Cómo preparar un informe de gastos

Un informe de gastos documenta los gastos durante un periodo de tiempo. El informe puede ayudar a sus empleados si'ticamente a hacer un seguimiento de los gastos de dietas cuando viajan o si'ticamente a cumplir un presupuesto en la recopilación de materiales para un evento organizado por su empresa. El seguimiento de los gastos también le ayuda a determinar el flujo de caja de su organización y a crear un plan de acción sobre dónde quiere gastar el capital en el futuro para hacer crecer su negocio.

En este artículo, describiremos qué es un informe de gastos, qué debe incluirse y mostraremos un ejemplo de cómo debe hacer que los empleados documenten sus gastos.

Relacionado: Cómo escribir un plan de acción para ayudarte a alcanzar tus objetivos

¿Qué es un informe de gastos?

Un informe de gastos te ayuda a hacer un seguimiento de los pagos de los empleados y te ayuda a declarar sus gastos durante la temporada de impuestos. Un empleado suele enviarle un formulario de informe de gastos con los recibos adjuntos una vez que termina de hacer las compras de la empresa. Usted les reembolsará más adelante si cumplen con las tasas de dietas y otros requisitos que usted inicie.

Por ejemplo, si un empleado calcula los costes de las dietas mientras viaja, sólo se le reembolsarán los gastos de comida y alojamiento. Dependiendo del estado al que viajen, tienen diferentes cantidades para gastar cada día, ya que cada estado tiene una tasa de dietas diferente sobre lo que se puede gastar en comidas y alojamiento y en gastos imprevistos como la limpieza en seco.

Qué incluir en un informe de gastos

Hay elementos esenciales que tendrá que incluir para que los empleados reciban un reembolso de su organización. Con los elementos que se enumeran a continuación, estará mejor preparado para anotar sus gastos en caso de auditoría, además de adoptar y comprender sus objetivos presupuestarios para el siguiente año fiscal.

Algunos elementos que debe incluir en su informe de gastos son:

Nombre del empleado y del director

Establezca una distinción clara entre quién gasta en nombre de la organización y a quién rinde cuentas. De este modo, un directivo puede confirmar los gastos de reembolso y si pidió al empleado que viajara con un propósito específico.

Número de identificación del empleado

El número de identificación del empleado confirma quién' está presentando el informe, y si' está dentro del departamento al que está asociado el número. Las empresas más pequeñas pueden no tener un número de identificación de empleado, pero necesitan tener una clasificación que identifique el departamento en el que trabaja un empleado.

Objetivo del viaje

Anote el propósito exacto por el cual los gastos de la empresa deben ser gastados. Algunos propósitos son una conferencia del sector, una reunión con un cliente, la compra de suministros para uso de la empresa, etc. Asegúrese de ser lo más específico posible al definir el propósito de su viaje.

Nombre del departamento

Incluso con el nombre del jefe y el número de identificación, considere la posibilidad de identificar el departamento en el que trabaja directamente. Esto también puede sustituir a la sección de identificación del empleado en el informe de gastos si es necesario.

Plazo de los gastos de la empresa

Detalla el tiempo en el que has viajado por motivos de trabajo. Las tarifas de las dietas cambian anualmente, por lo que anotar el año da una idea exacta de cuánto deberías gastar en un periodo determinado.

Descripción del gasto

Anote qué artículo ha comprado y dónde lo ha hecho. Si tiene espacio, intente dar la dirección completa de la tienda donde compró el producto. De este modo, la dirección sabe hasta dónde ha viajado en relación con la proximidad del lugar donde se realiza el negocio.

Categoría del gasto

Resalte si este gasto corresponde a comidas y alojamiento o a gastos imprevistos. Es mejor ser lo más claro posible a la hora de saber a qué corresponde cada compra. Pregunte a su jefe si tiene alguna duda al rellenar esta parte del informe de gastos.

Información sobre la tarjeta de la empresa

Anote el nombre de la tarjeta de la empresa que utilizó al acumular los gastos. Un registro digital facilita al empleado el seguimiento de los pagos y su documentación en tiempo real.

