¿Qué incluye un presupuesto maestro? (Con componentes y consejos)

El presupuesto maestro puede medir el éxito de una empresa en la consecución de sus objetivos estratégicos y de producción a lo largo del año. La compilación de todos los presupuestos y calendarios implicados también puede facilitar la declaración de impuestos y los informes periódicos. Aprender sobre un presupuesto maestro puede ayudarle a entender si su empresa puede beneficiarse de uno y cómo empezar a crearlo. En este artículo, hablaremos de lo que es un presupuesto maestro, exploraremos sus diversos componentes y enumeraremos consejos para crear y utilizar su presupuesto maestro.

Previsión vs. Presupuesto: Diferencias y Pasos para Pronosticar el Presupuesto

¿Qué es un presupuesto maestro?

Un presupuesto maestro es un documento financiero que incluye cuánto planea ganar una organización y cuánto planea gastar a lo largo de un año fiscal, normalmente desglosado en trimestres o meses. También puede incluir explicaciones de texto sobre cómo el presupuesto puede ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos. Se utiliza para hacer un seguimiento de los gastos e ingresos de toda la organización, y combina los presupuestos de los distintos departamentos o proyectos. El presupuesto maestro se mantiene estático a lo largo del año, lo que permite a la empresa realizar un análisis de desviaciones, comparando los ingresos y gastos reales con las previsiones de la empresa.

En muchas empresas, el proceso del presupuesto maestro implica la retroalimentación y la revisión por parte de los empleados de diferentes niveles, pero la alta dirección suele tener la última palabra en la aprobación.

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Cómo funciona un presupuesto maestro

Un presupuesto maestro se realiza más tarde en el proceso de planificación financiera, cuando la empresa ya ha decidido sus objetivos y expectativas de ventas e inversiones. Una vez que la empresa ha completado su recopilación de datos inicial, crea un presupuesto maestro con estos pasos:

  1. Crear presupuestos individuales. Los contables y los jefes de departamento trabajan para crear todos los presupuestos individuales correspondientes a las secciones de la empresa y a las diferentes partes del patrimonio de la misma. El presupuesto de ventas es el punto de partida del presupuesto maestro, ya que es el que aporta los mayores ingresos.
  2. Compilar los presupuestos en el maestro. El comité presupuestario recopila las líneas individuales y los totales de los presupuestos más pequeños en un documento resumen, el presupuesto maestro, que puede incluir explicaciones y notas. Cada parte del presupuesto maestro procede directamente de un presupuesto más pequeño.
  3. Preséntese para que le den su opinión. El presupuesto suele ir a la alta dirección para su revisión. Los contables realizan los cambios necesarios en el presupuesto maestro.
  4. Apruebe el presupuesto maestro. Los ejecutivos aprueban el presupuesto maestro cuando se ajusta a sus expectativas, y los contables utilizan el presupuesto para hacer un seguimiento de las finanzas y presentar los impuestos.

Una vez terminado el presupuesto, puede ayudar al departamento financiero a controlar y gestionar el dinero. Estos son algunos de los resultados que el presupuesto maestro puede tener en toda la empresa:

  • Ayudar a los contables a realizar informes periódicos: Después de que la dirección apruebe el presupuesto maestro, los contables suelen introducir la información en programas informáticos o de registro. Esto les permite elaborar más fácilmente informes a partir de esos datos.
  • Contribuir a la declaración de impuestos: Como el presupuesto maestro hace un seguimiento de las finanzas a lo largo de cada trimestre del año, puede ayudar a reunir las cifras necesarias para presentar los impuestos regulares.
  • Proporcionar la visualización de la estrategia: Cuando los contables y los directivos tienen un presupuesto maestro estático con el que comparar su trabajo, pueden ver más fácilmente si el rendimiento de su empresa se ajusta a sus estrategias y modificar los planes si es necesario.

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¿Qué incluye un presupuesto maestro?

Un presupuesto maestro resume todos los demás presupuestos y planes financieros de una organización, normalmente clasificados en dos secciones principales: un presupuesto operativo planificado que detalla cuánto proyecta la organización para sus ingresos, y un presupuesto financiero que detalla cuánto planea gastar y en qué. Los presupuestos individuales y el nivel de detalle a utilizar para su presupuesto maestro dependen de lo grande o compleja que sea la empresa. Estos son algunos detalles que podrían incluir esas secciones:

1. Presupuesto de explotación previsto

El presupuesto de explotación previsto puede incluir algunas o todas estas partidas:

  • Presupuesto de ventas: El presupuesto de ventas incluye una previsión de cuántas unidades se venderán durante el año y cuántos ingresos supondrán.

  • Presupuesto de producción: El presupuesto de producción es un plan sobre cuántas unidades nuevas se fabricarán, basado en las proyecciones de ventas y las políticas de inventario. El presupuesto de producción puede incluir estimaciones de la cantidad de mano de obra y materiales que se necesitarán.

