¿Qué es la gestión del conocimiento y por qué es importante?

La gestión del conocimiento es un sistema que permite comunicar información vital dentro de una empresa u organización. Cuando la gestión del conocimiento es eficaz, puede ayudar a las personas a encontrar la información que necesitan con mayor rapidez y, por tanto, a aumentar la productividad. En este artículo, explicamos qué es la gestión del conocimiento, por qué es importante y repasamos las ventajas de una gestión del conocimiento eficaz.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento (GC) es cualquier sistema desarrollado que ayuda a las personas de una empresa u organización a crear, distribuir, acceder y actualizar los conocimientos y la información relacionados con la empresa y sus responsabilidades. Algunos tipos de sistemas de gestión del conocimiento son:

Documentos escritos

Los formularios rellenados por los pacientes o las enfermeras que proporcionan a los médicos el historial de salud del paciente, sus preocupaciones sanitarias, ayudan a diagnosticar a los pacientes o sirven para comunicarse con otros proveedores de atención sanitaria y médicos son ejemplos de sistemas de intercambio de documentos escritos que pueden servir como medio de comunicación.

Programas de formación y de formación cruzada

Los programas que proporcionan experiencia de seguimiento, formación o relaciones de tutoría son formas de gestión del conocimiento. Este método, a menudo implantado en el sistema educativo, en el campo de la medicina y por muchos ingenieros, permite a los empleados y profesionales adquirir conocimientos y experiencia empresarial observando a otros que son expertos en su trabajo. Ofrece a los individuos la posibilidad de establecer relaciones y redes con personas de su sector.

Herramientas de la red social

Estas herramientas permiten a las personas comunicarse y colaborar en proyectos en un espacio común. Además, sirven como recurso para almacenar comunicaciones anteriores y acceder a ellas para consultarlas más adelante si es necesario.

Sistemas de gestión de contenidos

Los sistemas de gestión de contenidos (CMS) permiten a los grupos crear, acceder, publicar, editar y compartir información en una red de comunicación restringida o privada, una intranet.

Sistemas de gestión de documentos

Los sistemas de gestión de documentos permiten a los usuarios almacenar, compartir, etiquetar y, a veces, modificar documentos en función de los permisos de acceso. Esta forma de gestión del conocimiento puede facilitar a los usuarios el descubrimiento y el acceso a la información.

Chatbots

Un chatbot es un programa informático creado para trabajar sin un operador humano y que permite la interacción entre humanos y máquinas. Los chatbots utilizan el aprendizaje automático para ofrecer a los empleados respuestas a preguntas planteadas en lenguaje natural. Proporcionan una fuente primaria de información instantánea al hacer la búsqueda por los empleados y aliviar el estrés de tener que buscar en un CMS o sistema de documentos.

Grupo de trabajo

Los sistemas de trabajo en grupo facilitan la colaboración entre los empleados al permitirles compartir información en calendarios o transmitir mensajes en tiempo real.

Orígenes de la gestión del conocimiento

El término contemporáneo de gestión del conocimiento surgió primero dentro de la comunidad de gestión y luego maduró hasta convertirse en lo que vemos hoy. A finales de la década de 1980, las organizaciones de consultoría de gestión evaluaron y se dieron cuenta rápidamente del potencial de las intranets a medida que Internet ganaba popularidad y exposición. Mientras creaban herramientas y utilizaban técnicas, como los cuadros de mando y otros sistemas, para gestionar su propia información, reconocieron que se había creado un nuevo producto — beneficioso también para otras organizaciones. A principios de la década de 1990, se acuñó el término «gestión del conocimiento» y se lanzó en una conferencia en Boston.

Etapas de la gestión del conocimiento

Las etapas básicas de la gestión del conocimiento son las siguientes :

1. Gestión de la información

Impulsada inicialmente por la tecnología de la información y por el reconocimiento del conocimiento y la información como capital que puede conducir al crecimiento y la mejora, la gestión del conocimiento es una base de intercambio de información. Se trata de un método para aprovechar la experiencia de los demás y utilizarla para un bien mayor.

2. Desarrollo de los recursos humanos

Al reconocer que los individuos podían aprender unos de otros y que este proceso podía tener un impacto positivo en la cultura corporativa, la gestión del conocimiento evolucionó hasta convertirse en un medio de desarrollo profesional. El componente humano de la transferencia de conocimientos e información fue reconocido, aprovechado e implementado como elemento central de la gestión del conocimiento.

3. Función organizativa

La voluntad de compartir e intercambiar información ha llevado a la necesidad de acceder a ella fácilmente. Para que el contenido tenga un valor real, hay que ponerlo en práctica y analizarlo, y su organización debe estar a disposición de departamentos, empresas y corporaciones enteras.

4. Desarrollo integral

La última etapa en la evolución de la gestión del conocimiento es la toma de conciencia de que la gestión del conocimiento es fundamental para el desarrollo integral. El reconocimiento de que la información y el contenido están siempre cambiando para funcionar mejor para la organización y seguir teniendo un valor sustancial para los miembros.

¿Por qué es importante la gestión del conocimiento en el trabajo?

