¿Qué es un sistema de información? Definición y usos

Los avances tecnológicos han proporcionado muchas formas de incorporar la tecnología de la información al mundo empresarial. Una de ellas, que ha ganado una inmensa popularidad a lo largo de los años, es el uso de sistemas de información. Son una gran representación de cómo los seres humanos y la tecnología interactúan para proporcionar un mejor resultado para los fines empresariales.

El futuro de los sistemas de información y su continua importancia en el mundo de los negocios depende de su enfoque en la automatización y el uso de la tecnología de IA. Cuanto más inteligentes sean estos sistemas, más probabilidades tendrán de ser utilizados en el mundo empresarial del futuro. En este artículo, analizamos qué es un sistema de información, así como las diferentes partes y tipos de sistemas de información.

¿Qué es un sistema de información?

Un sistema de información es una colección de muchos conjuntos de datos que garantizan el éxito de un objetivo empresarial. Los sistemas de información no son un modelo independiente de la industria de la informática. Por el contrario, un aspecto crucial para el éxito de su implantación es su integración con los datos y los procesos empresariales. Por ello, es mejor pensar en el sistema de información como un triángulo. Las tres partes de este triángulo representan los procesos, las personas y los ordenadores. Un sistema de información requiere que cada uno de estos componentes funcione correctamente para tener éxito.

Herramientas utilizadas en un sistema de información

Un sistema de información utiliza una serie de equipos que permiten la distribución eficaz de la información. Este equipo suele incluir herramientas, como diferentes formas de hardware, o equipos virtuales compuestos por diferentes sistemas y software de aplicación. Una forma fácil de entender el sistema de información es pensar en él como un programa informático que ayuda a mantener los datos organizados y a realizar diversos tipos de análisis sobre los mismos. Por lo general, facilita la conversión de datos brutos en información útil.

Por ejemplo, considere una encuesta que haya recogido datos sobre múltiples productos comprados por adolescentes. Un sistema de información no sólo ayuda a clasificar estos datos, sino también a realizar un análisis de los mismos. Este análisis puede revelar las tendencias de los hábitos de compra de los adolescentes o los productos que actualmente son más demandados.

Usos de los sistemas de información

Los sistemas de información pueden utilizarse para fines generales o especializados. Un sistema de información de propósito general se centra más en proporcionar un servicio general para una serie de usos. Un ejemplo de este tipo de sistemas de información es un sistema de gestión de bases de datos. Este software ayuda a organizar y analizar formas generales de datos. Por ejemplo, se puede utilizar una fórmula sobre los datos para obtener varios conjuntos de datos, lo que permite conocer las tendencias de compra de un determinado periodo de tiempo.

Sin embargo, un sistema de información especializado se construye para un proceso específico de una empresa u organización. Por lo tanto, sólo realiza tareas específicas. Un ejemplo de ello pueden ser los sistemas expertos, cuya finalidad es resolver problemas complejos. Sin embargo, estos problemas suelen centrarse en un campo de estudio específico, como un sistema experto en medicina. La idea en este caso es proporcionar un servicio más rápido y preciso de lo que las personas podrían hacer por sí mismas.

Partes de un sistema de información

El triángulo del sistema de información muestra que hay tres partes de un sistema de información: las personas, los procesos de negocio y la tecnología de la información.

Gente

La primera parte de un sistema de información incluye a las personas que lo utilizan. Esta categoría incluye a las personas que, de cualquier forma, interactúan con el proceso concreto en el que se centra el sistema de información. Por ejemplo, pueden ser los trabajadores de línea que gestionan una tarea que el sistema de información cubre en una fábrica de automóviles.

Los procesos empresariales

Son las actividades que se llevan a cabo en una empresa con objetivos concretos. Además, estas actividades interactúan de alguna forma con el sistema de información. Por ejemplo, el proceso de la línea de producción de piezas de automóviles en una fábrica de fabricación de automóviles puede ser una parte del sistema de información que trabaja la producción de dichas piezas.

Tecnología de la información

Por último, la tecnología de la información es un componente crucial de los sistemas de información. El uso de hardware y software informático es crucial para garantizar el funcionamiento del sistema de información. Por ejemplo, si se requiere un programa informático que trabaje junto al sistema de información para recoger los datos, debe estar integrado en el propio sistema. Un sistema de información también debe contar con el software necesario para almacenar los datos pertinentes y realizar el análisis y la organización previstos de los datos. Esta categoría puede incluir un único programa informático o una serie de programas informáticos en función del tipo y la finalidad del sistema de información.

Tipos de sistemas de información

El tipo de sistema que utilice su organización dependerá de sus objetivos empresariales actuales y generales.

Estos son los cuatro tipos principales de sistemas de información:

Sistemas de apoyo a las operaciones

El primero de estos tipos son los sistemas de apoyo a las operaciones. Normalmente, estos sistemas de información complementan una determinada operación de la empresa. Un ejemplo de sistema de apoyo a las operaciones podrían ser los sistemas de procesamiento de transacciones utilizados en casi todos los bancos del mundo. Normalmente, este tipo de software permite al proveedor de servicios analizar un proceso concreto de la empresa. También ayudan a controlar y gestionar un servicio en una red específica.

Sistemas de información de gestión

La segunda gran categoría de sistemas de información son los sistemas de información de gestión. Estos sistemas suelen consistir en una combinación de integración de hardware y software que ayuda a una organización a realizar sus funciones principales. Por lo tanto, participan en la recopilación de datos de múltiples sistemas en línea. Esta información no sólo es almacenada por dichos sistemas, sino que también es analizada y comunicada de forma útil para ayudar a la dirección a tomar decisiones para su organización.

Sistemas de apoyo a la decisión

Los sistemas de apoyo a las decisiones ayudan a una organización a tomar decisiones informadas sobre sus operaciones. A menudo, el objetivo de estos sistemas es analizar información que cambia rápidamente y que no puede determinarse fácilmente de antemano. Tales sistemas están disponibles tanto en forma de sistemas completamente automatizados como de sistemas completamente operados por humanos. Sin embargo, la tendencia en el DSS ha sido una combinación de sistemas operados por humanos y por ordenadores para lograr la máxima eficacia.

Sistemas de información para directivos

La última gran categoría de sistemas de información son los sistemas de información para directivos, comúnmente abreviados como ESS. Estos sistemas de información sirven como sistemas de apoyo a la gestión. Normalmente, se utilizan en las necesidades de toma de decisiones de alto nivel de una organización. También suelen considerarse una forma avanzada de DSS. La principal diferencia entre los EIS y los DSS es que se centran en el uso de una representación gráfica y una interfaz fácil de entender para los usuarios. Al mismo tiempo, una DIA se centra en un panorama mucho más amplio que la DSS.

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