¿Qué es un seminario web?

Los seminarios web ayudan a las empresas a crecer, entender y hacer publicidad a su público. Estos eventos en línea en directo proporcionan un valioso feedback a las empresas que buscan mejorar, a la vez que atraen a la audiencia de clientes de un modo que apenas consiguen otras interacciones con los medios de comunicación. Comprender los seminarios web puede ayudarle a determinar si la organización de un seminario web es adecuada para su empresa, y qué herramientas necesitará para poner en marcha su seminario web. En este artículo, repasamos qué es un seminario web, quiénes utilizan los seminarios web y cómo puede utilizar un seminario web de forma más eficaz para su negocio.

¿Qué es un seminario web?

Un webinar es una transmisión en vivo y en línea que las empresas presentan a su audiencia en todo el mundo. Un webinar también se denomina a veces webcast o seminario web. Permiten a los anfitriones de las empresas compartir vídeos, presentaciones, páginas web u otros medios a su audiencia en una emisión condensada e interactiva. Los anfitriones pueden lanzar seminarios web a través del sitio web de una empresa, de un popular servicio de streaming o a través de una línea telefónica en forma de audio.

Un componente importante de un webinar es la interacción que tiene con la audiencia de una empresa. Un webinar permite que la audiencia y la empresa interactúen en tiempo real. Un miembro de la audiencia puede hacer preguntas al orador, normalmente a través de un sistema de mensajería, un correo electrónico o una llamada telefónica en directo. Las características clave de un webinar son las siguientes:

Los seminarios web son en directo

Los webinars deben ser un evento en vivo que tiene una fecha y una hora de inicio establecidas. Lo que hace que los seminarios web se diferencien de otros contenidos en línea es que se desarrollan según un calendario, comenzando y terminando a horas específicas. A menudo, una vez concluido un seminario web, las empresas ofrecen un vídeo a la carta (VOD) de sus seminarios web para que los clientes puedan verlos a su conveniencia.

Los seminarios web tienen una asistencia en directo

Para que un evento se considere un webinar, es necesario que haya una asistencia online en directo. No hay requisitos de asistencia preestablecidos para un webinar, sólo que tenga asistentes durante su transmisión en directo. Tampoco existe un límite general de asistentes a un webinar. En cambio, la asistencia máxima de un webinar depende de las capacidades de la página web que los anfitriones decidan utilizar para el webinar. Las empresas anuncian sus seminarios web con antelación para fomentar la máxima asistencia.

Los seminarios web acogen la interacción en directo

Los webinars deben tener un aspecto de interacción en vivo de algún tipo para ser llamados webinars. Una transmisión en directo de una empresa que no ofrece ninguna posibilidad de que los clientes hablen o interactúen con la empresa es sólo un evento de transmisión en directo, no un seminario web. La mayoría de los webinars asignan tiempo a los segmentos de preguntas y respuestas, al tiempo que permiten responder a las preguntas de los clientes a lo largo de la presentación general del webinar. Las empresas hacen esto de varias maneras, entre ellas:

  • Atender llamadas en directo
  • Responder a las preguntas mediante texto en una parte de la pantalla
  • Proporcionar un chat de texto en vivo y responder de forma audible en respuesta
  • Sondeos o encuestas

Los chats en directo de los seminarios web pueden ser públicos o privados. Los chats privados permiten a los clientes publicar preguntas relativas al seminario web sin que otros clientes vean lo que han preguntado. Los chats públicos están presentes para que los vean todos los miembros del seminario web, incluidos los demás asistentes. Los chats de los seminarios web suelen tener un sistema de moderación fiable establecido en estos chats para garantizar una experiencia positiva para todos los asistentes y para el mejor interés del seminario web.

Los sondeos o encuestas que se realizan en los webinars también pueden ser públicos o privados. En función de la publicidad del sondeo o la encuesta, los anfitriones de los seminarios web pueden mostrar los resultados en directo, ya sea al final del período de sondeo o a medida que se registran los votos en tiempo real.

Los seminarios web tienen un orador en directo

La mayoría de los seminarios web tienen un orador en directo que los asistentes pueden ver y escuchar durante todo el seminario. Tanto ver como oír al orador del seminario web permite al público tener otra capa de interacción con la empresa, ya que hará preguntas y recibirá respuestas del anfitrión del seminario web en tiempo real. Para las grandes empresas que tienen muchos clientes, esto ayuda a que los clientes conozcan a la empresa lo más personalmente posible.