La gestión del conocimiento es importante porque favorece el intercambio constante de datos entre todos los usuarios de una empresa u organización y hace hincapié en la importancia del aprendizaje. Compartir los datos o la información se convierte en un objetivo primordial y permite la innovación o el cambio de cultura de la empresa cuando es necesario. Los conocimientos y la experiencia que posee la dirección son fácilmente accesibles para los empleados y crean un entorno de trabajo positivo y propicio. La gestión eficaz del conocimiento apoya la creación, la difusión y la utilización del conocimiento para ayudar a alcanzar los objetivos y las metas de una organización. La gestión del conocimiento es importante en el lugar de trabajo por las siguientes razones:

Proporciona información a la dirección

Los datos pueden proporcionar a la dirección información que ayude a tomar importantes decisiones estructurales y de procedimiento. La gestión del conocimiento facilita la toma de decisiones con conocimiento de causa y puede incluso ayudar a los dirigentes de diferentes secciones de la misma empresa a compartir información o experiencias para aprender unos de otros y revelar los puntos fuertes de la organización.

Permite un proceso de evaluación orgánico

La facilidad para compartir información crea un entorno de trabajo centrado en el conocimiento, el aprendizaje y el proceso de autoevaluación. Permite a los trabajadores centrarse en la mejora del rendimiento individual para mejorar el éxito de la empresa o del negocio. La gestión del conocimiento hace hincapié en el aprendizaje a partir de la experiencia apoyando el intercambio de información y creando una forma fácil de acceder a los empleados con experiencia y de consultar sus conocimientos. Éstos se sienten reconocidos y están motivados para guiar a otros compartiendo sus experiencias. Esto permite una transferencia orgánica de datos y ofrece oportunidades de desarrollo profesional a los empleados con un coste mínimo o nulo para la empresa. Además, la gestión del conocimiento aprovecha los puntos fuertes individuales y únicos al proporcionar a los empleados la información que necesitan para realizar su trabajo de forma satisfactoria.

Fomenta y permite el trabajo en equipo

Dado que la información y los conocimientos se comparten activamente a través de los sistemas de gestión del conocimiento, se fomenta la innovación. Las personas pueden participar en un diálogo relevante sobre su trabajo, compartir experiencias, reflexionar sobre su aprendizaje y, en última instancia, producir ideas que ayuden a estimular el cambio de la cultura y a mejorar el lugar de trabajo.

Relacionado: Cómo comunicarse mejor con los compañeros de trabajo

Beneficios de una gestión eficaz del conocimiento

Las ventajas de la gestión del conocimiento para usted y su empresa pueden ser de gran alcance. Algunas de las ventajas fundamentales de una gestión eficaz del conocimiento son:

Mejora la eficacia de la organización

A través del intercambio eficaz de información crucial, las organizaciones pueden ayudar a aumentar la productividad de los empleados, aumentando así la productividad general de la empresa.

Crea una solución de problemas eficaz

Al centrarse en la transmisión de la información, los empleados se centran más en trabajar por los objetivos y metas generales de la empresa y utilizan el tiempo de forma más eficaz buscando soluciones o completando tareas en lugar de buscar información y herramientas para ser eficaces.

Se centra en el desarrollo de los empleados

Centrarse en proporcionar a los empleados la información que necesitan les demuestra que usted valora su aportación y su tiempo. Se les valora por sus contribuciones y se les da la oportunidad de perfeccionar sus habilidades mediante el intercambio de información.

Comparte la experiencia

Los empleados con experiencia tienen voz para ayudar a los demás y, por lo tanto, tienen un gran interés en el éxito de la empresa. Al ser considerados como expertos en su sector, desarrollan relaciones, tutorías y comparten los conocimientos que han adquirido de una forma significativa que valora y refuerza su importancia para la empresa u organización.

Aumentar la moral de los empleados

Reconocer las contribuciones de los empleados al éxito general de la empresa motiva a los empleados a compartir y reutilizar los conocimientos que tienen. Alinea los objetivos profesionales individuales con los de la empresa y crea una cultura corporativa en la que el conocimiento se comparte libremente entre los empleados y la dirección.

Objetivos de la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento pretende facilitar el intercambio, la difusión y la localización de información valiosa para utilizarla con eficacia y eficiencia. Sus objetivos son:

  • Comunicación abierta: Dentro de una empresa u organización, la gestión del conocimiento crea un sistema en el que la información valiosa se almacena, se comparte, se comunica y se crea entre los miembros. Esta comunicación abierta ayuda a impulsar la organización hacia adelante al proporcionar valiosos activos de conocimiento a los miembros.
  • Facilidad para tomar decisiones: El uso abierto de la información ayuda a tomar mejores decisiones al dotar a los empleados y a los directivos de las herramientas y la formación necesarias para establecer una conciencia de la situación.
  • Recoger y conectar: La gestión del conocimiento capta la experiencia dentro de una empresa y conecta a las personas para que compartan el conocimiento y lo utilicen mejor.

Ejemplos de gestión del conocimiento

Estos son algunos ejemplos básicos de gestión del conocimiento:

  • Base de datos de opiniones: Este tipo de base de datos permite que los clientes o empleados dejen sus comentarios para que los departamentos de investigación y desarrollo ayuden a interpretar la información compartida.
  • Investigar archivos: Especialmente útiles en el desarrollo de un nuevo producto, estos archivos se crean con una investigación crucial sobre los competidores y con la aportación de grupos de discusión sobre las necesidades de una base de clientes.
  • Archivos de proyecto compartidos: Esto permite a todos los miembros de un equipo trabajar en un documento compartido y ver y hacer cambios, incluso desde diferentes lugares. Se trata de un documento vivo que permite colaborar en un proyecto.

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