La contabilidad proporciona un método útil para categorizar cada transacción financiera que afecta a una empresa mediante el uso de débitos y créditos. Aunque es ventajoso, entender lo que significan los débitos puede ser difícil, ya que tienen varios significados dependiendo de la cuenta que se considere.
En este artículo, hablaremos de lo que significa el débito, para qué se utiliza, qué tipos de cuentas lo utilizan y proporcionaremos algunos ejemplos para que el concepto sea más fácil de entender.
¿Qué significa el débito?
Un contable identifica el débito como cualquier transacción que aumenta los activos de la empresa o disminuye sus pasivos, o el crédito como cualquier transacción que disminuye los activos de la empresa o aumenta sus pasivos. Los contables prefieren utilizar el débito y el crédito en lugar de «aumento» y «disminución» porque reflejan con mayor precisión el cambio en los activos y pasivos de la empresa que se produce como resultado de una transacción.
Una forma fácil de pensar en esto es con su tarjeta de débito y su tarjeta de crédito. Su tarjeta de débito, como la columna de débito de una cuenta, aumenta su valor cuando deposita dinero en ella y disminuye su valor cuando retira dinero de ella. Por su parte, la tarjeta de crédito, al igual que la columna de crédito de una cuenta, es lo contrario. Cuando añades dinero a ella, el saldo que debes disminuye. Cuando gastas dinero, el saldo que debes aumenta.
Por ejemplo, si una empresa paga un préstamo comercial, esto aparecería como un débito en su cuenta de pasivo, pero el mismo hecho aparecería como un crédito en la cuenta de efectivo de la empresa. En otras palabras, este acto de pagar el préstamo ha aumentado el valor de la empresa al deshacerse de un pasivo (el préstamo comercial), pero ha disminuido la cantidad de efectivo disponible, ya que el dinero se utilizó para pagar el préstamo.
Una cuenta de débito puede mostrar cuatro datos financieros:
- Un aumento de los activos. Por ejemplo, ingresos y rentas u otro tipo de activos, cuyo valor se registrará como una cantidad en dólares.
- Un aumento de los gastos Por ejemplo, el dinero gastado en la compra de un activo o en cubrir los gastos generales.
- Disminuir la responsabilidad. Por ejemplo, el dinero que se gasta en pagar una deuda o la venta de un activo cuyo mantenimiento cuesta más de lo que añade en valor.
- La disminución de los fondos propios. Por ejemplo, la venta de acciones o una disminución de los ingresos.
El uso del sistema de débito/crédito ayuda a obtener una imagen más completa de la situación financiera de una empresa y a comprender cómo han cambiado sus finanzas, así como las consecuencias de esos cambios.
¿Qué tipos de cuentas utilizan el débito en un libro mayor?
Dentro del libro mayor de una empresa, suele haber las siguientes siete cuentas:
- Activos
- Responsabilidades
- Accionistas' de capital
- Ingresos de explotación
- Gastos de funcionamiento
- Ingresos y ganancias no operativas
- Gastos y pérdidas no operacionales
Estas cuentas suelen agruparse en dos categorías. Las tres primeras constituyen las cuentas del balance, mientras que las cuatro restantes conforman las cuentas de resultados. En la contabilidad por partida doble se pueden aplicar débitos a las siete.
La contabilidad por partida doble se ha convertido en el método estándar para empresas de todos los tamaños. La contabilidad por partida doble significa simplemente que cualquier transacción que se produzca se registrará en al menos dos cuentas, la cuenta que la transacción aumenta y la cuenta que la transacción disminuye. En resumen, para cada débito, debe haber un crédito de igual importe.
Por ejemplo, cuando una empresa paga su alquiler mensual de 6.000 dólares por su espacio de oficina, esa transacción aparecería como un crédito de 6.000 dólares en su cuenta de efectivo y un débito de 6.000 dólares en su gasto de alquiler. Este sistema de doble entrada ayuda a prevenir y detectar errores contables, ya que si la suma de todos los débitos no es igual a la suma de todos los créditos, un contable será inmediatamente alertado de que se ha cometido un error en alguna parte. El importe del desequilibrio y la columna en la que se encuentra proporcionan pistas sobre dónde se ha cometido el error.
En el ejemplo del pago del alquiler, si las cuentas mostraran un crédito en la cuenta de caja por el valor del alquiler pero el contable se olvidara de cargar la cuenta de gastos de alquiler, el valor total de la columna del débito sería de 6.000 dólares menos que el valor de la columna del crédito.
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Ejemplos de débito por tipo de cuenta
La forma más fácil de entender lo que significa el débito es verlo aplicado a las distintas cuentas de un libro mayor para tener una idea más concreta de lo que representa exactamente. A continuación, encontrará ejemplos de débitos para cada uno de los siete tipos de cuentas que se utilizan con más frecuencia en un libro mayor:
- Activos
- Responsabilidades
- Capital social' de la empresa
- Ingresos de explotación
- Gastos de funcionamiento
- Ingresos y ganancias no operativas
- Gastos y pérdidas no operacionales
Activos
Transacción: La empresa emite acciones ordinarias y recibe 20.000 dólares.