Los seminarios web utilizan elementos visuales

Los seminarios web suelen utilizar diversos elementos visuales en sus transmisiones, como presentaciones de vídeo, diapositivas u otras herramientas. Las diapositivas permiten a las empresas presentar información importante a sus clientes o empleados de una manera ágil y que requiere poco tiempo de preparación. Las presentaciones de vídeo ofrecen una presentación más sólida para los espectadores y pueden comunicar eficazmente información crucial en un corto período de tiempo.

Los seminarios web suelen funcionar con un software para seminarios web

Los anfitriones de un seminario web suelen realizarlo con un software para seminarios web. Este software permite crear sondeos o encuestas, acoger a un público, gestionar una sala de chat y utilizar diversas funciones de audio o visuales en un solo software. Las aplicaciones para seminarios web también pueden incluir algunas de las siguientes funciones:

  • Recordatorios del calendario para todos los miembros del seminario web
  • Apoyo a la colaboración en la presentación
  • Recordatorios de calendario para los asistentes registrados
  • Software de streaming integrado
  • Software de grabación y empalme de audio
  • Herramientas de preguntas y respuestas
  • Compartir la pantalla
  • Soporte de chat en vivo
  • Envío de invitaciones integrado con las redes sociales

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¿Qué hace que un seminario web sea eficaz?

Algunos de los elementos que componen un seminario web eficaz son

Un objetivo claro

Uno de los primeros pasos para crear un webinar eficaz es entender qué se quiere conseguir con él. Algunos de los objetivos que tienen las empresas con los webinars son:

  • ¿Qué piensa nuestro público de la empresa?
  • ¿Cómo reaccionará el público a este nuevo producto o política?
  • ¿Comprende el público por qué tenemos esta política?
  • ¿Comprende el público nuestro estado de producción?
  • ¿Le gusta a la audiencia nuestro producto o política?
  • ¿Qué cree el público que podemos hacer para mejorar nuestro producto o nuestras políticas?
  • ¿Qué política queremos enseñar a nuestros empleados?

Comprender el objetivo que se ha fijado con su seminario web ayuda a que el proceso de planificación y ensayo se desarrolle sin problemas. Al saber qué objetivo tiene el webinar para la empresa, puede adaptar su contenido para lograr resultados específicos. Por ejemplo, si quiere saber qué opina su audiencia sobre una política, considere la posibilidad de organizar un chat en directo para su webinar mientras se discute la política.

Comprensión del público

Una empresa puede crear un seminario web atractivo si entiende a su público. Por ejemplo, si el grupo demográfico principal de una empresa es un público adolescente, la publicidad en las redes sociales puede ser eficaz. Las empresas pueden mejorar aún más el lenguaje, el título, el contenido y las convenciones de los seminarios web si comprenden a la audiencia potencial.

Un horario establecido

Dado que los seminarios web se asemejan a los eventos en persona, los seminarios web deben ajustarse a un horario establecido. Crear este horario teniendo en cuenta a su público puede ayudar a que su seminario web tenga éxito.

Promoción de seminarios web

Los seminarios web pueden tener una gran asistencia si se comercializan correctamente. Considere la posibilidad de utilizar las redes sociales, el correo electrónico y su red independiente o sitio web para publicitar su seminario web en la medida de lo posible.

Una presentación bien hecha

Aunque el objetivo principal de un webinar es trasladar la información de una empresa a los clientes, tener en cuenta la duración de la presentación puede ayudar a que los clientes la recuerden. Considere la posibilidad de fusionar la información en presentaciones cortas en lugar de hacerlo en una única y larga presentación. Las pequeñas cantidades de información son más fáciles de memorizar que las grandes.

Un plan bien ensayado

Un seminario web bien ensayado tiene más probabilidades de ser impartido con eficacia durante la fecha oficial del seminario web. Considere la posibilidad de ensayar el material de su seminario web muchas veces antes de ponerlo en marcha. Además, probar el software y el hardware del seminario web antes de la fecha puede ayudar a garantizar que la presentación se desarrolle sin problemas.

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Ventajas de utilizar un webinar

Los seminarios web pueden beneficiar a una empresa de las siguientes maneras:

  • Mostrar un producto o política a los clientes o empleados
  • Formación de los empleados
  • Conseguir nuevos clientes para su negocio
  • Construir una autoridad en el sector de su empresa
  • Educar a su público sobre la empresa

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¿Quién utiliza los seminarios web?