  • Presupuesto de fabricación: Este presupuesto incluye todos los costes de fabricación necesarios para crear el número de unidades previsto en el presupuesto de producción y puede desglosarse en un presupuesto de materiales que enumera todas las materias primas, un presupuesto de mano de obra directa para todos los gastos de mano de obra y un presupuesto de gastos generales de fabricación para otros costes.

  • Presupuesto de compras: El presupuesto de compras incluye todos los artículos que la empresa puede comprar a lo largo del año para su espacio o producto, como máquinas o equipos de oficina.

  • Presupuesto de coste de las mercancías vendidas: Este presupuesto se destina a los costes de producción de los bienes vendidos y se añade al inventario, por lo que las empresas que venden servicios no dispondrán de este presupuesto.

  • Presupuesto de gastos de funcionamiento: Este presupuesto puede incluir los gastos administrativos y los relacionados con la venta de productos, como la publicidad o el marketing.

  • Cuenta de resultados proforma: Se trata de una cuenta de resultados prevista que combina los ingresos por ventas con los demás gastos presupuestados.

Presupuesto financiero

El presupuesto financiero, también llamado balance proyectado, es un plan sobre cómo la empresa puede alcanzar sus objetivos financieros a lo largo del año, y puede incluir estos presupuestos:

  • Presupuesto de capital: Se trata del plan de financiación para el año siguiente, por lo que puede incluir los gastos de mantenimiento de los activos de la empresa y las posibles inversiones.
  • Presupuesto de tesorería: Este presupuesto planifica el flujo de caja de la empresa, teniendo en cuenta las ventas al contado y a crédito previstas para todo el año y el tiempo que tardan en pagarse las ventas a crédito. Este presupuesto también tiene en cuenta las compras que la empresa realiza a lo largo del año.
  • Presupuesto pro forma: Este presupuesto puede incluir la estrategia financiera prevista para responder a grandes acontecimientos como fusiones o adquisiciones.

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Consejos para elaborar el presupuesto maestro

Estos son algunos consejos que debes tener en cuenta a la hora de crear un presupuesto maestro:

Incluir a otros

Asegurarse de que todos los departamentos y los diferentes niveles de empleados aporten su opinión sobre el presupuesto puede hacer que el proceso sea más democrático y que el presupuesto final sea más equitativo. Encontrar nuevas perspectivas también puede ayudar a los empleados a sentir que son importantes para la empresa, y puede producir soluciones o compromisos inesperados. Cuando todos los departamentos entienden cómo se traducen los objetivos de la empresa en su presupuesto, puede aumentar la motivación para seguir ese presupuesto.

Evite calificar a los empleados en función del cumplimiento del presupuesto

Si el rendimiento laboral de los empleados' depende de su capacidad para trabajar dentro del presupuesto maestro a nivel personal o departamental, puede afectar a su comportamiento. Es posible que tomen decisiones basadas en lo que es mejor para el presupuesto en lugar de lo que es mejor para el departamento, y pueden hacer que sus estimaciones de costes sean más altas y sus estimaciones de ventas más bajas para tener más posibilidades de alcanzar esos objetivos. El cumplimiento del presupuesto como norma también puede animar a los empleados a evitar riesgos que podrían beneficiar a la empresa. Considere la posibilidad de utilizar otros indicadores de rendimiento para medir el éxito de los empleados.

Utiliza el presupuesto como guía

La aplicación rigurosa del presupuesto maestro puede requerir importantes recursos, tanto si se pide a los contables internos que dediquen su tiempo a medir las desviaciones como si se contratan analistas financieros externos. Dado que el presupuesto maestro es un documento estratégico a gran escala, revisarlo teniendo en cuenta cualquier cambio en la posición y la estrategia de la empresa puede ser más útil que la comparación constante de las partidas. Esta es una diferencia importante con respecto a algunos de los presupuestos de gastos individuales, como el presupuesto de fabricación o el de compras, en los que el seguimiento por partidas puede ayudarle a evitar el gasto excesivo.

Combinar el presupuesto maestro con un presupuesto flexible

Para que resulte útil para la comparación, el presupuesto maestro se mantiene estático a lo largo del año. Si una empresa experimenta un crecimiento impresionante o circunstancias económicas imprevistas, es posible que el presupuesto maestro tenga que cambiar para adaptarse a las diferencias, ya sea un mayor ingreso y los correspondientes costes de materiales o mayores costes administrativos cuando la empresa se recupera de un desastre natural. Un presupuesto flexible crea proyecciones para estos cambios, por lo que las empresas podrían crear nuevos presupuestos flexibles para crear nuevas normas para su rendimiento financiero a lo largo del año.

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