¿Qué hay que hacer en un plan de continuidad empresarial?

Hay muchos factores externos que pueden afectar a las operaciones de una empresa, como un incendio o un corte de electricidad. La creación de un plan integral de continuidad de la actividad puede ayudar a las empresas a comprender los riesgos potenciales para sus operaciones y a identificar los procedimientos para disminuir o eliminar esos riesgos. Es beneficioso entender los elementos comunes de un plan de continuidad de negocio para ayudarle a preparar uno para su empresa.

En este artículo, explicamos los elementos que componen un plan de continuidad de la actividad y damos respuesta a otras preguntas frecuentes sobre esta herramienta empresarial.

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¿Qué significa la continuidad del negocio?

La continuidad del negocio es el proceso de mantener las operaciones de una empresa después de un evento inesperado o una emergencia. Muchas empresas tienen un plan de continuidad del negocio, que describe los procedimientos a seguir si se produce un evento que pueda afectar a las operaciones. Ejemplos de acontecimientos imprevistos pueden ser una catástrofe natural, como una inundación o un incendio, o un ciberataque que afecte a las operaciones de tecnología de la información (TI) de una empresa. Un plan de continuidad del negocio identifica los riesgos potenciales para una empresa y detalla los planes para proteger al personal y los activos de una empresa en caso de emergencia.

Un plan de continuidad del negocio es diferente de un plan de recuperación de desastres, que es un documento que se centra en cómo una empresa puede restaurar sus operaciones e infraestructura de TI después de una emergencia. En cambio, un plan de continuidad del negocio tiene en cuenta todas las partes de las operaciones de una empresa, como la reubicación de los empleados si el edificio resulta dañado. Sin embargo, los planes de recuperación de desastres y de continuidad de la actividad suelen funcionar juntos para orientar sobre cómo puede seguir funcionando una empresa después de un acontecimiento inesperado.

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¿Qué incluye un plan de continuidad de negocio?

Estos son algunos elementos comunes de un plan de continuidad de negocio:

Riesgos

Un plan de continuidad del negocio suele incluir una lista de riesgos potenciales que podrían afectar a las operaciones de una empresa. Enumere cada riesgo potencial por separado al principio del plan. Incluya información sobre la probabilidad del riesgo, es decir, la probabilidad de que ocurra, y las áreas de la empresa en las que el riesgo puede tener un mayor impacto, como el personal, la propiedad o el equipo. Identificar cada riesgo potencial puede ayudar a un equipo a determinar los procedimientos a seguir si el riesgo se produce.

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Análisis del impacto en el negocio

Un análisis del impacto en el negocio es una parte importante de un plan de continuidad porque ayuda a la empresa a predecir el resultado probable de cada riesgo y a determinar los procedimientos para minimizar esos efectos. Este análisis suele incluir una visión general de los impactos operativos y financieros en una organización en varios escenarios. Para cada riesgo, identifique cualquier impacto operativo en la empresa, como el aumento de los gastos. Cuantifique esos efectos potenciales en cantidades de dólares para comprender cómo puede afectar el riesgo a la empresa desde el punto de vista financiero. También es útil para este análisis incluir una línea de tiempo de cuando esos impactos pueden ocurrir después de un evento.

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Organización

Esta parte de un plan de continuidad de la actividad designa a un equipo de empleados para supervisar los procedimientos en caso de riesgo. Resulta útil contar con un miembro del equipo que pueda actuar como líder de la continuidad de la actividad para supervisar todas las partes del plan, mientras que otros miembros del equipo pueden ser responsables de un área específica, como la de TI. Puede recopilar esta información utilizando un formato de tabla, o puede crear un diagrama de flujo que enumere a cada miembro del equipo y sus diversas responsabilidades. Esta información facilita la comprensión de quién es responsable de las distintas partes del plan de continuidad.

Procedimientos de continuidad

Un plan de continuidad del negocio incluye los procedimientos que la organización planea adoptar si se produce un riesgo. Al crear estos procedimientos, hay que tener en cuenta las áreas a las que hay que dar prioridad después de un evento no planificado. Algunos ejemplos de prioridades que puede tener una empresa son las operaciones de nómina o la protección de datos. Cuando entienda las prioridades, podrá desarrollar formas de garantizar que la empresa cumpla esos objetivos después de un evento no planificado o una emergencia. Identifique al personal de la empresa que pueda supervisar los distintos procedimientos y defina claramente sus funciones para que otra persona pueda tomar el relevo en caso necesario.

