Cuentas por pagar (AP): Definición y funcionamiento

Entender las cuentas por pagar es esencial para cualquier persona que trabaje con las finanzas o las cuentas de una empresa. La gestión de las cuentas por pagar es una parte clave para gestionar con éxito el flujo de caja de la empresa y mantener buenas relaciones comerciales. En este artículo, definimos las cuentas por pagar y discutimos el proceso de las cuentas por pagar.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son los fondos que una empresa debe a los proveedores o vendedores por los bienes o servicios recibidos. El término cuentas por pagar también puede referirse a las deudas individuales a corto plazo por bienes y servicios de la empresa comprados a crédito o al departamento de la empresa responsable de devolver estas deudas a corto plazo. Las cuentas por pagar suelen denominarse AP.

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Pasos en el proceso de cuentas por pagar

Seguir un proceso de cuentas por pagar claro y coherente ayuda a las empresas a pagar los saldos legítimos adeudados con precisión y a tiempo. Esto les ayuda a gestionar sus finanzas y a mantener buenas relaciones comerciales. Si usted es un empleado del departamento de cuentas por pagar, un contable o el propietario de una pequeña empresa, podría seguir los siguientes pasos en el proceso de cuentas por pagar:

  1. Comprobar los detalles de las facturas
  2. Introducir la factura en los registros contables
  3. Programar el pago de facturas
  4. Marcar la factura como procesada
  5. Pagar la factura
  6. Resolver registros contables

1. Comprueba los detalles de las facturas

Compruebe la factura con la orden de compra asociada y el informe de recepción para asegurarse de que muestra con exactitud la siguiente información:

  • Lo que pidió su empresa
  • Lo que recibió
  • El coste por unidad
  • El coste total
  • Condiciones de pago

Si alguno de estos datos no aparece o es incorrecto, póngase en contacto con el emisor de la factura para consultar y resolver estas dudas.
Algunos proveedores no emiten órdenes de compra ni informes de recepción. Las empresas de servicios públicos y de telecomunicaciones son ejemplos comunes de cuentas por pagar en las que no es posible la coincidencia de tres vías. En estos casos, hay que cotejar la factura con otra información disponible, como un contrato de alquiler o facturas anteriores para determinar su exactitud y legitimidad.

2. Introducir la factura en los registros contables

Una vez que verifiques que la factura es exacta y completa, introduce los detalles como un crédito en la sección de cuentas por pagar del balance de la empresa. La mayoría de las empresas registran la siguiente información en su programa de contabilidad:

  • Número de factura
  • Fecha de la factura
  • Código o nombre del proveedor
  • 6. Importe abonado a las cuentas por pagar
  • Importe y cuenta a cargar
  • Fecha de pago prevista

A continuación, introduzca el importe como un débito en la cuenta de resultados de la empresa. Esta práctica de doble entrada maximiza las posibilidades de que los registros financieros de su empresa sean precisos y útiles.

3. Programar el pago de la factura

Lea detenidamente las condiciones de la factura y programe el pago de la misma. La fecha prevista para el pago de la factura dependerá de las condiciones de la misma y de la política de pagos de la empresa. Normalmente, las empresas pagan las facturas en su fecha de vencimiento, ya que retener los fondos durante el mayor tiempo posible mejora el flujo de caja. Sin embargo, pueden pagar las facturas antes de tiempo si los proveedores ofrecen descuentos por pronto pago.

4. Marcar factura procesada

Marque su factura para mostrar que ha sido introducida en el sistema de contabilidad. Este paso reduce la posibilidad de que se produzcan entradas y pagos duplicados en la cuenta. Muchas empresas utilizan un sello o una perforación para mostrar el procesamiento. Algunas grapan la factura, la orden de compra y la orden de recepción junto con una hoja de presentación llamada vale.

5. Pagar la factura

La factura se paga a continuación. Este paso suele producirse de forma automática, ya que las empresas confían cada vez más en los métodos de pago automatizados. Sin embargo, puede ocurrir manualmente para las empresas que prefieren pagar las facturas con efectivo o cheques.

