¿Qué son los salarios a pagar? Definiciones y ejemplos

Comprender los sueldos a pagar ayuda a su equipo de contabilidad a realizar un seguimiento de las nóminas y los gastos relacionados con los sueldos. Si puede calcular los sueldos a pagar, puede ayudar a las personas a recibir sus cheques a tiempo y en la cantidad correcta. Asegurarse de que conoce las diferencias entre los salarios a pagar y los términos relacionados con las nóminas puede ayudarle a mantener sus libros de contabilidad libres de errores de cálculo y a apoyar el proceso de las nóminas.

En este artículo, hablamos de los fundamentos de los salarios a pagar y explicamos cómo calcular correctamente los salarios a pagar.

¿Qué son los sueldos a pagar?

Los salarios a pagar son un tipo de entrada en los diarios contables de las empresas que describe cuánto debe una empresa a sus empleados. Los profesionales de la contabilidad o los gerentes registran los salarios por pagar cuando deben el pago de salarios a sus empleados, pero aún no han distribuido el dinero. A medida que los empleados van acumulando salario por su trabajo, los salarios a pagar aumentan en función de la cantidad de dinero que ganan. Cuando reciben los cheques de pago, los salarios a pagar disminuyen en esa cantidad.

Los profesionales de la contabilidad suelen registrar los sueldos a pagar de su empresa o de sus clientes en una cuenta de pasivo en la que hacen un seguimiento de las deudas. Los asientos de crédito aumentan el importe de los salarios a pagar de una empresa, mientras que los asientos de débito disminuyen el saldo total de los salarios a pagar. Normalmente se registran los salarios a pagar al final del período contable de una empresa para proporcionar un reflejo exacto de las finanzas de la empresa.

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¿Por qué necesitan las empresas conocer los salarios a pagar?

Los dirigentes de las empresas y los profesionales de la contabilidad deben conocer el importe de los salarios a pagar para poder pagar a sus empleados a tiempo y operar dentro de su presupuesto. Hay múltiples razones por las que una empresa puede no haber pagado el importe total del salario de un empleado al final de un período contable, lo que resulta en un saldo de salarios por pagar. Algunas de las razones más comunes por las que las empresas registran salarios por pagar son:

  • El periodo de informes o de contabilidad difiere de las fechas del ciclo de nóminas.
  • La empresa tiene en su mayoría empleados asalariados.
  • Los puestos de dirección de una empresa ganan grandes sueldos que repercuten significativamente en el presupuesto.
  • Un antiguo empleado no ha recibido su salario completo por el tiempo trabajado en la empresa.

Sueldos a pagar frente a gastos de sueldos

Los salarios a pagar y los gastos salariales son conceptos similares, pero tienen funciones distintas en la contabilidad. Los gastos salariales se refieren a lo que un empleado ha ganado en concepto de salario. Los salarios a pagar se refieren únicamente al importe de la paga salarial que los empresarios aún no han distribuido a los empleados. Mientras que los salarios a pagar cambian en función de las transacciones financieras entre una empresa y sus empleados, los gastos salariales son los mismos independientemente de los pagos de la empresa a los empleados. La mayoría de las empresas suelen registrar los gastos salariales en cuentas de gastos con fines presupuestarios, mientras que el seguimiento de los salarios a pagar se realiza en un libro de contabilidad separado.

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Sueldos a pagar en la contabilidad de devengo

Los profesionales de la contabilidad sólo tienen que registrar los salarios a pagar si su departamento o cliente gestiona sus cuentas mediante el método de la contabilidad de devengo. La contabilidad por devengo significa que una empresa registra todos los ingresos y gastos a medida que se producen, aunque los empleados no reciban el dinero hasta una fecha posterior.

Cuando una empresa utiliza el método de contabilidad de devengo, a veces los gastos devengados no coinciden con los gastos reales una vez que la empresa los paga. Esto significa que los gastos salariales devengados y los salarios a pagar no siempre son el mismo importe. Por ejemplo, si un empleado dimite inesperadamente, los gastos salariales devengados de la empresa pueden diferir de los salarios a pagar. Esto se debe a que la empresa puede haber registrado su salario completo para un período de pago cuando sólo ganó una fracción de su sueldo habitual antes de renunciar.

