Comprender el funcionamiento de las facturas es un aspecto esencial para trabajar en la fabricación, la venta al por menor o las ventas. Las facturas son una parte esencial del proceso de compra y venta. Para crear, enviar y responder eficazmente a las facturas, hay que entender qué son, qué incluyen y cómo crearlas.
En este artículo, explicaremos la definición de la factura, discutiremos lo que incluyen las facturas y esbozaremos los pasos que puede seguir para redactarlas y enviarlas.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que envía el fabricante o proveedor de un producto al cliente. La factura describe el coste del producto y establece la responsabilidad del consumidor de pagar los bienes o servicios. Las facturas crean un registro de una transacción entre un vendedor y un comprador. Las facturas son una parte importante para garantizar que los registros contables de una empresa sean precisos y completos.
Las facturas son utilizadas por la oficina de contabilidad de una empresa para crear registros de ventas y cuentas por cobrar. También sirven para otros fines, como por ejemplo:
- Solicitar el pago a los clientes
- Hacer un seguimiento del inventario de salida
- Crear datos que permitan a los contables estimar los beneficios futuros
- Proporcionar información sobre los ingresos que puede utilizarse para la declaración de impuestos
- Conservar un registro de ventas y transacciones de fácil acceso
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Las facturas y los recibos tienen algunas similitudes, pero cada uno de ellos tiene un propósito diferente. Las facturas son creadas y enviadas por el proveedor de un producto o servicio. Una factura indica lo que se ha producido, quién lo ha comprado y las condiciones de pago. Una factura puede crearse y enviarse antes o después de la entrega de los productos. A menudo, los proveedores incluyen una copia de la factura en un paquete cuando entregan los productos para que el comprador pueda asegurarse de que todos los artículos están contabilizados.
Por otro lado, una factura es simplemente un documento del vendedor que solicita el pago inmediato. Una factura suele instar al cliente a realizar una determinada acción o a cumplir un acuerdo. A diferencia de una factura, las típicas facturas que se reciben no incluyen una lista detallada de productos o servicios. Ejemplos comunes de facturas son las solicitudes de pago que recibe de sus compañías de cable o electricidad. Por último, cuando reciba una factura, lo normal es que le pidan que la pague en pocos días o semanas.
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¿Qué incluye una factura?
Las facturas suelen contener varios datos importantes. Entre ellos se encuentran:
La fecha en que se escribió la voz
El primer dato de una factura suele ser la fecha de creación. La fecha es necesaria porque marca el inicio del periodo de pago o el tiempo que tiene el comprador para presentar el pago completo. Si el pago tiene un plazo estricto, incluir la fecha informará al comprador de su plazo y proporcionará un registro irrefutable del periodo de pago para el vendedor.
Nombres y direcciones del comprador y del vendedor
Las facturas deben incluir el nombre y una forma de contacto del comprador, que suele incluir su dirección de correo electrónico. Esto ayuda a garantizar que los productos correctos se entregan al cliente correcto. La factura también debe contener el nombre y la dirección del vendedor para que el comprador sepa a quién debe pagar y con quién debe ponerse en contacto en caso de error.
Información de contacto de la oficina de contabilidad o de atención al cliente
Algunas facturas incluyen información de contacto directa del personal de contabilidad o del departamento de atención al cliente. Esto permite al comprador dirigir cualquier queja, pregunta o comentario a las personas más capacitadas para ayudarle. Proporcionar números directos ayuda a los vendedores a resolver los problemas de los clientes de forma rápida y eficaz.
Resumen de los artículos comprados
Las facturas deben incluir un resumen detallado de los artículos o servicios que se incluyen en la transacción. Normalmente se trata de una lista detallada con una breve descripción del producto. Este resumen ayuda al comprador a determinar si los productos que ha recibido son correctos y si se le ha cobrado la cantidad de dinero adecuada.
Condiciones específicas de pago
El último dato que debe incluir una factura son las condiciones de pago del vendedor. Esto incluirá la suma total adeudada, el plazo que tiene el comprador para pagar y las formas de pago que acepta el vendedor.
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4. Cómo redactar y enviar las facturas
Si utiliza un servicio de contabilidad electrónica, le resultará bastante fácil crear e imprimir facturas. Estos son los pasos necesarios que debes seguir a la hora de enviar una factura:
1. 2. Dirigir la factura al cliente
Tendrá que consultar la información del pedido del cliente para asegurarse de que imprime correctamente su nombre y dirección. También tendrá que incluir su propio nombre y dirección a efectos de devolución del paquete.
2. 3. Incluya el número de pedido y/o el número de entrega de la transacción
A todos los pedidos y envíos se les debe asignar un número de pedido único. Esto permite a los sistemas informáticos hacer un seguimiento de la producción del pedido y de la información de envío. Incluir el número de pedido en la factura también permite al cliente presentar un registro completo de la transacción.
3. Enumere los nombres/descripciones de todos los artículos vendidos
La información más importante de una factura suele ser la lista detallada de los productos solicitados. Esta lista puede incluir el nombre específico, la descripción y el peso de todos los artículos de un paquete. Esto permite al fabricante y al cliente determinar si el pedido se ha realizado correctamente.
4. Anotar los depósitos o pagos anteriores realizados por el cliente
Si el cliente ya ha realizado un depósito o un pago parcial del importe del pedido, deberá incluir esta información en la factura. También tendrá que mostrar qué parte del coste total (si lo hay) está aún pendiente.
5. Lista de formas de pago aceptables
Siempre debes informar a tus clientes de cómo pueden realizar el pago. Esto podría incluir pagos en línea, cheques, depósitos directos o transacciones en efectivo.
6. Incluya la información de envío
Cuando envíe productos físicos, deberá incluir los números de seguimiento, las fechas estimadas de entrega y el nombre de la empresa de transporte que utiliza. Esto permitirá al cliente rastrear su paquete y reportar cualquier daño o retraso en la entrega.
7. Explique las condiciones de pago
También tendrá que indicar las condiciones de pago que ha emitido para la transacción. Esto incluirá la suma total que se debe y el plazo que tiene el cliente para realizar el pago. También puede indicar el número de contacto de su departamento de contabilidad para que el cliente pueda llamar si tiene alguna duda.
Ejemplo de factura
Este es un ejemplo de lo que podría ser una factura típica de una empresa:
| Robin Hill Designs, LLC. 123 Main St. Columbia, IN 33345 |
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| Factura de: Número de factura: 18865302 | ||
| Facturar a: Edward Jackson JacksonE13@e-mail.com |
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| Enviado: 13 de diciembre de 2019 | Plazo: 3 de enero de 2020 | |
| Sr. Jackson, Gracias por comprar con nosotros estas fiestas. Esperamos que disfrute de su compra. Como agradecimiento, hemos incluido una muestra gratuita de nuestra línea de productos más reciente. Felices fiestas, Carter Smith Oficina de gestión de productos |
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| Artículo | Cantidad | Precio |
| Estantería de libros Abeline Mahogony | 1 | $87.99 |
| Subtotal | $87.99 | |
| Impuesto | $6.10 | |
| Envío y manipulación | $10.00 | |
| Total | $104.09 |