Hojas de costes: Qué son y por qué son importantes

El control de los costes de los productos es un elemento importante en los negocios y las hojas de costes son documentos que ayudan a gestionar los costes de los materiales de los productos en todos los sectores. Las hojas de costes documentan los componentes individuales de los materiales para analizar mejor cuánto dinero se necesita para fabricar un producto y cuál es un buen precio de venta al público. Aprender más sobre las hojas de costes puede ayudarle a desarrollar capacidades profesionales para utilizarlas en casi cualquier industria o puesto. En este artículo, exploramos qué es una hoja de costes, por qué es importante, qué se incluye en una hoja de costes y cuándo puede utilizarlas en el negocio.

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¿Qué son las hojas de costes?

Las hojas de costes, o hojas de cálculo de costes, son estados y documentos utilizados en las empresas que muestran todos los elementos de un coste total para un producto o servicio y su producción. Proporcionan información sobre el rendimiento y la eficiencia de una empresa, ayudando a determinar el margen de beneficio obtenido en un producto o trabajo y, a menudo, apoyan la fijación del precio de venta de un producto o servicio basado en el desglose detallado. Las hojas de costes también suelen mostrar datos y costes anteriores a efectos de comparación y registro, y suelen ser documentos electrónicos.

Un informe de hoja de costes puede tener una variedad de costes listados, dependiendo del negocio o producto, aunque la mayoría incluyen:

  • Materiales directos
  • Mano de obra directa
  • Gastos directos
  • Costes fijos, variables y de explotación
  • Gastos generales de la fábrica
  • Oficina y administración
  • Suministros
  • Elementos subcontratados
  • Envío y manipulación

Muchas empresas utilizan datos para generar hojas de costes, aunque algunas construyen los documentos a mano. Se pueden crear hojas de costes en cualquier momento o establecer un calendario específico para crear una, como trimestral o anualmente. Los contables de costes recopilan o revisan las hojas de costes para comprobar si hay duplicidades, errores o falta de información y suelen preparar una hoja de costes de una de las dos maneras siguientes

  • Hoja de costes históricos: El coste real de un producto sirve de base para generar una hoja de costes histórica.
  • Hoja de costes estimados: Un coste aproximado previsto antes de la producción de un artículo sirve como cifra para generar una hoja de costes estimados. Esto es frecuente en las empresas que prestan un servicio o realizan un trabajo por encargo.

Por otra parte, una hoja de costes también puede servir como presupuesto detallado para las empresas que comercializan bienes y servicios a los clientes, proporcionándoles un desglose de precios y un presupuesto para un trabajo o contrato concreto. Por ejemplo, una empresa de instalación de canalones puede utilizar una hoja de costes para mostrar a un propietario el precio estimado de la retirada de los canalones y su nueva instalación, desglosado por costes específicos de material, costes de mano de obra y costes de eliminación en función del estilo de canalones elegido y la cantidad necesaria. Las estimaciones de una hoja de costes pueden variar con respecto al precio final una vez finalizado el trabajo y no incluyen elementos imprevistos.

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¿Por qué son importantes las hojas de costes?

Las hojas de costes son importantes para cualquier tamaño de empresa porque le ayudan con varios procesos y actividades empresariales clave, especialmente estos seis:

Determinación del coste

Una hoja de costes le ayuda principalmente a obtener una cuenta exacta de todos los costes asociados a la fabricación de un producto o a la prestación de un servicio, y en cada fase de la operación. Le ayudan no sólo a determinar el coste global total, sino también el coste por unidad de un producto. En las grandes empresas y corporaciones, las hojas de costes hacen un seguimiento de los múltiples niveles de costes y gastos a lo largo de las distintas etapas de producción y en todos los departamentos, incluidos los de producción, marketing y distribución.

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2. Seleccionar un precio de venta

Dado que una hoja de costes muestra el precio de producción detallado de un artículo y todos sus componentes, puede ayudarle a determinar un precio de venta fijo o variables de precio para mayoristas, consumidores y puntos de venta, permitiéndole calcular el margen de beneficio basándose en la documentación y el análisis de la hoja de costes.

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Generación de comparaciones de costes

Mantener documentos de hojas de costes históricos le permite comparar el análisis de costes actual con los pasados para el mismo artículo. Esto es útil para ver cómo varían los gastos a lo largo del tiempo o debido a circunstancias especiales, como la escasez de materias primas o las recesiones económicas. Las comparaciones de costes generadas por las hojas de costes pueden mostrar qué elementos de la producción son estables, cuáles tienen margen de mejora en los gastos y cuál es la mejor manera de planificar a largo plazo los gastos continuos de los bienes vendidos y los márgenes de beneficio.