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Cómo registrar los salarios a pagar

Estos son los pasos para documentar los salarios a pagar en sus libros de contabilidad:

1. Utilice las cuentas adecuadas

Es importante registrar la información salarial en la parte correcta del libro de contabilidad de la empresa para mantenerse organizado. Los gerentes y profesionales de la contabilidad suelen registrar tanto los salarios a pagar como los salarios devengados en la cuenta del balance bajo el pasivo corriente. El pasivo corriente también puede incluir el seguro médico de los empleados, los impuestos estatales sobre la renta y los impuestos federales. Las columnas deben incluir la fecha, la descripción del pasivo, si el dinero se carga o se abona y el importe total.

2. Averiguar los gastos salariales acumulados

Para saber cuánto debe una empresa a sus empleados, primero hay que determinar cuánto dinero ha ganado cada empleado. Calcula los gastos salariales devengados, es decir, cuánto dinero prevé la empresa que debe a sus empleados en concepto de salario en función de las horas que trabajan y de su tarifa salarial. Escriba esta cifra en la columna del crédito para mostrar que se trata de un saldo pendiente.

3. Registro de los pagos de salarios completados

A continuación, determine cuánto ha pagado ya la empresa a sus empleados. Si los empleadores han pagado una parte del salario acumulado, registre esta cifra en la columna de débito. Por ejemplo, si un empleador pagó por adelantado la mitad de los 5.000 dólares previstos de un empleado para un período de pago, escribirá 2.500 dólares en la columna de débito para mostrar que ya ha pagado esa cantidad.

4. Calcular los salarios a pagar

Calcula y registra los importes totales de las columnas de débito y crédito. Si los números totales del crédito y del débito son iguales, entonces la empresa no tiene actualmente ningún salario a pagar. Si el total de la columna del crédito es mayor que el total de la columna del débito, entonces reste el total del débito del total del crédito. La diferencia entre los dos totales son los salarios a pagar, o lo que la empresa debe actualmente en concepto de salarios. Si el débito de salarios de la empresa es mayor, significa que la empresa pagó de más a sus empleados.

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5. Actualizar los libros después del período de la nómina

Después de que los empresarios paguen a sus empleados, actualice los registros contables para reflejar el nuevo saldo pendiente de los salarios. La actualización periódica de los salarios pendientes de pago para reflejar las nóminas garantiza que la empresa tenga un registro preciso de los pagos pasados y futuros de los salarios.

6. Recuerde registrar el dinero en efectivo

Si una empresa o cliente paga alguna parte del salario de un empleado en efectivo, recuerde incluir esta cantidad en sus cálculos. Los pagos en efectivo deben ir en la columna de débito porque reflejan una disminución de la deuda de la empresa con sus empleados. Recoja los recibos de todos los pagos en efectivo para tener la confirmación de que la empresa ha pagado al empleado.

Ejemplos de anotaciones en el diario

He aquí algunos ejemplos de asientos contables para sueldos a pagar.

Ejemplo 1

El período de informes de Crestwood Dentistry termina el 30 de junio, pero su período de nómina termina el 15 de julio. A 30 de junio, Crestwood Dentistry debe a sus empleados 10.000 dólares en salarios. La información registrada el 30 de junio tendría este aspecto:

*Fecha**** Descripción** Crédito** Deuda* *6/30 Gasto en sueldos*.
$10,0006/30Sueldos a pagar $10,000

Ejemplo 2

Un empleado de Pleasant Cafe dimite inesperadamente el 1 de febrero. El periodo de nómina de Pleasant Cafe tiene lugar mensualmente el día 15, por lo que el empleado aún no ha recibido el pago de los 10 días de trabajo entre el 16 y el 31 de enero. Los empleados suelen ganar 4.000 dólares de salario durante cada período mensual de nómina, por lo que la empresa debe al empleado dimisionario la mitad de esa cantidad. La información registrada el 1 de febrero quedaría así:

*Fecha**** Descripción** Crédito** Débito* *2/1 Gasto en salarios*.
$2,0002/1 Sueldos a pagar**$2.000

Ejemplo 3

Redtech Solutions debe un importe total de 50.000 dólares por gastos salariales del mes de octubre. Redtech Solutions paga 20.000 dólares de este gasto salarial total el 31 de octubre, lo que significa que el total restante de salarios a pagar es de 30.000 dólares. La información registrada el 31 de octubre quedaría así

*Fecha**** Descripción** Crédito** Debatir* *10/31 Gasto en salarios*.
$50,00010/31 Dinero en efectivo**20.000 dólares

10/31Sueldos a pagar $30,000

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