¿Qué es un libro mayor? Definición, funciones y elementos clave

Es fundamental para cualquier organización mantener un registro contable preciso, en particular un libro mayor, también conocido como libro de asientos finales. La contabilidad por partida doble, en la que se registran los débitos y los créditos, es una parte fundamental de la contabilidad financiera. Un balance de comprobación los verifica.

Los contables, los directivos de las empresas, los analistas, los inversores y otras partes interesadas utilizan los libros mayores para evaluar los resultados financieros de una empresa.

En este artículo, analizamos qué es un libro mayor, sus componentes y su estructura de páginas, así como la forma de introducir los datos pertinentes en función de las cuentas financieras.

Puntos clave:

  • Un libro mayor es la base de un sistema de contabilidad por partida doble.
  • Las transacciones del libro mayor se introducen como débito o crédito.
  • Un libro mayor proporciona información para elaborar otros informes financieros.
  • Los libros de contabilidad general enumeran las transacciones en siete categorías: ganancias, pérdidas, activos, pasivos, fondos propios, ingresos y gastos.

Propósito de un libro mayor

Los libros mayores son la base del procedimiento de registro financiero de una empresa. Cada empresa tiene cientos de cuentas, y sus transacciones se registran aquí. Los asientos, que se registran en el libro mayor, se abonan o cargan, y los totales deben cuadrar. Al cuadrar el presupuesto, los totales de los importes cargados deben restarse de los totales de los importes abonados.

Los libros mayores forman parte de un sistema de contabilidad de doble entrada. Siguen la ecuación:Pasivos + patrimonio = activos.

Por ejemplo, si una empresa realiza una venta, sus ingresos y su saldo de caja aumentan en la misma cantidad. Si toma dinero prestado, el saldo de caja y el de pasivo aumentan por igual.

La persona que lleva el libro mayor, normalmente un contable, compara los débitos y créditos de una empresa con un balance de comprobación. El balance de comprobación enumera cada cuenta del libro mayor junto con su saldo. Esto facilita al contable la localización de errores y la realización de ajustes. El objetivo es un presupuesto equilibrado, con créditos y débitos iguales.

Los libros de contabilidad general pueden beneficiar a las empresas:

  • Proporcionar registros precisos de todas las transacciones
  • Información de ingresos y gastos en tiempo real para estar al tanto de los gastos
  • Organizar los gastos e ingresos en un solo lugar para facilitar la declaración de impuestos
  • 5. Recopilar información clave para la documentación financiera

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¿Cómo funciona un libro mayor?

Al final de un periodo concreto (como un mes, un trimestre o un año), un contable separa los datos de las transacciones por tipo. Esos datos proceden de los diarios donde se registran las transacciones diarias. El contable cierra esas cuentas y las resume en un libro mayor.

En algunos casos, hay demasiadas transacciones en una cuenta para enumerarlas en el libro mayor, por lo que esas transacciones pueden mantenerse en un libro auxiliar. Esas cuentas se resumen y se registran como cuentas de control en el libro mayor. Las cuentas que pueden convertirse en cuentas de control incluyen las cuentas por cobrar, el inventario, el equipo y las cuentas por pagar.

Por último, el contable genera un balance de sumas y saldos y comprueba que no haya errores. Si los saldos deudores y acreedores no coinciden, el contable debe determinar lo que falta o está mal calculado. El balance se ajusta a medida que se encuentran errores y se añaden entradas. El balance de comprobación ajustado se utiliza entonces para generar los estados financieros.

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Componentes del libro mayor

Un libro mayor tiene cuatro componentes principales:
1. Asiento en el diario: Información sobre cada asiento contabilizado en una cuenta y la fecha de entrada.
2. Descripción: Una breve descripción de la operación.
3. Columnas de débito y crédito: Cada asiento se contabiliza como un débito o un crédito.
4. Balance: Se mantiene un balance continuo para cada cuenta. Al final del periodo contable, se calcula el saldo final.

Categorías de cuentas del libro mayor

Un libro mayor utiliza cinco tipos de cuentas o categorías en las que una empresa clasifica sus transacciones. Cada categoría puede dividirse en libros auxiliares, que incluyen detalles como el importe del efectivo en caja, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.

1. Activos

Los activos son recursos que una empresa puede utilizar para generar ingresos.
Las cuentas de activos pueden incluir

  • Efectivo
  • Derechos de autor
  • Equipo
  • Inventario
  • Inversiones
  • Patentes
  • Propiedad
  • Marcas

Las empresas pueden clasificar los activos según su uso a corto o a largo plazo. Los activos a corto plazo incluyen el efectivo, las cuentas por cobrar y los gastos pagados por adelantado porque la empresa espera consumir esos activos en el plazo de un año. Los activos a largo plazo incluyen terrenos, edificios, ordenadores y programas informáticos, ya que las entidades esperan utilizar esos activos durante años.

