Gastos devengados: Definición y Ejemplos

Cuando una empresa u organización contabiliza gastos que pagará en fechas futuras, la empresa puede registrar estos pasivos como gastos devengados. Aunque los gastos devengados están programados para ser pagados en el futuro, son un elemento contable importante incluido en el balance de una empresa que puede permitirle entender mejor su situación financiera.

Además, los gastos devengados también pueden permitir a una empresa hacerse una mejor idea de los pasivos que puede esperar en fechas futuras. En este artículo, aprenderá a qué se refieren los gastos devengados, los principales tipos de gastos devengados y cómo se utilizan los gastos devengados para reflejar con precisión el estado financiero de una empresa.

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¿Qué son los gastos devengados?

Los gastos devengados representan los gastos de una empresa que se han registrado en sus registros financieros antes de que la empresa los haya pagado. Los gastos devengados suelen registrarse durante el periodo contable en el que la organización incurre en ellos, y a veces pueden aparecer como pasivos corrientes en el balance de una empresa.

Estos pasivos devengados también pueden ser los gastos con los que una empresa tiene compromisos de pago o contratos futuros, así como una estimación del valor real de los gastos devengados. Esta estimación puede actualizarse en los registros financieros de la empresa para reflejar el valor real de las facturas que la empresa puede recibir después del período contable actual.

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Tipos de gastos devengados

Hay varios tipos de gastos devengados que una empresa puede registrar en sus estados financieros. Los salarios a pagar, los intereses y otros gastos, como los intereses de los préstamos o los impuestos, pueden considerarse gastos devengados.

Sueldos o salarios a pagar

Los sueldos o salarios a pagar de una empresa se refieren a los ingresos que los empleados reciben por su trabajo. El periodo de salario pagadero puede seguir un calendario semanal, quincenal, mensual o bimensual. A menudo, el período de pago de una organización puede terminar antes del período contable, lo que significa que una organización debe contabilizar el pago futuro en el período contable actual. Por lo tanto, cuando una empresa hace un seguimiento de los gastos en sus registros financieros, el salario que se espera que se pague al empleado después del período contable debe registrarse como un gasto devengado.

Intereses a pagar

Los intereses a pagar se refieren a cualquier gasto de intereses (como los intereses de un préstamo) en el que una empresa ha incurrido pero que aún no ha pagado. En el futuro habrá que ajustar un asiento en los libros financieros de la empresa para reflejar el cambio en este tipo de gasto acumulado.

Otros gastos

Otros gastos—como el alquiler de la oficina, los servicios públicos o los impuestos—que aún no han sido pagados por una empresa también se consideran gastos devengados, ya que una empresa ha cobrado pasivos que tiene que pagar en el futuro.

Contabilidad de devengo frente a contabilidad de caja

La contabilidad de devengo puede referirse al método contable utilizado para hacer un seguimiento de los beneficios, ingresos y gastos de una empresa. La contabilidad por el principio de devengo también puede permitir cálculos más precisos, ya que tiene en cuenta todos los gastos— los que se devengan, así como los gastos pagados por adelantado. Además, la contabilidad por el principio de devengo puede permitir a una empresa comprender mejor sus transacciones pasadas, actuales y futuras para cada período contable. En definitiva, la contabilidad por devengo puede permitir a una empresa comprender mejor su salud financiera, así como predecir su situación financiera en el futuro.

La contabilidad de caja, o contabilidad basada en el efectivo, difiere de la contabilidad de devengo en el método de registro de las transacciones. Mientras que la contabilidad por el principio de devengo registra todas las transacciones (total de gastos, beneficios e ingresos) que reflejan los acontecimientos pasados, actuales y futuros, la contabilidad de caja normalmente sólo mantiene un registro de las transacciones que dieron lugar a un intercambio de efectivo. La contabilidad de caja puede ser útil para registrar los intercambios estrictamente de efectivo, aunque puede tener el potencial de dar lugar a una representación inexacta de los saldos de las cuentas, los ingresos, los beneficios o las pérdidas.

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Ejemplos

Los siguientes ejemplos ilustran la forma en que los gastos devengados pueden figurar en los libros de registro financiero de una empresa, así como la forma en que puede aplicarse tanto la contabilidad de devengo como la de caja al registrar los gastos devengados.

Ejemplo de un gasto acumulado que figura como pasivo corriente

Geo Space Contractors, una empresa contratista que opera desde un gran espacio de oficinas, tiene que actualizar su sistema eléctrico para cumplir la normativa vigente. La empresa contrata a un electricista para que realice el trabajo el 28 de junio. Sin embargo, el electricista finaliza y envía la factura a Geo Space Contractors el 10 de julio por un importe de 12.500 dólares.

Dado que la factura se enviará después del período contable actual, la empresa puede tener que acumular el gasto y el pasivo actual relacionado en sus libros financieros antes de que termine el período. Este pasivo puede registrarse como un gasto de reparación o un crédito a "gastos devengados por pagar" por un importe de 12.500 dólares. El gasto acumulado puede ajustarse cuando la empresa reciba la factura real, y podría reflejar un valor inferior o superior al gasto estimado.

Ejemplo de un gasto acumulado que figura como activo corriente

Geo Space Contractors tiene un interés ganado en su inversión en letras del tesoro de Estados Unidos por un importe de 6.500 dólares. Los intereses devengados se reflejan en los registros de la empresa el 30 de enero. Sin embargo, la empresa espera recibir los fondos de intereses en abril.

Como la empresa tiene que preparar sus estados financieros trimestrales, podría acumular los intereses ganados y reflejarlos como activo corriente antes de finalizar sus estados financieros trimestrales. Geo Space Contractors ajustaría entonces las entradas de su débito en "intereses por cobrar" a un crédito en sus "ingresos de inversión" cuentas por un importe de 6.500 dólares.

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Ejemplo de gastos devengados registrados mediante la contabilidad de ejercicio

Supongamos que un bufete de abogados tiene un saldo de 125.000 dólares en gastos devengados en forma de salarios y pagos de hipotecas. Dado que el bufete espera realizar el pago de estos gastos en el futuro, el contable del bufete puede optar por desglosar estos gastos en los libros financieros del bufete. Aunque estos gastos devengados no se hayan pagado todavía, seguirán contabilizando los gastos de la empresa al calcular los beneficios e ingresos. El contable de la empresa también puede ajustar la cantidad de 125.000 dólares en los futuros gastos mensuales de la empresa para reflejar cómo se desglosan los gastos devengados.

Una vez realizados los pagos, el contable también puede ajustar las cantidades para reflejar los pagos reales realizados contra los gastos acumulados de la empresa.

Ejemplo de gastos devengados registrados mediante contabilidad de caja

El mismo bufete de abogados corporativos que acumula 125.000 dólares en gastos también podría utilizar la contabilidad de caja para hacer un seguimiento de las transacciones reales que dan lugar a los pagos realizados. El contable del bufete puede registrar cada transacción como pagos reales realizados, lo que puede reflejar una cantidad diferente al gasto inicial de 125.000 dólares, ya que el contable sólo lleva la cuenta de las transacciones en las que se realizan intercambios de dinero, en lugar de los pagos futuros estimados. El resultado puede mostrar que los gastos del bufete son inferiores a 125.000 dólares debido a los pagos realizados, y puede no tener en cuenta los pagos futuros cuando el contable prepare los estados financieros del bufete.

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