P&R: ¿Qué es una RFP?

Comprender el formato de una solicitud de propuesta, o RFP, le ayudará a agilizar el proceso de evaluación de las ofertas competitivas de varios proveedores. En este artículo, definimos las solicitudes de propuestas y ofrecemos los pasos clave para redactar una, con una plantilla y un ejemplo como guía.

¿Qué es una solicitud de oferta?

Una solicitud de propuesta es un documento que una organización envía a posibles proveedores para pedirles una oferta formal por un producto, servicio o solución. La solicitud de propuestas también cumple estas funciones:

  • Establece los parámetros y las directrices del proyecto
  • Dicta la estructura de la respuesta del vendedor
  • Especifica la información requerida al proveedor

Cuando un proveedor recibe una solicitud de propuestas, se entiende que su participación en el proyecto requerirá una presentación detallada y bien documentada. El proceso de selección está cuidadosamente estructurado para que sea imparcial. La RFP proporciona transparencia en el proceso de selección y demuestra al público que la organización que evalúa la RFP realiza una selección imparcial.

¿Por qué utilizar una RFP para su negocio?

Si tiene un proyecto complejo que requiere servicios de un proveedor externo, puede optar por presentar una RFP, lo que significa que está abriendo este proyecto a las ofertas de múltiples empresas. En respuesta, recibirá varias soluciones potenciales que podrá evaluar por su asequibilidad, funcionalidad y creatividad;

Disponer de una variedad de opciones puede asegurarle que tome la decisión más rentable y con menos tiempo para sus necesidades empresariales concretas. Obtener propuestas de varias empresas también podría ayudarle a familiarizarse con los proveedores’ servicios en caso de que necesite contratar a alguien más adelante 

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Cómo crear una RFP

Cada RFP es única, pero algunas inclusiones estándar se aplicarán a la mayoría de los proyectos. Siga estos pasos para crear una solicitud de propuesta bien hecha:

1. Describa su empresa

Comience con una sección de resumen y antecedentes que especifique a qué se dedica su empresa y que hable brevemente de su historia. Cuando proceda, incluya información sobre:

  • La fundación de su organización
  • La ubicación de su sede y sucursales
  • El alcance de sus productos y servicios
  • Factores diferenciadores que hacen que su negocio sea competitivo
  • Su público objetivo

Esta información permite a los posibles vendedores conocer tu negocio para que puedan adaptar sus propuestas a tu nicho.

2. Explique el proyecto

Detalle el proyecto para el que solicita propuestas. Establezca objetivos claros y un plazo concreto para ayudar a los proveedores a determinar cómo van a asignar el tiempo y los recursos para el trabajo. Describa tres objetivos que espera alcanzar con este proyecto y deje que el proveedor desarrolle soluciones creativas para conseguirlos.

3. Especifique con quién quiere trabajar

Explique lo que espera de los proveedores que respondan a su solicitud de propuestas. Especifique las herramientas, la experiencia y los conocimientos que debe tener el proveedor. Detallar los sistemas operativos, los lenguajes informáticos y otras áreas de nicho en las que el proveedor debe dominar.

4. Detalla tus necesidades

El objetivo de su solicitud de propuestas es recopilar ofertas estandarizadas que tengan un formato coherente para facilitar las comparaciones. Destaque la información que debe recibir en cada oferta para que sus proveedores sigan un proceso estándar al preparar sus presentaciones. Aunque quiera dar cabida a la creatividad, puede hacerlo en un formato específico que mantenga la propuesta organizada.

Incluya una lista con viñetas de los detalles que necesita, como un resumen de la actividad del proveedor, un párrafo en el que explique cómo el proveedor se adapta de forma única a su nicho y una selección de proyectos anteriores similares.

5. Explicar los criterios de evaluación

Enumere los factores clave que tendrá en cuenta al evaluar a los proveedores para su proyecto, como el coste de los servicios, la experiencia del proveedor y la creatividad de la solución propuesta.

6. Establezca su plazo y requisitos de presentación

Indique claramente el plazo de presentación de propuestas para el proyecto. Incluya los detalles necesarios sobre el proceso de presentación para que le resulte más fácil recopilar, organizar y evaluar las propuestas. Explique cómo y cuándo revisará su empresa las propuestas, y asegúrese de que los proveedores entienden claramente el calendario.

7. Edite su solicitud de propuestas

Edite la propuesta cuidadosamente para asegurarse de que la información es clara y no hay redundancias. Completar una propuesta es un proceso que lleva mucho tiempo, y una RFP bien estructurada y sin errores ayudará a garantizar que los vendedores sigan dedicados a terminar sus propuestas. Procure que su solicitud de propuestas sea lo más concisa posible y que incluya toda la información esencial.