6. Resolver los registros contables

Una vez efectuado el pago, cargue el importe en las cuentas por pagar y abone el importe en caja. Las empresas que utilizan un sistema de comprobantes también trasladan el comprobante y sus documentos adjuntos, incluida una copia de cualquier cheque emitido, de un archivo abierto a un archivo de facturas pagadas.

Diferencias entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Las cuentas por pagar son una cuenta que muestra la cantidad que una empresa debe a terceros, mientras que las cuentas por cobrar son una cuenta que muestra la cantidad que terceros deben a la organización. Mientras que las cuentas por pagar son un pasivo corriente, las cuentas por cobrar son un activo corriente. Piense en las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar como los dos lados opuestos de una transacción comercial.

Por ejemplo, Amy's Cleaning limpia la oficina de William's Mortgage Brokers. Amy's Cleaning emite a William's Mortgage Brokers una factura por el trabajo de limpieza. Amy's Cleaning registra el importe de la factura con un crédito en ventas y un débito en cuentas por cobrar. William's Mortgage Brokers registra la compra con un crédito en cuentas por pagar. Cuando William's Mortgage Brokers pague la factura, cargará sus cuentas por pagar y acreditará el efectivo. Amy's Cleaning abonará sus cuentas por cobrar.

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¿Por qué son importantes las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar ayudan a las empresas a gestionar su flujo de caja y a controlar sus finanzas. Utilizar las cuentas por pagar y adquirir bienes y servicios a crédito en lugar de realizar pagos por adelantado permite a las empresas disfrutar de nuevos activos y mantener los fondos en sus cuentas durante más tiempo para ganar más intereses. Retener los fondos durante más tiempo también puede ayudar a las empresas a gastar más inmediatamente para contribuir al crecimiento del negocio.

Las empresas pueden conocer sus hábitos de gasto comparando las cifras de sus cuentas por pagar de un año fiscal a otro. Si el importe de las cuentas por pagar aumenta, la empresa está comprando más bienes o servicios a crédito. Si el importe de las cuentas por pagar disminuye, la empresa está reembolsando deudas anteriores más rápidamente que comprando nuevos bienes o servicios a crédito.

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Consejos para el seguimiento de las cuentas por pagar

Estas estrategias pueden ayudarle a hacer un seguimiento de las cuentas por pagar, especialmente cuando se trata de múltiples proveedores y vendedores:

  • Crear una cuenta de correo electrónico de facturas separadas: Una cuenta de correo electrónico de facturas separada garantiza que todas las facturas digitales y la correspondencia de cuentas por pagar estén en un solo lugar para facilitar su seguimiento.
  • Utilice bandejas de entrada separadas: Las bandejas separadas para las facturas en papel, las pendientes de procesar y las pendientes de pago le ayudan a controlar visualmente en qué fase del proceso de cuentas por pagar se encuentran. Una vez procesadas las facturas en papel, páselas a una carpeta separada en su archivador. También puede imprimir las facturas digitales y utilizar las bandejas para mantener todas las facturas juntas.
  • Realizar tareas de cuentas por pagar con regularidad: Elegir una hora regular para realizar las tareas de cuentas por pagar, como por ejemplo, todos los días después de la comida o todos los viernes por la tarde, ayuda a mantener las tareas al día y reduce el riesgo de perder documentos. Elija una frecuencia adecuada para su empresa' número de transacciones de crédito.
  • Utilizar un software de contabilidad de calidad: Un sistema de contabilidad de calidad facilita el seguimiento y la recuperación de los detalles de las cuentas por pagar. Estos programas te permiten filtrar las cuentas por pagar por campos como el importe de la factura, la fecha de emisión y otras variables.
  • Comunicarse con las cuentas por cobrar: Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar están vinculadas, por lo que comunicarse con el otro departamento de cuentas regularmente tiene mucho sentido desde el punto de vista empresarial. Consulte al personal de cuentas por cobrar cuando realice compras y ventas clave. Por ejemplo, durante un periodo de mucho trabajo, podría animar a cuentas por cobrar a reducir el gasto para aliviar su carga de trabajo temporalmente y facilitar el seguimiento.

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