Revisar las empresas rentables y no rentables

Como las hojas de costes muestran los gastos y números detallados, facilitan la separación de los artículos, pasos y actividades rentables y no rentables. Por ejemplo, si el coste de un producto es superior a los ingresos que genera, una empresa puede decidir poner fin a la oferta de ese producto o sopesar los pros y los contras de investigar formas de reducir los costes de producción para seguir fabricando el producto para los consumidores. O bien, una empresa puede determinar que la fabricación en una región o estado específico es más rentable y optar por trasladar las operaciones o abrir otro lugar de fabricación.

Controlar los costes a largo plazo

Las hojas de costes son importantes para establecer un control de costes de producción a largo plazo. Puede utilizar las hojas de costes como influencias acreditadas sobre qué costes dentro de la producción hay que investigar para ahorrar, como la mano de obra, el material o los gastos generales. También puede elaborar hojas de costes para revisar y controlar los gastos y ahorros cuando dos o más fábricas o fabricantes producen el mismo producto, por ejemplo.

Ayuda en la toma de decisiones empresariales

La toma de decisiones empresariales implica muchos documentos, proyecciones y análisis importantes, y las hojas de costes suelen incluirse porque muestran datos financieros concretos sobre el producto y la producción. Por ejemplo, si quieres aumentar el número de artículos que fabricas en un mes, revisar una hoja de costes para ver cuánto dinero en gastos cuesta puede ayudarte a decidir si tienes los fondos para hacerlo y en qué medida, como duplicar las tasas de producción o aumentarlas en un porcentaje menor. Otras ayudas para la toma de decisiones que pueden aportar las hojas de costes son

  • Qué precio de los productos cotizar en una licitación
  • Cómo disminuir los costes y aumentar los ingresos y beneficios
  • Cómo identificar la viabilidad del producto o los costes del lanzamiento de un nuevo producto
  • Si reparar o sustituir el equipo de fabricación
  • La compra de un componente, pieza de equipo u otra inversión

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Cuándo utilizar una hoja de costes en la empresa

En los negocios se utiliza una hoja de costes casi siempre que se quiere revisar los costes, aunque es especialmente útil cuando se toman decisiones empresariales importantes. He aquí tres ejemplos de cuándo puede ser útil utilizar una hoja de costes en los negocios:

Desarrollo de nuevos productos

Si usted o su empresa tienen que sacar un nuevo producto al mercado, una hoja de costes puede ayudar a determinar el precio de venta adecuado del artículo o servicio. También puede ayudar a los gestores de la empresa a supervisar los costes de producción y compra para el desarrollo del producto, y las hojas de costes históricas de artículos similares pueden ayudar a influir en otras decisiones empresariales, como asociarse con proveedores, fabricantes o distribuidores que cobren un buen precio u ofrezcan descuentos.

Preparación del presupuesto

Puede utilizar una hoja de costes como base de un presupuesto para un departamento, una empresa, un producto o un periodo de tiempo. Las hojas de costes con datos actuales o anteriores pueden proporcionar estimaciones para el año fiscal, un trimestre específico o para una determinada oferta de productos.

Por ejemplo, si el coste de las tareas administrativas y de marketing aumenta constantemente un 5% con respecto a las hojas de costes anteriores, puede estimar con precisión el aumento de un presupuesto y buscar otras áreas para controlar o reducir los costes. O, si está ofreciendo una nueva variedad de un producto, puede utilizar las hojas de costes anteriores del lanzamiento del producto inicial y la producción y las ventas históricas para estimar un presupuesto para el nuevo artículo.

Origen de una causa raíz

Puede apoyarse en una hoja de costes para encontrar y determinar la causa de un cambio de beneficio, ya sea que aumente o disminuya. Por ejemplo, si sus materias primas han aumentado de precio, sus beneficios pueden disminuir, a menos que se hayan encontrado otros ahorros en la hoja de costes. O, si los precios de los gastos generales han disminuido debido a nuevas inversiones de ahorro de energía, sus beneficios pueden aumentar si todos los demás costes siguen siendo los mismos. Con las hojas de costes de toda la empresa, se puede determinar qué departamentos funcionan mejor dentro de una organización o cuáles necesitan mejorar su rentabilidad.

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