Comprender a los administradores de terceros (TPA)

Muchas empresas tienen sistemas administrativos complejos que requieren un alto nivel de coordinación, planificación y supervisión. Poder externalizar las tareas administrativas a otra empresa puede ayudar a las empresas a gestionar las responsabilidades dentro de la organización y garantizar que cumplen las normas reglamentarias de documentación y archivo. Conocidas como administradores externos, estas empresas externas proporcionan un apoyo esencial en varios sectores importantes.

En este artículo, explicamos qué son los administradores de terceros, qué funciones cumplen y cómo trabajan en un entorno empresarial.

¿Qué es un TPA?

Un administrador externo, también conocido como TPA, es una empresa especializada en operaciones administrativas para otras empresas. Los TPA son especialmente comunes en el sector de los seguros, pero cualquier empresa puede contratar a un TPA para que se encargue de sus servicios administrativos. Las empresas subcontratan sus reclamaciones e interacciones con los clientes al TPA, que se encarga de todo el proceso de recopilación de información, almacenamiento de documentación y realización de cambios en las cuentas de los clientes. Los TPA disponen de una amplia infraestructura de documentación y procesamiento de siniestros que les permite gestionar grandes volúmenes de solicitudes de sus clientes.

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¿Qué hacen los administradores de terceros?

Los administradores externos ofrecen muchos servicios diferentes a los clientes para ayudarles a supervisar sus operaciones administrativas. Algunas de las funciones más comunes que los TPAs desempeñan para sus clientes son:

Suscripción

Cuando una empresa recibe una solicitud para un préstamo o una póliza de seguro, puede hacer que un TPA se encargue del proceso de suscripción. Esto implica la revisión de la solicitud, la recopilación de información sobre el nivel de riesgo de los solicitantes y la formulación de una recomendación para aprobar o denegar el préstamo.

Inscripción

Los TPAs ayudan a sus clientes a procesar el papeleo cuando se inscriben nuevos participantes en un plan de beneficios o de seguros. Crean nuevas cuentas, introducen la información con precisión, hacen un seguimiento del proceso de inicio de las prestaciones y ayudan a los participantes a acceder a la información sobre sus prestaciones.

Tramitación de siniestros

Cuando alguien presenta una reclamación de seguro o de prestaciones, un TPA suele encargarse de todo el proceso de revisión de la reclamación, recopilación de pruebas, ajuste de los importes de pago y distribución de las prestaciones. Actualizan las cuentas de los clientes en cada paso y almacenan los documentos y comunicaciones correspondientes a cada reclamación.

Gestión de proveedores

Algunos TPA ayudan a coordinar los servicios y productos de proveedores esenciales para sus clientes. Esto incluye la administración de contratos, la gestión de facturas y la búsqueda de nuevos proveedores.

Servicio de atención al cliente

Los TPA también pueden actuar como punto de contacto para los clientes de una empresa, especialmente en lo que se refiere a preguntas sobre sus planes de seguros. Proporcionan orientación personalizada a los clientes que intentan acceder a la información administrativa y completar otras tareas básicas. Las empresas pueden enviar los tickets de atención al cliente a un TPA, que utiliza procesos de resolución de problemas racionalizados para responder a las preguntas sin sobrecargar los recursos de la empresa principal.

Contabilidad forense

Las empresas pueden contratar a los TPA para que realicen tareas de contabilidad forense con el fin de identificar cualquier mala conducta financiera en una organización. Esto implica la revisión de extractos bancarios, libros de contabilidad y otros documentos financieros para buscar cualquier discrepancia o error administrativo. Los TPA actúan como una tercera parte neutral que puede identificar las finanzas mal gestionadas e instituir controles administrativos para evitar futuros abusos.

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Auditorías de beneficios

Los TPA llevan a cabo auditorías de beneficios para las empresas con el fin de garantizar que sus empleados utilicen adecuadamente los planes de beneficios de la empresa. Esto puede abarcar todo tipo de beneficios, como las políticas de tiempo libre remunerado, las reclamaciones de indemnización de los trabajadores o el reembolso del empleador. El TPA revisa periódicamente las solicitudes de prestaciones y documenta la información sobre los índices de uso para ayudar a las empresas a optimizar sus planes de prestaciones.