Información de contacto

Puede ser útil que el plan de continuidad del negocio incluya una lista de información de contacto de cualquier personal clave, proveedores o partes interesadas. Por ejemplo, esta lista puede incluir la información de contacto de todos los empleados implicados en el plan de continuidad de la actividad, los responsables de la respuesta a emergencias en la zona, los proveedores de equipos, los gestores de las instalaciones o los operadores de las instalaciones de reserva. Incluya las direcciones de correo electrónico y al menos un número de teléfono de cada contacto. Disponer de esta información puede ayudar a los equipos a ponerse en contacto rápidamente con cualquier persona implicada en el plan de continuidad de la actividad para garantizar que la empresa siga funcionando después de un suceso imprevisto.

Procedimientos de prueba

Es importante que los equipos pongan a prueba un plan de continuidad de la actividad para que se sientan seguros de los procedimientos y comprendan su papel en diversos escenarios. Probar un plan de continuidad de forma rutinaria también puede ayudar a los equipos a identificar las áreas en las que pueden mejorar partes del plan y realizar los cambios necesarios. Hay tres tipos comunes de escenarios de prueba que los equipos suelen utilizar para probar un plan de continuidad:

  • Lectura: En este tipo de pruebas, los equipos se reúnen para leer el plan y comprobar que contiene estrategias completas para cada riesgo potencial.
  • Mesa de trabajo: En las pruebas de mesa, cada miembro del equipo analiza sus funciones en varios escenarios para determinar las áreas del plan que pueden requerir mejoras.
  • Simulación: Este tipo de prueba simula un acontecimiento imprevisto o una emergencia. Los equipos llevan a cabo los procedimientos descritos en el plan de continuidad para determinar su eficacia y asegurarse de que todos comprenden sus funciones.

¿Por qué es importante un plan de continuidad empresarial?

Un plan de continuidad del negocio ayuda a garantizar que una empresa pueda seguir funcionando incluso después de un acontecimiento imprevisto. Disponer de un plan de continuidad tiene muchas otras ventajas para una empresa. Puede:

  • Minimizar los impactos: Un plan de continuidad del negocio puede minimizar los impactos de una interrupción no planificada identificando formas de eliminar o reducir los posibles riesgos del negocio.

  • Ayudar a retener a los clientes: Seguir un plan de continuidad del negocio puede garantizar que una empresa siga atendiendo a sus clientes incluso después de un acontecimiento imprevisto. Esto puede contribuir a aumentar la confianza de los clientes en la empresa y a aumentar las tasas de retención de clientes.

  • Proteger la reputación de la empresa: Tener un plan para restablecer las operaciones después de una emergencia, como una violación de datos, puede ayudar a proteger la reputación de una empresa en el mercado.

  • Mantener los ingresos: Mediante la aplicación de procedimientos para mantener las operaciones, una empresa puede seguir ganando dinero durante las situaciones de interrupción. Esto puede ayudar a las empresas a mantener sus ingresos y maximizar la rentabilidad.

¿Cuándo debe revisar su plan de continuidad de negocio?

Cuando las partes interesadas y el personal clave desarrollan un plan de continuidad de la actividad, lo prueban varias veces para asegurarse de que funciona en varios escenarios. Después de su desarrollo, el equipo puede decidir probarlo varias veces al año, o puede probarlo siempre que haya cambios en el personal o en las operaciones de TI. Como mínimo, es una buena idea poner a prueba un plan de continuidad del negocio al menos una vez al año. Mantener este plan actualizado anualmente puede ayudar a una empresa a asegurarse de que está preparada en caso de cualquier riesgo potencial que pueda afectar a sus operaciones.

¿Cómo es un plan de continuidad empresarial?

Para ayudarte a entender mejor cómo puede ser, aquí tienes una plantilla de un plan de continuidad empresarial que puedes utilizar para elaborar el tuyo propio:

[Nombre de la empresa]
[Fecha de la última revisión o prueba]

Riesgos
[Identifique cada riesgo potencial, su probabilidad y sus posibles impactos en el personal o los activos].

Análisis del impacto comercial
[Describa los impactos operativos y financieros de cada riesgo potencial e identifique cuándo puede ocurrir cada impacto].

Organización
[Defina las funciones de cada miembro del equipo, sus responsabilidades y los procesos que supervisa].

Procedimientos de continuidad del negocio
[Explique los procedimientos de continuidad del negocio para los riesgos potenciales, incluyendo los recursos necesarios y el personal clave].

Información de contacto
[Indique el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono de cada uno de los contactos clave, como el personal, los proveedores o los responsables de emergencias].

Procedimientos de comprobación
[Explique cómo planea el equipo poner a prueba los procedimientos de continuidad del negocio y con qué frecuencia deben realizarse las pruebas].