¿Qué es un plan de acción y cómo elaborarlo?

Independientemente de la industria a la que se dedique, lo más probable es que tenga que completar un proyecto utilizando un plan de acción. Los planes de acción se utilizan para determinar lo que se necesita para un proyecto y cómo llevarlo a cabo. En este artículo, analizaremos más a fondo qué es un plan de acción, cómo redactar uno y consejos para mejorar el proceso.

¿Qué es un plan de acción?

Un plan de acción es una lista de pasos o direcciones para una nueva estrategia para tener éxito. Se compone de cinco secciones principales:

1. Lista de tareas

Hay que definir y tener claras las tareas que se realizan. Se puede empezar pensando en las ideas o áreas que deben abordarse para completar el objetivo. Considere qué tareas deben tener prioridad sobre otras y qué se necesitará para llevar a cabo cada una de ellas.

2. Calendario

Establecer un calendario preciso es clave para garantizar que el plan se complete en un momento determinado. Se puede empezar fijando una fecha de inicio. A partir de ahí, establezca puntos de control o tiempos en los que ciertas tareas deben estar terminadas. También debes establecer una fecha de vencimiento para que el proyecto completo esté listo.

3. Recursos

Determinar el número de recursos necesarios beneficiará al proceso general. Sabrá cuándo y dónde asignar los recursos, así como la cantidad que debe aportar. Así se asegura de no gastar de más o de menos durante el proyecto.

4. Socios implicados

La asignación de miembros o equipos completos a determinadas tareas es esencial para llevar a cabo el trabajo. Todos los implicados deben saber en qué deben trabajar y dónde deben estar en cualquier momento del proyecto.

5. Comunicación

Asegúrese de que se establecen los canales de comunicación adecuados estableciendo una jerarquía. Por ejemplo, un miembro del equipo puede ser responsable de asignar y distribuir los recursos. Cuando un equipo necesita más recursos, debe ponerse en contacto con la persona encargada de esa área de producción.

Cómo redactar un plan de acción

Para redactar un plan de acción eficaz, hay que seguir varios pasos para obtener los mejores resultados. Puedes seguir los siguientes cinco pasos en orden:

1. Definir un objetivo

Para que un proyecto tenga éxito, primero hay que definir en qué consiste ese éxito. Por ejemplo, si necesitas construir un nuevo programa para que tu equipo trabaje con mayor eficiencia, un objetivo definido sería completar el programa.

Antes de continuar, asegúrese de que su objetivo encaja Criterios SMART . Para ello, debe ser:

  • Específicos: El objetivo debe estar bien definido. Los miembros del equipo deben entender claramente de qué se trata.
  • Medible: El objetivo debe ser tangible de forma que pueda medirse. Pregúntese si el objetivo puede ser rastreado y el progreso puede ser monitoreado.
  • Alcanzable: El objetivo debe ser factible y poder completarse en el plazo previsto. Debe asegurarse de que dispone de los recursos necesarios para completar el objetivo.
  • Relevante: El objetivo debe alinearse con la visión de la empresa u otros objetivos. ¿Este objetivo hará avanzar a la empresa o no la beneficiará en absoluto?
  • Con un límite de tiempo: El objetivo necesita un plazo específico para su realización. Debe tener una fecha de inicio y de finalización.

2. Enumere sus medidas

Ahora que el objetivo está definido, hay que determinar cómo alcanzarlo. También hay que asignar a cada tarea los miembros del equipo y las fechas de entrega. Puede seguir el ejemplo de tres columnas que se muestra a continuación:

Tarea asignada Plazo Pedir las piezas necesarias Tony Russo 1/22/20 Completar la construcción Andrea Chernov 2/10/20 Revisar  la construcción Jacob García 2/15/20

Cada tarea enumerada debe pasar una prueba SMART antes de avanzar. Los miembros del equipo deben ser asignados a cada tarea con una fecha de vencimiento específica para su realización. Es importante asegurarse de que todos los miembros tengan también acceso a esta información.

3. Establezca puntos de control o hitos

La moral del equipo puede beneficiarse de la fijación de hitos a lo largo del proyecto. Los plazos finales son desalentadores, pero establecer objetivos más cortos y fáciles es un buen plan de acción. Crea una sensación de logro cada vez que se cumple uno.

Sin embargo, hay que mantener un equilibrio entre estos hitos. La distancia entre ellos no debe ser ni demasiado larga ni demasiado corta. Deben ser fáciles de conseguir, pero también deben exigir un esfuerzo decente.

4. Supervisar el proyecto

Reúnase con su equipo en cada etapa del proceso. Podrás evaluar su progreso y confirmar cuándo se han completado las tareas. Este paso es realmente para lo que ha creado un plan de acción. Se trata de añadir estructura y uniformidad para que puedas observar su progreso de principio a fin.

También es una buena manera de informar a la alta dirección de que un proyecto está cumpliendo sus objetivos. Puede comprobarlo en cada paso. También serás el primero en saber cuándo surge un problema gracias a tu plan de acción.

Cómo gestionar los planes de acción

El cuarto paso de la sección anterior sólo toca los deberes completos de la gestión del plan de acción. Recuerde que se trata de un documento vivo que debe acompañarle a lo largo del periodo del proyecto.

Lo mejor es utilizar gestor de proyectos o el poder de la nube para compartir este documento. Todos los miembros del equipo pueden verlo en tiempo real y pueden supervisar su propio progreso sin necesidad de introducir datos constantemente.

Es posible que haya que hacer cambios a lo largo de la duración del proyecto. Puede establecer alertas o notificaciones que se envíen a todos los miembros cuando se produzca un cambio. Esto evita la confusión y permite a los miembros del equipo realizar los ajustes necesarios.

Consejos para crear buenos planes de acción

Los planes de acción son un activo valioso para cualquier proyecto. Crearlos y supervisarlos bien requiere tiempo y experiencia. A continuación le ofrecemos algunos consejos que le ayudarán:

Centrarse en las prioridades

Es posible que haya determinado en su plan las tareas a las que debe dar prioridad, pero debe estar preparado para realizar cambios a medida que sean necesarios. Cuando se produzca una situación de este tipo, tiene que ser capaz de decidir si es un elemento de alta prioridad.

Marcar las tareas completadas como realizadas

En el caso de los proyectos de mayor envergadura con múltiples tareas, es un reto mantenerse al día con el progreso que se ha realizado. Asegúrese de marcar cada tarea como completada una vez que tenga la confirmación. Por ejemplo, si utiliza una hoja de cálculo, puede resaltar cada tarea que se haya completado. Esto facilita a todos los miembros del equipo la comprensión de lo que se ha hecho y lo que queda por hacer.

Estar atento a las tareas inminentes o atrasadas

Si nota que una tarea específica no puede alcanzar su objetivo, debe convertirse en una prioridad. Debe determinar cuál es el obstáculo y cómo superarlo. Adelantarse a los problemas garantizará el éxito de tu plan de acción.

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