Cuando se trabaja en el ámbito empresarial, es posible que haya que escribir cartas formales con anexos que hagan referencia a datos importantes. Ciertos formatos de cartas pueden ayudarle a comunicarse de forma eficaz y profesional. Cuando entiendas cómo escribir una carta profesional de negocios y usar un adjunto correctamente, podrás adquirir conocimientos que te serán útiles en cualquier profesión o puesto a lo largo de tu carrera.
En este artículo, descubriremos qué son las cartas comerciales profesionales, qué significan las anotaciones adjuntas y cómo se abrevian, además de explorar las abreviaturas más comunes y cómo utilizarlas para ayudarte a preparar tus propias cartas profesionales.
Las 7 partes de una carta comercial
¿Qué es una carta comercial y cuándo se puede utilizar?
Las cartas comerciales se utilizan para llevar a cabo negocios en una amplia gama de situaciones, ya sea con clientes, empleados, socios comerciales, partes interesadas, consejos de administración u otros profesionales. Las cartas comerciales también pueden utilizarse como correspondencia personal profesional. El propósito, la longitud y el contenido de una carta comercial varían considerablemente, aunque se utiliza con mayor frecuencia cuando se desea parecer profesional. Estas son algunas de las razones más comunes para enviar una carta comercial:
- Solicitar o dar información
- Relacionar los tratos comerciales
- Informar o instruir sobre la información
- Discutir las negociaciones
- Corregir o cuestionar la información
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¿Qué significan las anotaciones del recinto?
Las notas adjuntas indican o recuerdan al destinatario de la carta que usted ha incluido otros documentos y elementos en su correspondencia. Algunas anotaciones también muestran cuáles eran esos elementos, dependiendo de si quiere incluir esa cantidad de detalles. Se colocan al final de la correspondencia en el caso de las cartas comerciales estándar, los correos electrónicos profesionales y los memorandos. En las cartas comerciales en papel, las anotaciones van tres líneas por debajo de la firma o una línea por debajo de las iniciales del mecanógrafo.
Las anotaciones en un correo electrónico son útiles para describir y recordar al receptor los archivos adjuntos. También informan al lector de que falta algo si se olvida de adjuntar un archivo, por ejemplo. Considera la posibilidad de tener en cuenta el número de adjuntos que compartes, asegurándote de que los documentos apoyan y mejoran tu correspondencia para aumentar la probabilidad de que sean leídos.
¿Cómo se abrevian los anexos?
Al incluir los anexos, puede escribir la palabra completa o abreviarla, especialmente si hay más de un documento. Estos son algunos ejemplos de cómo abreviar los anexos:
- Recintos (3)
- Enc. (2)
- Adjunto: lista de precios (1), fotos promocionales (2)
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¿Qué significa CC?
CC se refiere a la copia al carbón, un proceso anticuado que consiste en producir una copia de una carta utilizando papel carbón para que varias personas puedan tener copias del mismo documento. Aunque el proceso en sí mismo apenas se utiliza hoy en día, la terminología sigue haciéndolo, especialmente en el correo electrónico. En un correo electrónico se hace una copia a otros destinatarios, a menudo añadiendo sus direcciones de correo electrónico en un campo separado designado específicamente para la copia. Esta sección de un correo electrónico indica a los destinatarios primarios que has copiado a otras personas o partes relevantes.
En una carta comercial en papel, se suele incluir la línea CC debajo de la firma, ya sea por encima o por debajo de cualquier línea de adjuntos. Estas son las distintas abreviaturas que puede utilizar para anotar la copia de carbón en las cartas comerciales impresas:
- cc:
- c.c.
- CC:
- Copiar a:
¿Qué significa PC?
PC es la abreviatura de fotocopia, otro método utilizado antiguamente para hacer copias de la correspondencia antes de que los documentos digitales se hicieran comunes. Una fotocopia se hace con una máquina fotocopiadora, mediante un proceso que consiste en poner luz sobre una superficie preparada. Hoy en día, muchas máquinas no sólo pueden hacer fotocopias, sino también escanear documentos, colocando una imagen digital en un ordenador u otro dispositivo.
¿Qué significa BCC?
BCC, o BC, es la abreviatura de blind carbon copy, o copia oculta en un correo electrónico o correspondencia electrónica. Al igual que la CC, la CCO tiene su propio campo de dirección de correo electrónico para copiar a las personas que quieres que reciban la correspondencia sin que el destinatario original lo sepa. Usar la CCO también significa que ningún destinatario puede ver quién más recibió una copia, y los copiados en la línea CCO tampoco ven ninguna otra respuesta del hilo de correo electrónico.
Considere la posibilidad de utilizar el CCO cuando quiera enviar un correo electrónico a muchas personas que no se conocen, lo que le ayudará a proteger la privacidad de su lista de direcciones o cuando quiera dar a su correo electrónico un aspecto personal y limpio cuando tenga muchos destinatarios. El uso de CCO también puede ser útil para situaciones delicadas o para hacer que otros sean conscientes de sus acciones. Por ejemplo, un cliente puede estar atrasado en el pago de una factura, por lo que le envías un correo electrónico con el tercer recordatorio antes de emitir los cargos por retraso en el pago. También puede optar por enviar un BCC a su gestor directo para que esté al tanto de los esfuerzos que realiza para cobrar.
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¿Incluyes las iniciales al final de una carta comercial?
Puede incluir las iniciales al final de una carta comercial en papel cuando otra persona la escribe por usted, pero no las necesita cuando la escribe usted mismo. Las iniciales del mecanógrafo ayudan a las empresas a saber quién ha mecanizado la carta y quién la ha escrito. Esto puede ser especialmente útil en el caso de documentos comerciales o legales importantes, sobre todo si falta alguna información, está mal escrita o es inexacta.
Las iniciales de la mecanógrafa van cerca del final de la carta comercial, pero antes de los anexos, e incluyen las iniciales tanto del escritor del contenido como de la mecanógrafa. Las iniciales del autor de la carta comercial van primero, en mayúsculas, seguidas de dos puntos o una barra oblicua, y luego las del mecanógrafo en minúsculas. Por ejemplo, aquí hay dos formas de formatear las iniciales de la mecanógrafa si Cadence Walters escribió una carta de negocios para su gerente Mathieu Monet:
- MM:cw
- MM/cw
¿Cuál es un ejemplo de uso de las anotaciones del recinto?
He aquí un ejemplo de carta comercial con anotaciones al final de la correspondencia para mostrarle cómo utilizarlas en su contexto:
Lincoln Riley
ABC Smithson Corporation
100 SW Terwilliger Blvd.
Portland, OR
L.Riley@email.com
2 de agosto de 2021
Sr. Sampson Gosha
Vicepresidente de ventas
Conexiones ilimitadas
500 SE Lexington St.
Portland, OR
Estimado Sr. Gosha
Me complace darle la bienvenida como vendedor afiliado de nuestros productos de almohada médica. Estamos deseando trabajar con usted y nos alegra que se preocupe por la calidad del sueño tanto como nosotros.
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Nuestra directora de marketing de afiliación, la Sra. Stefanie Laska, tiene más información sobre la mejor manera de comercializar estos productos en su reunión del próximo viernes 13 de agosto de 2021. Si tiene alguna pregunta antes de esa fecha, póngase en contacto conmigo. Gracias de nuevo, y les deseo unas noches de sueño reparador.
Sinceramente,
*Lincoln Riley
1. Director de ventas
ABC Smithson Corporation
LR/kp*
Recintos (2)
cc: Dra. Marcia Albertson