La Reserva de Inventario en la Contabilidad: Definición y Funcionamiento

Al crear los balances, los contables incluyen el inventario para estimar los ingresos y crear informes financieros equilibrados. Se crea un asiento contable conocido como reserva de inventario como parte de un balance para registrar las pérdidas de ingresos previstas por el inventario no vendido. Es importante entender las reservas de inventario ya que son una estrategia contable que puede aplicar a su empresa.

En este artículo, definimos qué es la reserva de existencias en contabilidad, explicamos cómo se aplican los principios contables generalmente aceptados (PCGA) a la reserva de existencias y ofrecemos un ejemplo de cómo las empresas utilizan la reserva de existencias.

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¿Qué es la reserva de inventario en contabilidad?

Cuando las empresas saben qué cantidad de su inventario quedará sin vender, introducen en su balance una cantidad que representa ese inventario. Por ejemplo, una tienda de ropa puede no vender todos sus trajes de baño antes del final del verano, o una tienda de comestibles puede dejar sin vender productos que se estropean antes de poder venderlos. Registran las existencias estimadas no vendidas como un saldo negativo en el balance. Al estimar la cantidad de existencias no vendidas, las empresas pueden tener una idea más precisa del valor de sus activos.

Los contables consideran el inventario como un activo en su balance. Un activo es cualquier artículo o recurso que una empresa posee y que tiene el potencial de generar valor económico, como los ingresos. Las existencias responden a esta definición de activo, y los buenos principios contables exigen que las empresas declaren sus activos lo más cerca posible de su valor real. Para calcular el valor neto de su inventario, las empresas deben tener en cuenta las pérdidas de inventario como parte de su estimación.

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¿Qué es la GAAP?

Los PCGA, o principios contables generalmente aceptados, son el conjunto de principios, normas y procedimientos que establece el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera. Los contables de las empresas públicas utilizan los PCGA al elaborar sus estados financieros para garantizar la exactitud, la exhaustividad y la coherencia en diversos sectores. Los PCGA normalizan los métodos, definiciones e hipótesis que utilizan los contables de todos los sectores. Esta normativa facilita a los inversores la comparación de los estados financieros entre empresas. Los PCGA regulan a los contables basándose en 10 conceptos generales:

  • Principio de regularidad: Este principio garantiza que los contables cumplan con las reglas, reglamentos y normas de la GAAP&apos.

  • Principio de coherencia: Los contables aplican normas coherentes en todos los aspectos de su proceso de elaboración de informes y revelan su justificación para cualquier cambio o actualización que hayan hecho de estas normas como parte de sus informes.

  • Principio de sinceridad Este principio requiere que los contables proporcionen informes precisos e imparciales que muestren la situación financiera de su empresa.

  • Principio de permanencia y métodos: Los PCGA esperan que los contables utilicen procedimientos coherentes para presentar la información financiera.

  • Principio de no compensación: Las empresas informan de sus estados financieros con total transparencia, incluyendo los datos positivos y negativos sin la expectativa de compensación de la deuda.

  • Principio de prudencia: Este principio hace hincapié en la presentación de datos basados en hechos en la medida de lo posible. Los contables minimizan la especulación y utilizan los datos de informes anteriores para predecir futuras tendencias financieras.

  • Principio de continuidad: El principio de continuidad supone que la empresa sigue funcionando. Requiere que los contables valoren los activos basándose en este supuesto.

  • Principio de periodicidad: Los PCGA esperan que las empresas distribuyan los asientos de los informes dentro del marco temporal apropiado. Por ejemplo, los contables informan de los ingresos dentro de su período contable correspondiente.

  • Principio de materialidad: Basándose en el principio de materialidad, los contables revelan completamente toda la información contable cuando elaboran informes financieros.

  • Principio de máxima buena fe: Por último, este principio funciona bajo el supuesto de que todas las partes son honestas en sus transacciones.

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¿Cómo se aplica la GAAP a la reserva de existencias?

Los contables aplican los PCGA a las reservas de inventario para poder ofrecer estimaciones precisas de sus activos en sus balances. Dado que las reservas de inventario son estimaciones y no registros definitivos de las pérdidas reales, los contables deben tener cuidado con los métodos que utilizan para calcular las reservas de inventario para asegurarse de que siguen las directrices de los PCGA. Los dos métodos más utilizados por los contables para calcular las reservas de existencias son el de mercado y el de coste. Sin embargo, dado que las normas GAAP cambian con el tiempo, los contables pueden seguir utilizando su criterio personal para determinar el método más preciso para calcular el valor de sus activos.

Estos son los dos enfoques principales para calcular el valor de los activos para la reserva de inventario:

Enfoque de valor de mercado

El enfoque del valor de mercado calcula el valor de los activos comparando el valor de activos similares en transacciones recientes para llegar a una estimación de cuánto vale un activo en el mercado. Este enfoque depende de la cantidad de datos disponibles públicamente sobre el valor de activos similares a los que su empresa posee y necesita calcular. Dado que es poco probable que sus activos sean idénticos a los activos con los que los compara, tendrá que hacer algunas estimaciones sobre el valor real de sus activos cuando utilice este método.

Este método puede ser menos práctico si hay pocos datos para comparar con el valor de sus activos. Sin embargo, cuando esta información está disponible, puede reducir el número de suposiciones subjetivas que tiene que hacer sobre el valor de un artículo.

Enfoque de costes

El enfoque del coste utiliza como valor el coste del artículo en el momento de su compra. Aunque esto proporciona una estimación directa del valor del artículo, las condiciones cambiantes del mercado pueden afectar al valor del artículo en el mercado en un momento determinado. Por ejemplo, si la empresa compró un activo por 25 dólares, pero las condiciones del mercado cambian y reducen el valor de ese activo a 15 dólares, el coste original del activo para su empresa puede no reflejar con exactitud su valor de mercado. La pérdida de valor se contabiliza registrándola como una entrada en el balance.

Al calcular la reserva de existencias, los PCGA exigen que los contables utilicen la cifra más baja producida por estos dos métodos. Los PCGA también exigen que los contables informen de los costes de reposición si el valor de mercado de un activo difiere de su valor de reposición.

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Ejemplo de utilización de la reserva de existencias

He aquí un ejemplo de escenario en el que una empresa utiliza una reserva de inventario en su contabilidad:

Horizon International prevé una reserva de inventario del 1% basándose en los datos proporcionados por los informes financieros anteriores que hacen un seguimiento de sus pérdidas de inventario en los últimos 10 años. Tienen un valor de 400.000 dólares de inventario y enumeran el inventario bruto como un activo con un valor de 400.000 dólares, con un saldo negativo de 4.000 dólares registrado para su reserva de inventario. El saldo negativo de 4.000 dólares representa el 1% de los 400.000 dólares de existencias que Horizon International prevé perder. En el balance, el contable registra su valor neto de inventario previsto como 396.000 dólares, que es el valor bruto inicial de 400.000 dólares del inventario menos los 4.000 dólares de la mercancía perdida.

Dado que la reserva de existencias representa una predicción, el contable no puede registrar ningún detalle específico sobre la pérdida de existencias. La reserva de existencias simplemente ofrece un valor anticipado para ayudar a la empresa a completar su balance.