Cómo asignar un número de factura

Los clientes y proveedores deben pagar a las empresas por sus productos o servicios para que la compañía siga siendo viable. El seguimiento y la gestión de estos pagos es una parte crucial de las operaciones diarias de una empresa. Los profesionales de la contabilidad deben definir claramente estos documentos y mantenerlos organizados y fáciles de localizar. En este artículo, hablaremos de lo que es un número de factura, del significado de un número de factura y de cómo asignar un número de factura.

¿Qué es un número de factura?

Un número de factura es un número único e identificativo que proporcionan los propietarios de empresas, los departamentos financieros o los contratistas independientes a los clientes y proveedores y que aparece en una factura personalizada. Los números de factura deben contener números, a menudo en orden secuencial, y también pueden incluir letras que indiquen la empresa, el proyecto o el departamento.

Las facturas son documentos que las empresas utilizan para hacer un seguimiento de los pagos realizados y pendientes. Los contables personalizan cada factura con un número de factura distinto y otros datos de identificación. Representan productos adquiridos o servicios prestados y suelen contener la siguiente información:

  • Nombre de la empresa que proporciona productos o servicios
  • Información de contacto de la empresa, incluida la dirección, el número de teléfono y la página web
  • Nombre de la empresa destinataria e información de contacto, incluida la dirección, el número de teléfono y el sitio web
  • Fecha de la factura
  • Número de factura
  • Descripción del producto o servicio, incluyendo el tipo y la cantidad
  • Detallar los costes de los productos o servicios
  • Cualquier impuesto o tasa adicional
  • Coste total
  • Condiciones de pago
  • Fecha de vencimiento

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Ejemplo:

Este es un ejemplo de factura:

Consultoría ABC
616 Cherry Lane
Chicago, IL 60007
123-987-6543
www.abcconsulting.website

Fecha: 15 de julio de 2012
Factura # GRN-0018

Facturado a: Greenacres Property
123 Avenida 37.
Chicago, IL 60007
123-345-6789
greenacres.website

Servicio: Servicios de consultoría Junio de 2012 – desarrollo de sitios web, marketing en redes sociales y gestión de bases de datos de correo electrónico

Coste de los servicios: 3.200 dólares

Honorarios adicionales: $300 horas extras

Coste total: 3.500 dólares

Condiciones de pago: A pagar en los 30 días siguientes a la recepción

El pago vence: 15 de agosto de 2012

¿Cuál es el significado de un número de factura?

Los números de factura son importantes porque identifican los productos y servicios que ofrece una empresa y las cuentas a las que se aplican estos servicios. Estos números de factura sirven para controlar qué cuentas están al día y qué cuentas tienen importes pendientes de pago. Son vitales para la organización de las facturas y los pagos y ayudan a las empresas a controlar el dinero que han ganado y el que todavía tienen que cobrar.

Las empresas pueden utilizar números de factura para relacionar las facturas con determinados clientes, proyectos o fechas. Esto ayuda a los profesionales financieros a almacenar y mantener las facturas adecuadamente. Por ejemplo, una gran empresa puede designar a los proveedores utilizando un prefijo único en sus facturas. Los números de las facturas enviadas a Greenacres Property pueden empezar por GRN, o las facturas enviadas a Black Belt Systems pueden tener números de factura que contengan BBS.

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Cómo asignar un número de factura

Estos son los pasos para asignar un número de factura:

1. Utilizar números únicos

Haga que cada número de factura sea único para evitar confusiones. Los números de factura duplicados pueden archivarse mal, descartarse o procesarse varias veces. Por ejemplo, si empieza la numeración de sus facturas con 0001, evite empezar de nuevo con el mismo número el mes o el año siguiente. Si quiere denotar el tiempo, puede considerar añadir la fecha como parte de su sistema numérico. Por ejemplo, puede numerar una factura enviada el 11 de marzo de 2017 con "031117-0005." Esto puede ayudarle a buscar fácilmente las facturas para una fecha determinada al tiempo que evita la duplicación.