Las empresas también diferenciarán entre activos tangibles e intangibles. Los activos tangibles, como los terrenos y los equipos, tienen un valor, siempre que hayan sido adquiridos por la empresa. Los activos intangibles, como las licencias, los derechos de autor y las patentes, sólo pueden tener valor si han sido comprados por la empresa o adquiridos por su propietario.

2. Pasivos

Los pasivos son obligaciones financieras legalmente vinculantes que una empresa debe a otra empresa o persona. Las empresas aumentan su pasivo para financiar sus operaciones diarias. Para liquidar los pasivos, las empresas deben pagar en efectivo o transferir activos a la otra empresa o persona.

Las cuentas de responsabilidad incluyen:

  • Préstamos bancarios
  • Arrendamientos
  • Hipotecas
  • Nómina
  • Impuestos

3. Patrimonio

En el contexto de un libro mayor, el patrimonio neto es la diferencia entre el total del activo y el pasivo. Es una cantidad neta que se obtiene restando la cantidad de dinero que un empresario ha invertido en un negocio de sus ganancias totales. Por ejemplo, si una empresa vende todos sus activos a cambio de dinero en efectivo para pagar el pasivo, el dinero restante es el patrimonio neto.

Las cuentas de capital incluyen:

  • Acciones comunes
  • Patrimonio del propietario
  • Ganancias retenidas
  • Acciones de tesorería

4. Ingresos

Los ingresos proceden de la venta de productos o servicios de una empresa. Puede representar un aumento de sus activos o una disminución de sus pasivos.

Las cuentas de ingresos incluyen:

  • Ingresos por intereses
  • Derechos de autor
  • Ventas
  • Cuotas de servicio

5. Gastos

Los gastos ayudan a generar ingresos. Por ejemplo, el alquiler de un edificio o el coste de los servicios públicos cada mes. Los gastos también están relacionados con los activos. En concreto, un gasto también puede adoptar la forma de la depreciación de un activo' que una empresa calcula a lo largo del tiempo.

Las cuentas de gastos incluyen:

  • Publicidad
  • Alquilar
  • Salarios

Puestos de contabilidad general

Las cuentas del libro mayor se contabilizan en un balance o en una cuenta de resultados. Las cuentas del balance son permanentes y se trasladan de un periodo a otro. Incluyen:

  • Activos
  • Equidad
  • Responsabilidades

Las cuentas de la cuenta de resultados son temporales y se cierran al final de cada mes. Incluyen:

  • Gastos
  • Ingresos

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El formato de una página del libro mayor

En cada página de un libro mayor debe haber columnas separadas para los débitos y los créditos. Los débitos suelen estar en la parte izquierda de la página y los créditos en la derecha.

  • Débitos Representan aumentos en los activos o gastos de una empresa o disminuciones en los pasivos o el patrimonio de esa empresa.
  • Créditos Representan aumentos en el pasivo o el patrimonio de una empresa o disminuciones en el activo o los gastos de esa empresa.

Los elementos que figuran en la columna del debe también deben reflejarse en la columna del haber para que el libro de cuentas esté equilibrado.

Los contables pueden hacer un mejor seguimiento de las transacciones de las cuentas incluyendo también la fecha, la descripción y el saldo total de las transacciones en cada página del libro mayor. Una página configurada de este modo es como un talonario de cheques. Además, las cuentas del libro mayor pueden tener números de cuenta identificativos únicos que pueden ser códigos de tres dígitos o complejos que identifican a los departamentos y filiales.

El formato de una página del libro mayor suele ser el siguiente:

Cuenta: Nombre de la cuenta
Número de cuenta ###
Fecha Explicación Ref. No Débito Crédito Equilibrio

## Ejemplo de un asiento del libro mayorA continuación se muestra un ejemplo de un asiento del libro auxiliar de caja para una empresa de nueva creación. Este asiento contiene datos de seis días de marzo de 2019. La empresa comenzó el mes con un saldo de 102.000 dólares en efectivo y recibió un pago de 2.000 dólares. Esto significa que la empresa ganó 104.000 dólares en efectivo al final del día. A mediados del mes, la empresa tenía $113,500 en efectivo.

Cuenta: Efectivo
Número de cuenta RTO34374355
Fecha Explicación Ref. No Débito Crédito Saldo
3/1/2019 Saldo inicial $102,000
3/4/2019 TY1 $2,000 $104,000
3/9/2021 TY2 $500 $103,500
3/10/2021 TY3 $250 $3,000 $106,250
3/14/2021 GH1 $750 $1,000 $106,500
3/17/2021 GH2 $7,000 $113,500

Después de seis días, la empresa debería tener un saldo de caja positivo ya que hubo más débitos que créditos. Dado que el efectivo es un activo y los activos aumentan a medida que aumentan los débitos, debería ver eso reflejado en el saldo.**Relacionado: [Cómo crear una plantilla de libro mayor (con pasos y ejemplo)](https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-create-general-ledger-template)**