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Plantilla de RFP

[Nombre del proyecto]

[Nombre de la empresa]
[Dirección de la empresa]

[Nombre de la persona de contacto]
[Número de teléfono de la persona de contacto]
[Dirección de correo electrónico de la persona de contacto]

1. Resumen y antecedentes

[Nombre de la empresa] es una [Descripción de la empresa] que necesita [Resumen del proyecto]. [Nombre de la empresa] se fundó en [Año]. Nuestra empresa ofrece [Descripción de los productos y servicios] a [Descripción de la base de clientes]. Nuestra sede está en [Lugar] y tenemos oficinas en [Lugares].

El objetivo de esta solicitud de propuesta es identificar a un proveedor de servicios que pueda ofrecer el mejor valor a [nombre de la empresa] al tiempo que proporciona una solución innovadora para nuestras necesidades de [proyecto].

2. Descripción del proyecto

El objetivo de este proyecto es [Descripción del proyecto].

Las presentaciones deben cumplir los siguientes objetivos:

  • [Objetivo 1]
  • [Objetivo 2]
  • [Objetivo 3]

3. Alcance de los servicios

Los licitadores que presenten propuestas para este proyecto deben cumplir los siguientes criterios:

  • [Criterio 1]
  • [Criterio 2]
  • [Criterio 3]

4. Pautas de la propuesta

Las propuestas deben incluir la siguiente información.

  • [Detalle 1]
  • [Detalle 2]
  • [Detalle 3]

5. Criterios de evaluación

[Nombre de la empresa] evaluará las propuestas en función de los siguientes criterios, enumerados por orden de importancia.

  • [Criterio 1]
  • [Criterio 2]
  • [Criterio 3]

El calendario de la RFP es el siguiente:

  • [Tarea]: [Fecha]
  • [Tarea]: [Fecha]
  • [Tarea]: [Fecha]

6. Directrices de presentación

Los licitadores deben presentar sus propuestas en [formato] a [dirección] antes de [fecha límite].

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Ejemplo de RFP

Proyecto: Diseño de un sitio web con capacidad de respuesta

Construcción Baker
397 Concrete Way
Bloomington, IN 47406

Amanda Baker
555-384-3856
abaker@email.com

1. Resumen y antecedentes

Baker Construction es un negocio de construcción y remodelación a medida que necesita un diseño de sitio web receptivo. Fundada en el año 2000, Baker Construction ofrece servicios de construcción de viviendas personalizados a los residentes de todo el sur de Indiana. Tenemos nuestra sede en Bloomington y servimos a todas las áreas circundantes, incluyendo los condados de Monroe, Morgan, Johnson, Brown, Bartholomew y Shelby.

El propósito de esta solicitud de propuesta es identificar a un proveedor de servicios que pueda ofrecer el mejor valor a Baker Construction al tiempo que proporciona una solución innovadora para nuestras necesidades de diseño de sitios web.

2. Descripción del proyecto

El objetivo de este proyecto es crear un sitio web con capacidad de respuesta que permita a los clientes potenciales generar un plano virtual completo y una imagen en 3D de su proyecto deseado. Estamos interesados en proporcionar a nuestros clientes una potente herramienta que les permita experimentar con diferentes materiales, acabados, accesorios y otras opciones antes de ponerse en contacto con nosotros para obtener un presupuesto in situ.

Los envíos deben cumplir los siguientes objetivos:

  • Proporcionar herramientas interactivas en línea
  • Generar estimaciones aproximadas.
  • Ofrecer funcionalidad en ordenadores de sobremesa, teléfonos inteligentes y tabletas

3. Alcance de los servicios

Los licitadores que presenten propuestas para este proyecto deben cumplir los siguientes criterios:

  • Mínimo de cinco años de experiencia en diseño de páginas web
  • Capacidad de proporcionar apoyo continuo para el mantenimiento y las actualizaciones
  • Puede proporcionar tres muestras de proyectos anteriores similares con referencias

4. Directrices de la propuesta

Las propuestas deben incluir la siguiente información:

  • Un wireframe para el diseño básico del sitio
  • Una lista de características y funcionalidades que estarán disponibles para el usuario final
  • Un calendario para el desarrollo del sitio con una fecha de finalización no más tarde del 30 de octubre

5. Criterios de evaluación

Baker Construction evaluará las propuestas en función de los siguientes criterios, enumerados por orden de importancia:

  • Coste
  • Creatividad
  • Línea de tiempo

El calendario de la RFP es el siguiente:

  • Distribución de la RFP: 14 de abril
  • Fecha límite para las preguntas: 20 de abril
  • Responder a las preguntas: 1 de mayo
  • Presentación de la RFP: 15 de mayo
  • Notificación de los proveedores preseleccionados: 1 de junio
  • Presentaciones de proveedores: 15 de junio
  • Selección de proveedores: 1 de julio

6. Pautas de presentación

Los licitadores deben enviar sus propuestas en formato PDF a abaker@email.com antes del 15 de mayo. Incluya “Propuesta de sitio web: Baker Construction” en el asunto e incluya el nombre de su empresa y la información de contacto en el cuerpo del mensaje.

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