Planificación de la respuesta a emergencias

Algunos TPA ofrecen servicios de planificación de respuesta a emergencias, en los que utilizan estrategias de evaluación de riesgos y mejores prácticas administrativas para desarrollar procedimientos personalizados de la empresa para posibles emergencias. Crean información que las empresas pueden compartir con sus empleados sobre cómo comportarse en caso de emergencia y ayudan en cuestiones de responsabilidad de la empresa si se produce un incidente.

Gestión de cuentas y distribución de fondos

Cuando un plan de seguros paga un siniestro, el TPA actualiza la cuenta del beneficiario y distribuye sus fondos. Envían cheques, transfieren dinero a través de transacciones virtuales y elaboran estados de cuenta tanto para la aseguradora como para el cliente.

Otras tareas administrativas

Los TPAs pueden realizar otras tareas administrativas dependiendo del alcance de su negocio y de los tipos de clientes a los que sirven. Los servicios del TPA pueden ir desde simples operaciones administrativas, como la introducción de datos, hasta procesos más complejos, como el control de calidad o la presentación de informes federales.

¿Cómo funciona un TPA?

Los TPAs trabajan aceptando información de sus clientes, procesándola y enviando los resultados a los clientes. Los TPA pueden tener sus propios portales de clientes que proporcionan al cliente cuando éste contrata sus servicios. Supervisan el proceso de realización de tareas administrativas para los clientes de una empresa y eliminan la necesidad de que sus clientes actúen como enlace.

Las empresas que contratan a los TPAs ahorran tiempo y dinero al externalizar servicios complejos en lugar de tener que invertir en sus propias técnicas administrativas, mientras que los TPAs pueden obtener un beneficio al manejar eficientemente las tareas administrativas de varias empresas similares a la vez. Algunas empresas pagan a los TPA una tarifa fija en función de los servicios que seleccionan, mientras que otras les proporcionan un porcentaje de sus primas de seguros.

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Tipos comunes de administradores de terceros

Los TPA tienden a especializarse en un sector concreto para facilitar la asistencia a sus clientes. Algunos de los principales ejemplos de administradores de terceros son:

Administración del seguro de responsabilidad civil y patrimonial

Los complejos procesos administrativos que conllevan los seguros de responsabilidad civil y patrimoniales hacen que sea uno de los principales sectores para los TPA. Suelen trabajar con siniestros para grandes empresas y corporaciones multinacionales que gestionan un alto volumen de reclamaciones de seguros tanto de empleados como de clientes. Los TPA de seguros de responsabilidad civil también pueden trabajar para compañías de seguros y ajustar las reclamaciones en su nombre.

Administración sanitaria

Los TPA que se dedican a la administración sanitaria trabajan para compañías de seguros médicos y empresas que ofrecen seguros médicos internos a sus clientes. Se encargan de las tareas diarias de tramitación de siniestros para las empresas que se autoaseguran, utilizando un fondo específico para pagar los siniestros del cliente. Cuando trabajan con compañías de seguros médicos, ayudan con las reclamaciones, los cobros y las comunicaciones con los clientes en función de las políticas y los procedimientos de esa compañía.

Administración de planes de jubilación

Los administradores de planes de jubilación son TPA que trabajan con empresas que gestionan planes 401(k) y otras prestaciones de jubilación para sus empleados. Promueven solicitudes de retiros, depósitos y distribuciones a empleados individuales. Los TPA de planes de jubilación también pueden ayudar a transferir fondos de una cuenta de inversión a otra.

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Administración de inversiones y corretaje

Los TPA también pueden gestionar los aspectos administrativos de otras cuentas de inversión no relacionadas con la jubilación. Trabajan con empresas de inversión y agentes de bolsa para documentar las transacciones, mantener las normas de cumplimiento reglamentario y actualizar la información sobre las cuentas de los clientes.

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