¿Qué es una orden de compra? (y cómo funciona)

Cuando un cliente quiere comprar algo a un proveedor, redacta una orden de compra, cuyo aspecto es similar al de una factura. La orden de compra enumera los artículos que se compran, su precio de venta acordado y el coste total del pedido. También indica la fecha de compra, el método y la fecha prevista de entrega y las condiciones de pago. En este artículo veremos qué es una orden de compra, por qué es importante y en qué se diferencia de una factura.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento legalmente vinculante creado por un comprador que confirma su intención de adquirir bienes o servicios de un proveedor. Es una solicitud de productos junto con un precio acordado. Los vendedores pueden acordar un precio más bajo de lo habitual porque el comprador ha adquirido una gran cantidad, porque el vendedor le hace un descuento por fidelidad o porque quiere vender más productos. La finalidad de una orden de compra es hacer un seguimiento del pedido, así como garantizar el pago por parte del comprador.

Una orden de compra suele incluir los siguientes elementos:

  • Nombre del comprador
  • Dirección de facturación
  • Dirección de envío
  • Número de seguimiento
  • Condiciones de pago
  • Solicitante
  • Departamento
  • Notas
  • Artículos solicitados
  • Cantidad
  • Precio del artículo
  • Total de la partida
  • Ordenar el total

Toda esta información es necesaria, ya que le indica al proveedor quién compra, dónde debe enviarse el pedido, cuánto tiempo tiene el comprador para pagarlo y si hay un descuento por pago anticipado. También incluye un número de seguimiento a efectos del cliente y del vendedor, explica quién ha solicitado el envío para garantizar la responsabilidad, el departamento que ha hecho el pedido y el número de artículos que se piden a sus precios acordados. El total del pedido es el total que el cliente paga cuando llega la factura.

Estos son los detalles generales que van en una orden de compra, pero pueden personalizarse para reflejar las necesidades del cliente o para pedidos especiales. Cuanta más información se introduzca en una orden de compra, más eficaz será el documento.

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¿Por qué son importantes las órdenes de compra?

Los compradores y los vendedores desarrollan relaciones entre ellos y llegan a confiar mutuamente con el tiempo. Sin embargo, sigue siendo importante que ambas partes verifiquen que se cumplen los acuerdos de venta y que toda la información es correcta. El seguimiento de un pedido protege a ambas partes mientras se realiza la compra. A continuación se exponen algunas de las razones más importantes para redactar una orden de compra:

Confianza y verificación

Aunque el vínculo de confianza crezca entre el comprador y el proveedor, sigue siendo necesario garantizar el pago y el suministro con cada compra. Una orden de compra responsabiliza a cada una de las partes y minimiza la posibilidad de malentendidos. Las empresas crecen y cambian, lo que significa que el entendimiento mutuo también puede cambiar. Las órdenes de compra ayudan a garantizar que este entendimiento se mantenga constante.

Organización

El crecimiento de una empresa implica la incorporación de nuevos clientes, lo que aumenta la complejidad del cumplimiento de los pedidos. Si la empresa es demasiado grande, no basta con anotar los datos en un papel y dárselos a alguien para que los cumpla. Poner a todos los clientes en un sistema de seguimiento de pedidos mantiene a los clientes satisfechos y ayuda a garantizar más negocio para el vendedor.

Rendición de cuentas

Una orden de compra ayuda a agilizar las operaciones de venta de una empresa. Crea un documento legalmente exigible que anima tanto al vendedor como al comprador a cumplir lo acordado en los términos. También ayuda a seguir el progreso de los artículos vendidos y facilita al vendedor la conciliación de los pedidos pendientes. El uso de órdenes de compra es una buena práctica comercial para ambas partes.

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El carácter jurídicamente vinculante de una orden de compra

Cuando un comprador crea una orden de compra para adquirir algo de un proveedor, está celebrando un contrato legalmente vinculante. El comprador está haciendo una declaración de intención de compra y prometiendo al vendedor que el pedido se pagará según los términos. Si el comprador no paga la mercancía pedida, el vendedor tiene la opción de reclamar el pago por vía judicial.

La orden de compra es esencialmente un pagaré que tiene todos los detalles establecidos. Como la orden de compra es legalmente vinculante, el vendedor puede utilizarla para obtener fondos de un factor. Un vendedor puede ofrecer la orden de compra a un factor para su venta. El factor ofrecerá un porcentaje del valor nominal de la orden de compra y se hará cargo del cobro.

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Cuatro diferencias entre una orden de compra y una factura

A primera vista, una orden de compra y una factura son similares. Ambas contienen la misma información junto con las condiciones de pago, pero presentan algunas diferencias. Estas son las principales diferencias entre una factura y una orden de compra:

Quién emite el documento

Un cliente emite una orden de compra y el vendedor crea una factura.

Situación legal

Las facturas no pueden utilizarse como documento legalmente vinculante en ningún momento del proceso de compra y sólo pueden utilizarse para los envíos o para exigir el pago. No es un acuerdo entre el comprador y el vendedor y, por lo tanto, no puede utilizarse como instrumento financiero o en un tribunal civil, a menos que se utilice para respaldar la orden de compra.

Cómo se usan'.

Una factura se utiliza para recordar al comprador que se comprometió a pagar en una fecha determinada. Por ejemplo, el vendedor señala que la fecha de vencimiento se acerca y que el pago del envío no se ha recibido. Un vendedor puede enviar la factura como recordatorio de pago. Por el contrario, un cliente puede utilizar una orden de compra para recordar al vendedor la cantidad del artículo que necesita que se le suministre y la fecha de llegada prevista del producto.

Lo que especifican

El envío suele ir acompañado de una factura en la que se enumeran los artículos que contiene el paquete. Si el vendedor envía más de un paquete, se emiten varias facturas con números de serie. Por ejemplo, las facturas múltiples para un envío de varios paquetes pueden tener el siguiente aspecto Factura (1), Factura (2), etc.

Seguimiento de las órdenes de compra

Las órdenes de compra necesitan un seguimiento para que cualquiera pueda comprobar su estado con la información del sistema. El seguimiento también evita que el envío se realice dos veces. Alguien en el área de cumplimiento de pedidos puede buscar el número de orden de compra para determinar si el pedido se ha llenado o no. Y si parece que el pedido no se ha realizado, puede investigar más a fondo. En el caso de que el cliente no haya recibido su envío, puede llamar al vendedor y hacer que alguien rastree el paquete a través del número de orden de compra. Las cuentas por pagar también pueden utilizar el número de seguimiento para saber si la factura se ha pagado y cuándo.

Añadir un número de seguimiento a las órdenes de compra facilita el conocimiento del estado de la compra para ambas partes. El seguimiento de las órdenes de compra elimina la ambigüedad y ayuda tanto al comprador como al vendedor a mantener sus responsabilidades mutuas.

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