¿Qué son los gastos empresariales? Definición, tipos y ejemplos

Toda empresa necesita hacer un seguimiento de sus ingresos y gastos para medir la rentabilidad y preparar los documentos financieros. Uno de los aspectos importantes de este seguimiento son los gastos. Entender qué son los gastos y cómo funcionan le ayudará a organizar los registros financieros y le permitirá hacer un mejor seguimiento de los costes de una empresa.

En este artículo, aprenderá qué son los gastos, los diferentes tipos de gastos y por qué son importantes.

¿Qué son los gastos?

Los gastos son costes relacionados con la generación de ingresos. Básicamente, los gastos son el dinero que se gasta al hacer negocios. A menudo se pagan periódicamente, como en el caso de los salarios o las facturas mensuales de los servicios públicos. Aunque los gastos y los costes son términos que suelen utilizarse indistintamente, los gastos se registran en la cuenta de resultados y pueden afectar a los impuestos. Los costes representan una categoría amplia que se refiere a lo que se gasta en algo, independientemente de su relación con la generación de ingresos.

En la contabilidad por devengo, los gastos se corresponden con una fuente de ingresos en el estado financiero. Así, los salarios se registran con los beneficios del día en que el empleado trabajó. Esto también significa que los gastos se registran cuando se produce el gasto, en lugar de cuando se paga. Por ejemplo, los salarios de los empleados se registran cuando se trabajan las horas, no cuando se cortan los cheques de pago, se distribuyen a los empleados o se liquidan en el banco del empleado. Los gastos se registran en cuentas específicas en los libros de contabilidad— la electricidad, Internet y el agua se registrarían en «Servicios públicos»

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¿Por qué son importantes los gastos?

He aquí algunas razones por las que los gastos son una parte importante de la actividad empresarial:

  • Se puede hacer un seguimiento de los costes de la actividad empresarial. Como los gastos están directamente relacionados con los ingresos que generan, puede ver cuánto gasta a medida que hace negocios. Esto le ayuda a reducir costes, asignar recursos y comparar el coste de hacer negocios a lo largo del tiempo.
  • Puede ver los gastos separados por categorías. Como cada gasto se registra en una categoría, puede ver cuánto se gasta en cada categoría y cómo cambian esos costes con el tiempo. Esto le permite prepararse para un aumento de los salarios durante los periodos de mayor actividad o para un incremento de los costes de los servicios públicos durante el invierno o el verano.
  • Puede registrar los gastos para los impuestos. Muchos gastos son deducibles de impuestos. El seguimiento de los gastos le permite encontrarlos y declararlos fácilmente durante la temporada de impuestos.
  • Puede controlar los costes. Puede ver qué gastos son innecesarios o pueden reducirse, lo que ayuda a mejorar la rentabilidad.
  • Puede determinar rápidamente la rentabilidad de una empresa. La rentabilidad es la diferencia entre los ingresos y los gastos. Tener gastos registrados de forma clara y coherente permite ver fácilmente la rentabilidad de una empresa.

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Tipos de gastos

Los gastos se clasifican en función de su relación con la actividad empresarial y de si cambian con la producción de un producto o servicio. Es importante entender cómo afectan estos gastos a una empresa para poder elaborar presupuestos y planes empresariales. Los diferentes tipos de gastos también se reportan de manera diferente en los estados financieros. Estos son los cuatro tipos de gastos:

  • 2. Gasto fijo: Un gasto fijo es un coste que no cambia con la cantidad de producción. Esto significa que no pagará una cantidad diferente si vende más o menos. Un buen ejemplo de gasto fijo es el alquiler — pagará la misma cantidad por el espacio sin importar cuántos productos venda.
  • Gasto variable: Un gasto variable sí cambia con la cantidad que produce o vende. Por ejemplo, la factura de la luz será mayor si abre más horas y pagará más en comisiones a medida que aumenten sus ventas.
  • Gasto de explotación: Los gastos de explotación son los costes relacionados con la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Son los costes de las máquinas, el alquiler, los servicios públicos y los salarios.
  • Gasto no operativo: Los gastos no operativos son aquellos costes que no están relacionados con el funcionamiento de una empresa. Incluyen los intereses y los impuestos.

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Ejemplos de gastos

Cada negocio tiene gastos que son únicos para la industria o la empresa. Por ejemplo, un fabricante tiene diferentes categorías de gastos que un minorista porque transforma las materias primas en un producto acabado y vende el resultado a valor de mayorista, en lugar de un producto acabado directamente a un cliente.

Sin embargo, hay algunos gastos que se pueden esperar en todos los negocios. Estos son algunos de los ejemplos más comunes de gastos que puede ver en un balance o una cuenta de resultados:

  • Coste de las mercancías vendidas (COGS): Son todos los gastos directamente relacionados con la producción de un producto o la prestación de un servicio. Puede incluir materias primas, mano de obra directa, costes de almacenamiento y gastos generales de la fábrica.
  • Gastos de venta, generales y administrativos (GA&A): Estos son todos los gastos no relacionados con la producción. Esta categoría puede incluir el alquiler, la publicidad, los litigios, el marketing, los salarios de los directivos y otros gastos que no están directamente relacionados con un producto o servicio.
  • Marketing, publicidad y promoción: Son gastos dedicados a atraer a los clientes y construir una marca.
  • Sueldos, prestaciones y salarios: Estos gastos son para los empleados' salarios y paquetes de beneficios. Las prestaciones pueden incluir un seguro médico y de visión, primas, vacaciones, reembolso de gastos de educación y equiparación de las aportaciones al plan 401(k).
  • Alquiler y seguro: Se trata de los gastos de alquiler de un local comercial o de un almacén, así como de los seguros de responsabilidad civil y de automóvil.
  • Utilidades: Estos gastos incluyen el agua, el alcantarillado y la basura, la electricidad y el acceso a Internet.
  • Depreciación: Este es un gasto que muestra cómo ciertos activos pierden valor con el tiempo. Por ejemplo, la maquinaria y los equipos se desgastan a medida que se utilizan.
  • Interés: Se trata de un gasto no operativo que cubre los intereses pagados por préstamos, tarjetas de crédito o líneas de crédito.
  • Impuestos: Se trata de un gasto no operativo que incluye cualquier impuesto pagado por hacer negocios. Algunos impuestos son el impuesto sobre las ventas, los impuestos sobre el empleo y los impuestos empresariales estatales y federales.