione realmente con el pago de un paciente o una aseguradora.

Registro

Después de la programación, los pacientes pasan por la fase de preinscripción y registro de la gestión del ciclo de ingresos. Se trata del proceso de recopilación de toda la información relevante sobre el paciente, incluidos sus datos demográficos, su historial médico y la información del seguro. El prerregistro se produce cuando el paciente proporciona la información inicial antes de acudir a la consulta del profesional sanitario. El registro se refiere a todos los detalles adicionales que una oficina médica recoge para crear una cuenta de paciente y conectar su información con un número de registro. El registro correcto de un paciente en un sistema de gestión del ciclo de ingresos es lo que permite procesar y aprobar todos los cargos futuros.

Elegibilidad

Una vez que un proveedor de servicios sanitarios tiene acceso a la información de registro de un paciente, puede comprobar si éste cumple los requisitos para recibir cobertura de seguro, exenciones de pago, programas comunitarios y otras fuentes de ayuda para el pago. Los proveedores de servicios sanitarios se esfuerzan por confirmar la elegibilidad lo antes posible para que el paciente sea consciente de toda la carga financiera de sus servicios. La precisión es especialmente importante en esta fase, ya que una confirmación inicial de elegibilidad podría ser revocada posteriormente si la información fuera incorrecta o incompleta. Los proveedores de servicios sanitarios determinan si el paciente tiene cobertura, cuántas visitas están cubiertas y cuánto deberá el paciente después de las contribuciones de la aseguradora.

Revisión de la utilización

A menudo combinada con la fase de elegibilidad, la revisión de la utilización es el proceso de determinar qué servicios sanitarios son esenciales para el bienestar de un paciente. Las aseguradoras y los proveedores de asistencia sanitaria entienden que tienen recursos limitados y necesitan asegurarse de que la atención médica se utiliza de forma adecuada. Las compañías de seguros y el personal médico realizan una revisión de la utilización para confirmar que un paciente no sólo tiene derecho a la cobertura del seguro, sino que necesita el procedimiento o tratamiento que solicita. Una revisión de utilización utiliza directrices clínicas basadas en datos para establecer qué tipo de atención es necesaria para un paciente, normalmente antes de la cita.

Pago inicial

Los pacientes suelen pagar por adelantado sus gastos sanitarios para que luego se les reembolse, o pagan un copago al inicio de su cita. Los pagos iniciales que cobra un proveedor suelen ser el primer lugar del ciclo de ingresos en el que se intercambia dinero por los servicios. Este paso implica la recopilación de información financiera y el procesamiento de las transacciones. Los proveedores de servicios sanitarios se esfuerzan por recaudar la mayor cantidad posible de pagos por adelantado, de modo que puedan limitar la posibilidad de que se produzcan impagos o de que se produzca una morosidad en la cuenta. Son responsables de registrar los pagos iniciales de los pacientes en sus cuentas para hacer un seguimiento de sus contribuciones a lo largo del tiempo y evitar el cobro excesivo.

Describir los gastos

Después de que el paciente se reúna con su proveedor de atención médica, éste debe describir el tratamiento que recibió el paciente y traducirlo en cargos. Este es el mismo concepto básico que el de un minorista que proporciona a un cliente una factura detallada, explicando cuánto cuesta cada servicio.

También conocida como captura de cargos, esta fase es esencial para que tanto el proveedor de servicios sanitarios como el paciente dispongan de registros precisos y transparentes sobre el motivo por el que una visita ha costado una determinada cantidad. Los profesionales sanitarios utilizan las notas de la historia clínica del paciente para describir todo el encuentro, incluida la duración y el tipo de visita, los procedimientos realizados y los medicamentos recetados.

Codificación médica

Para procesar una reclamación al seguro después de registrar los cargos en la cuenta de un paciente, los profesionales sanitarios utilizan la codificación médica para convertir el resumen de la visita en un documento de facturación y seguro. Los codificadores médicos interpretan el expediente de un paciente asignando códigos a cada tipo de procedimiento. Estos códigos existen para que las aseguradoras puedan procesar en sus sistemas los distintos tipos de tratamientos sanitarios. La codificación médica ayuda a volver a verificar la elegibilidad del paciente, a evitar las denegaciones y, en general, a acelerar el proceso de revisión de una reclamación por parte de la aseguradora.

Presentación de reclamaciones

A continuación, el proveedor de servicios sanitarios o el paciente envían su información codificada a una aseguradora, iniciando un nuevo expediente. Este proceso administrativo conecta la documentación del profesional sanitario con la información de la aseguradora sobre el paciente. Las reclamaciones de seguros deben tener el formato adecuado y cumplir los requisitos de la aseguradora para ser aprobadas, incluso si se ha confirmado previamente la elegibilidad, por lo que la precisión y la organización son vitales. Los proveedores y los pacientes confían en los sistemas de gestión del ciclo de ingresos para que les informen de cuándo pueden esperar una aprobación o un pago después de abrir una reclamación.

Procesamiento de remesas

La remesa es el dinero real que una aseguradora envía a un proveedor de servicios sanitarios una vez que aprueba su reclamación. La aseguradora envía un extracto de la remesa al proveedor en el que se explica el importe de un gasto que ha cubierto y el motivo por el que lo ha hecho. Los proveedores de servicios sanitarios guardan la información del procesamiento de remesas en sus sistemas como forma de conciliar las cuentas de los pacientes y calcular el saldo de su cuenta antes de enviar la factura final.

Seguimiento de terceros

Si una aseguradora no responde a una reclamación o se retrasa en el pago, el proveedor de servicios sanitarios debe hacer un seguimiento para cobrar el pago. Cuando las reclamaciones se aprueban pero un tercero pagador no ha enviado los pagos, el proveedor debe ser capaz de identificar esta discrepancia y hacer efectivo el cobro. El seguimiento de terceros también puede implicar preguntar por qué se denegó una reclamación si el paciente tenía derecho a la cobertura, luchar contra la denegación y buscar el pago.

Cobros de pacientes

Por último, los proveedores de servicios sanitarios cobran las cuentas de los pacientes e intentan cobrar el pago a través de portales online, correo, transacciones telefónicas o, eventualmente, vendiendo la deuda médica a una agencia de cobros. Esto puede implicar el desarrollo de planes de pago, la búsqueda de descuentos para que los pagos sean manejables o el cargo de un crédito en la cuenta del paciente mientras sigue recibiendo atención. Cada proveedor de servicios sanitarios tiene sus propias políticas para cobrar a los pacientes, actualizar su cuenta para eliminar los cargos y enviar los recibos de pago.

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¿Cómo funciona el software de gestión del ciclo de ingresos?

Muchos proveedores de servicios sanitarios utilizan el software de gestión del ciclo de ingresos para hacer un seguimiento de todos los datos y pasos que intervienen en la experiencia sanitaria del paciente. Los proveedores sanitarios utilizan el software como infraestructura para acceder a los datos de los pacientes y permitirles interactuar con su cuenta. Funciona recopilando características de cada elemento del ciclo de ingresos en un sistema central. El software de gestión del ciclo de ingresos suele tener estas funciones:

  • Recordatorio automático de citas
  • Módulos de formación para empleados
  • Abordaje de pacientes
  • Validación del seguro
  • Seguimiento de las reclamaciones
  • Informes de rendimiento
  • Notificación de rechazo
  • Transacciones de pago en línea
  • Seguimiento del cumplimiento

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