En este caso, un débito de 20.000 dólares aparecería en el activo, en el apartado de efectivo. Al mismo tiempo, aparecería un crédito de 20.000 dólares en la cuenta de patrimonio de los accionistas. Esto se debe a que la empresa recibió dinero en efectivo de los inversores pero, a cambio, esos inversores son ahora propietarios de acciones de la empresa por el mismo valor de lo que pagaron en efectivo.
Responsabilidades
Transacción: Una empresa emergente realiza un pago de 10.000 dólares de un préstamo comercial que pidió al banco.
Para esta transacción, se registraría un débito de 10.000 $ en la cuenta de pasivo de la empresa y un crédito de 10.000 $ en su cuenta de activo. Esto se debe a que el pago disminuyó el saldo adeudado en su préstamo comercial, lo que funciona para disminuir el pasivo total de la empresa. Al mismo tiempo, sin embargo, disminuyó la cantidad de efectivo en sus activos.
Accionistas' de capital
Transacción: En un esfuerzo por consolidar la propiedad, una empresa inicia una recompra de acciones en la que recompran 750.000 dólares en acciones.
Esta transacción aparecerá como un débito de $750,000 en la cuenta de capital de los accionistas y un crédito de $750,000 en la cuenta de activos de la compañía. Esto se debe a que, al recomprar acciones, la empresa ha ganado más capital en la compañía. Al mismo tiempo, el efectivo requerido para completar la recompra disminuyó el valor de su cuenta de activos.
Ingresos de explotación
Transacción: Un cliente devuelve un producto que había comprado a la empresa a un precio de 350 $.
Ésta no es tan intuitiva como otras cuentas. Aunque podría parecer que la devolución sería un crédito, o una disminución, en los ingresos, ya que la empresa necesitaba pagar al cliente el reembolso, el contable lo introducirá como un débito de 350 dólares en la cuenta de ingresos de explotación, en la partida de devoluciones de ventas y provisiones. El crédito de 350 dólares aparecerá en el activo, para reflejar el efectivo pagado para reembolsar al cliente.
La razón es que una devolución refleja una disminución del patrimonio neto porque las ganancias de esa venta se han perdido al devolverlas al cliente. Como se ha señalado anteriormente, una disminución del patrimonio neto se clasifica como un débito. Por esta razón, los ingresos y las ventas se introducen como créditos en la cuenta de ingresos de explotación. El valor de esos ingresos se carga en la cuenta de patrimonio.
Gastos de explotación
Transacción: A final de mes, la nómina de una empresa muestra que debe 500.000 dólares por los salarios de los empleados. Todavía tiene que desembolsar los pagos.
El contable de la empresa lo anotaría como un débito de 500.000 dólares en gastos de explotación. Se carga en la cuenta porque la empresa aún no lo ha pagado, por lo que el importe es un aumento de los gastos, una de las cuatro cosas que puede indicar un débito. Al mismo tiempo, se registraría como un crédito de 500.000 dólares en la cuenta del pasivo porque también representa un aumento del pasivo (o dinero que se debe).
En cuanto se hayan desembolsado los salarios, el contable cargará la cuenta del pasivo y abonará la cuenta de gastos de explotación. También abonará la cuenta de activos, suponiendo que la empresa utilizó efectivo para pagar los salarios.
Ingresos y ganancias no operativas
Transacción: Una empresa compró acciones de otra empresa por un total de 1 millón de dólares. Hoy, esas acciones valen 750.000 dólares. La empresa opta por reducir sus pérdidas vendiendo las acciones ahora, antes de que su valor siga disminuyendo.
Esta operación se denomina pérdida de capital realizada y se contabiliza como un débito de 250.000 dólares en la cuenta de ingresos y ganancias no operacionales. Es un débito porque la pérdida refleja una disminución del patrimonio neto. Es de 250.000 dólares porque refleja la cantidad perdida del valor inicial de 1 millón de dólares de las acciones que poseía. Por lo tanto, se registraría como un crédito en la cuenta de gastos y pérdidas no operacionales.
Gastos y pérdidas no operativos
Transacción: Una pequeña empresa pide un préstamo comercial de 500.000 dólares para ayudar a cubrir algunos de los costes de ampliación de su negocio ante el reciente aumento de la demanda. El préstamo tiene un tipo de interés del 4%.
Los intereses a pagar por este préstamo se cargan en la cuenta de gastos y pérdidas no operativos porque el pago de los intereses de la deuda no está directamente relacionado con el funcionamiento de la empresa. Sin embargo, el principal de este préstamo no se carga aquí. Dado que la empresa recibe los 500.000 dólares en efectivo, se registraría como un débito en la cuenta de activos. Tanto los intereses a pagar como el principal del préstamo se abonan en la cuenta del pasivo.
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