Las empresas de la mayoría de los sectores utilizan los seminarios web por diversas razones. Algunas empresas nuevas realizan seminarios web para generar fondos para un proyecto. Las grandes empresas pueden crear seminarios web para anunciar un nuevo producto o servicio. Las empresas también utilizan los webinars para formar a sus empleados. Empresas de todos los tamaños utilizan los webinars para promocionarse e interactuar con los clientes.

Consejos para realizar un seminario web eficaz

Si quiere crear un seminario web eficaz para atraer a sus clientes, tenga en cuenta los siguientes consejos:

Facilite la programación

Los anfitriones suelen intentar programar los seminarios web en fechas convenientes para sus clientes. Por ejemplo, programar un seminario web un lunes durante el horario comercial estándar puede no dar lugar a una buena participación si la mayoría de sus clientes trabajan en un turno estándar. Sin embargo, programar su seminario web un viernes por la tarde o un sábado puede provocar una mayor participación, porque es una fecha y una hora más convenientes para su audiencia.

Los anfitriones de seminarios web también fomentan la asistencia a los mismos facilitando el proceso de programación mediante recordatorios. Por ejemplo, en lugar de confiar en que el cliente documente el seminario web en su agenda de forma independiente, algunos seminarios web tienen automáticamente páginas de aterrizaje que permiten a los clientes añadir cómodamente la fecha y hora del seminario web a su calendario.

Anunciar el evento

Una forma en que los anfitriones anuncian sus seminarios web y facilitan la programación a los clientes es publicando enlaces a seminarios web o anuncios en las redes sociales. Dado que las redes sociales actúan como un enlace entre la empresa y los clientes, anunciar un seminario web a través de ellas puede aumentar la asistencia.

Los profesionales a veces anuncian un seminario web enviando un correo electrónico de invitación a los clientes. Si el correo electrónico también tiene una función de calendario integrada o conduce a una convenientemente, los clientes pueden registrarse para asistir al seminario web más fácilmente.

Planificar contenidos atractivos

Dado que un seminario web es un evento en línea en directo, mantener la asistencia es una prioridad importante. Para asegurarse de que su audiencia se mantenga concentrada en la presentación en curso, considere el contenido de su presentación antes de decidir el medio. Por ejemplo, suponga que está enumerando las características relacionadas con un nuevo servicio de suscripción que ofrece su empresa.

Puede ser más beneficioso para su audiencia comunicar esta información en una presentación de vídeo en lugar de una presentación de diapositivas acompañada de comentarios. Las presentaciones de vídeo permiten más ángulos de presentación que una presentación de diapositivas y son más eficaces en términos de tiempo y valor de entretenimiento. Aunque el objetivo de los seminarios web no es estrictamente entretener, tener valor de entretenimiento asegura que su audiencia no sólo llegue sino que vea el seminario web completo.

Hacer preguntas de sondeo o encuesta eficaces

Los sondeos y las encuestas pueden ser útiles para un seminario web porque recogen información concreta y en directo de sus clientes sobre su empresa. Sin embargo, para garantizar que las preguntas de los sondeos o las encuestas sean eficaces, considere la posibilidad de crearlas con preguntas cerradas en lugar de abiertas. Esto significa que la mayoría de las preguntas tendrán opciones de respuesta en lugar de ser escritas o subjetivas.

Las preguntas cerradas son sencillas y fáciles de responder. Un miembro de la audiencia puede sentirse más inclinado a responder a una pregunta si ésta es fácil de entender y no requiere una multitarea. Considere la posibilidad de utilizar preguntas sencillas en sus encuestas y sondeos para recibir muchas respuestas.

Ofrecer comodidad al cliente

Los clientes están más satisfechos con los seminarios web cuando les resultan convenientes. Después de inscribirse, algunos buenos anfitriones de seminarios web ofrecen un correo electrónico posterior a la inscripción que enumera los requisitos técnicos o de software que el cliente puede necesitar para asistir al seminario web. Esto incluye instrucciones sencillas sobre cómo descargar, ejecutar y probar cualquier software relacionado con su seminario web. O, si su seminario web no requiere que el cliente descargue ningún software, este correo electrónico puede contener las especificaciones del ordenador necesarias para ejecutar el sitio web del seminario.

Dado que esta conveniencia maneja datos algo técnicos, considere simplificar toda la jerga tecnológica a un nivel fácil de entender. Aconseje a los clientes que prueben su software u ordenador antes del evento, para que su experiencia en el seminario web en la fecha fijada vaya lo mejor posible.

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