2. Asignar números de forma secuencial

Independientemente del sistema que utilice, empezar por uno y seguir un orden secuencial de números es la forma más fácil de llevar la cuenta de las facturas. Por ejemplo, considere los prefijos de las facturas utilizados anteriormente. Si envía seis facturas en una semana, puede etiquetarlas secuencialmente, independientemente de la empresa que reciba cada factura:

  • GRN0001
  • GRN0002
  • BBS0003
  • BBS0004
  • GRN0005
  • BBS0006

Mantener un orden secuencial ayuda a las empresas a evitar la confusión de los números de factura duplicados.

3. Designe los números de las facturas cronológicamente

Numerar y enviar las facturas cuando la organización complete los proyectos para mantener organizados los archivos y las facturas. Por ejemplo, si su empresa realizó un pedido en enero y otro en junio, intente numerar el primer pedido antes que el último para que los registros sean más lógicos.

4. Considere el uso de códigos de proyecto

Es posible que quiera etiquetar sus facturas con un código de proyecto. Esto puede ayudar a los departamentos internos a designar adecuadamente las facturas por departamento o tipo de proyecto. Por ejemplo, considere las facturas de varios proyectos que su empresa está facturando, incluidos los proyectos de contratación y diseño para Greenacres Property, y una campaña de medios sociales y una campaña de correo directo para Black Belt Systems. Sus facturas pueden ser:

  • GRN-RCT-0001
  • GRN-RCT-0002
  • BBS-SOC-0003
  • BBS-DTM-0004
  • GRN-DES-0005
  • BBS-DTM-0006

5. Utilizar programas de contabilidad

Muchos programas de contabilidad generan facturas y números de factura. Puede utilizar estos sistemas para la numeración, o puede cambiar manualmente los números de sus facturas. La ventaja de utilizar el software es que está diseñado para evitar la duplicación de números. También puede programar alertas cuando las facturas se vencen por un tiempo determinado, como 30, 60 o 90 días.

Utilizar el mismo programa para la facturación y otras funciones contables puede ayudar a tu organización a gestionar sus registros financieros con mayor facilidad. También hace que la localización de documentos, facturas, recibos y extractos sea eficiente.

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6. Siga las directrices reglamentarias

Asegúrese de que todos sus procedimientos contables cumplen la normativa financiera estatal y nacional. Si una agencia reguladora audita su empresa, es útil tener todos sus documentos organizados y etiquetados para facilitar su consulta.

Además, los países fuera de Estados Unidos tienen leyes de contabilidad y facturación diferentes, incluidas las directrices para la numeración de las facturas. Investigue a fondo estas normas y considere la posibilidad de contratar a un profesional del derecho internacional para que le ayude a cumplirlas.

7. Compruebe dos veces los números de la factura

Los errores de numeración de las facturas pueden crear confusión y dar lugar a otros errores contables. Compruebe dos veces el número de la factura antes de enviarla para asegurarse de que la sociedad, el código del proyecto y los números son correctos.

8. Actualice sus facturas

Guarde sus facturas durante el mayor tiempo posible para tener un registro exhaustivo de los ingresos y los pagos pendientes. Esta información es útil para la planificación financiera, la auditoría y la retención de clientes. Almacenar esta información de forma digital puede proporcionar las siguientes ventajas:

  • Seguridad: Puede mantener los archivos protegidos contra daños.
  • Seguridad: El cifrado de archivos y otras medidas de seguridad protegen los registros confidenciales.
  • Acceso más fácil: Buscar en los archivos digitales puede resultarme mucho más fácil que ordenar múltiples cajas de registros físicos.
  • Ahorro de espacio: No se necesitan cajas y armarios para almacenar datos electrónicamente.

Considere la posibilidad de escanear las antiguas facturas en papel y pasar a las electrónicas, si es posible.

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