Gastos totales

Anote todos los gastos de un viaje de negocios, guarde los recibos de cada gasto y envíelos a su jefe para que los apruebe. Los gastos no pueden ser reembolsados sin documentación, por lo que guardar los recibos es primordial y debe anotarse en el informe de gastos por separado.

Firma

La firma de un directivo y de un empleado es la única forma de confirmar la exactitud de los gastos. En otras palabras, la firma es definitiva, a no ser que haya que hacer modificaciones en el informe. Un directivo siempre debe comprobar dos veces un informe de gastos para comprobar la exactitud de los artículos comprados, el coste y el lugar donde se compraron.

Relacionado: Establecer objetivos para mejorar la carrera profesional

Plantilla de informe de gastos

Es importante que un contable le ayude a generar una plantilla relacionada con la forma en que sus empleados gastan su dinero.

Echa un vistazo a esta plantilla que te ayudará a hacer un seguimiento e informar de tus gastos.

Nombre del empleado:

Plazo del gasto: Desde, hasta …

Número de identificación del empleado:

Nombre del gerente:

Departamento de la empresa:

Propósito del viaje de negocios:

Gastos de empresa:

Fecha:

Cuenta pagada:

Descripción del gasto:

Categoría de gasto: Coste del Gasto

**NOTA: Los empleados sólo recibirán reembolsos si adjuntan los recibos al informe de gastos.

Subtotal de gastos:

Total del reembolso a los empleados:

Firma del empleado:

Fecha de la firma del empleado:

Firma del gerente:

Fecha de la firma del gerente:

Ejemplo de informe de gastos

Nombre del empleado: James Miller, Coordinador de Marketing

*Tiempo de los ingresos: Desde el 15 de enero de 2019 hasta el 18 de enero de 2019*.

*Número de identificación del empleado: 8674932*

*Nombre del gerente's: Debbie Sessions, Directora de Marketing*.

*Departamento de negocios: Marketing*

*Propósito del viaje de negocios: Conferencia de Inbound Marketing en Denver, Colorado, que incluyó gastos relacionados con comidas e imprevistos.*

Gastos empresariales acumulados:

  1. Starbucks Coffee, Aeropuerto Internacional de Denver, Denver, Colorado
  2. Singer's Dry Cleaning and Laundry, Denver, Colorado
  3. Pepsi Center, Conferencia de Inbound Marketing, Denver, Colorado
  4. Restaurante Buckhorn Exchange, Denver, Colorado
  5. Motel 6, Denver, Colorado

*Fecha: 15 de enero de 2019*

*Cuenta pagada: Número de tarjeta XXXXXXX*.

Descripción del gasto:

  1. Café grande, 5 dólares
  2. Limpieza en seco de dos camisas y dos pantalones, 27,00 dólares
  3. Coste de la entrada, 20,00 dólares
  4. Bistec mediano con papas fritas, $15.00
  5. Estancia de una noche en el Motel 6 de Denver, 80 dólares.

Categoría de gasto:

  1. Comidas y alojamiento
  2. Gastos imprevistos
  3. Gastos imprevistos
  4. Comidas y alojamiento
  5. Comidas y alojamiento

**NOTA: Los empleados sólo recibirán reembolsos si adjuntan los recibos al informe de gastos.

Subtotal de gastos: $147.00

Total del reembolso a los empleados: $147.00

Firma del empleado: James Miller

Fecha de la firma del empleado: 30 de enero de 2020

Gerente's Firma: Sesiones de Debbie

Fecha de la firma del gerente: 30 de enero de 2020

Te recomendamos

¿Qué es un débito y cómo funciona?

¿Qué es un plan de negocios?

Cómo decidir el nombre de un producto (con pasos y consejos)

Ética empresarial: Tipos y ejemplos

¿Qué es el ratio de cobertura de intereses? Definición y ejemplos

¿Qué es el A/B Testing y cómo se utiliza en marketing?