¿Qué son los sistemas de seguimiento de candidatos? (Con definición y consejos)

Cuando se solicita un empleo, es posible que su currículum llegue inmediatamente a la mesa del director de contratación y que, en cambio, deba pasar primero por un sistema de seguimiento de candidatos. Este software ayuda a agilizar y automatizar el proceso de contratación, permitiendo a los profesionales de la contratación centrarse en la revisión de los candidatos más cualificados o más adecuados para el puesto. Entender estos sistemas puede ayudarle a presentar materiales de solicitud que cumplan con los estándares y necesidades de los empleadores. En este artículo, hablamos de los sistemas de seguimiento de candidatos, incluyendo su propósito, cómo funcionan y consejos sobre cómo pasarlos.

13 mejores prácticas para superar un sistema de seguimiento de solicitantes

¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?

Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es un software de recursos humanos que los empleadores suelen utilizar durante el proceso de reclutamiento y contratación. Este software recopila, clasifica y ordena los currículos que reciben. Al solicitar un puesto de trabajo, es posible que su currículum no llegue directamente al responsable de la contratación. En su lugar, puede pasar primero por un ATS. Este software ayuda a agilizar el proceso de revisión de los currículos. Recoge información sobre cada candidato a partir de su currículum, y luego los organiza en función de sus experiencias y habilidades. Este paso permite a los reclutadores y gerentes de contratación filtrar su grupo de candidatos más calificados.

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¿Por qué se utilizan los sistemas de seguimiento de candidatos?

Los responsables de contratación y los reclutadores pueden recibir al menos cientos de solicitudes durante el proceso de contratación. Un sistema de seguimiento de candidatos ayuda a estos profesionales a recopilar información esencial sobre los candidatos y a organizar todo en un solo lugar. Pueden utilizar esta información para gestionar otras actividades del proceso de contratación, como programar entrevistas, realizar comprobaciones de referencias y completar el papeleo necesario. La utilización de un software de sistema de seguimiento de candidatos puede beneficiar a las organizaciones de numerosas maneras, entre ellas:

  • Agilizar el proceso de solicitud: Un ATS recopila y organiza las solicitudes de los candidatos de forma automática. Este software ayuda a ahorrar a los responsables de contratación y a los reclutadores el tiempo y el esfuerzo de realizar ellos mismos las tareas de archivo y clasificación. Luego pueden utilizar el ATS como una base de datos para buscar y acceder fácilmente a los candidatos potenciales.
  • Filtrar a los posibles candidatos: El software ATS también puede ayudar a los responsables de contratación y a los reclutadores a filtrar a sus candidatos estableciendo unos requisitos mínimos y filtrando a los que no los cumplen. Estos requisitos pueden incluir años de experiencia, formación académica o habilidades concretas. De nuevo, esto les ahorra tiempo en lugar de revisar todas las solicitudes que reciben.
  • Búsqueda de candidatos: Como el ATS actúa como una base de datos de candidatos, las organizaciones pueden identificar a los candidatos de alta calidad que han mostrado interés en la empresa. A la hora de contratar para otros puestos, los responsables de la contratación o los reclutadores pueden consultar los candidatos existentes en su base de datos que demuestren las habilidades y experiencias previas adecuadas para el puesto.
  • Permitiendo un mejor seguimiento: Las organizaciones pueden utilizar el software ATS para identificar dónde encontraron los candidatos sus anuncios de empleo. Los gerentes de contratación y los reclutadores pueden utilizar esta información para ajustar sus actividades de reclutamiento. Por ejemplo, si la mayoría de los candidatos se presentaron a través de una determinada bolsa de trabajo en línea, pueden centrar sus esfuerzos en ella. Si identifican áreas menos populares, pueden reducir esos esfuerzos o encontrar formas de mejorar el compromiso allí.

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¿Cómo funciona un sistema de seguimiento de candidatos?

Cuando solicitas un puesto de trabajo, la información y los materiales de solicitud que proporcionas se cargan en una base de datos a través del sistema de seguimiento de solicitantes. Esta información puede incluir sus datos de contacto, formación académica y experiencia profesional. También incluye materiales como currículos y cartas de presentación. A veces, los responsables de contratación y los reclutadores pueden gestionar los procesos de contratación desde el sistema, como ponerse en contacto con los candidatos para informarles de que se ha recibido su solicitud, enviarles las evaluaciones o pruebas necesarias y programar las entrevistas.

Como se ha mencionado, un ATS almacena información y materiales que permiten a los responsables de contratación y a los reclutadores buscar y examinar a los candidatos. La mayoría de los programas de ATS permiten a estos profesionales llevar a cabo estos procesos mediante varios métodos, entre ellos:

  • Visualización de aplicaciones: Los gerentes de contratación y los reclutadores pueden seguir optando por revisar las solicitudes ellos mismos a través de su software ATS. Si tienen muchas solicitudes que revisar, estos profesionales pueden mirar estos materiales brevemente para evaluar las habilidades, experiencias y otras cualificaciones relevantes de los candidatos.
  • Búsqueda de palabras clave: Los reclutadores y los directores de contratación pueden utilizar palabras clave para buscar entre las solicitudes almacenadas en su software ATS. A menudo utilizan palabras clave extraídas de la descripción del puesto de trabajo, centradas en determinadas habilidades, títulos de trabajo, experiencias o responsabilidades. Este método permite a estos profesionales filtrar a los candidatos que comparten la descripción del puesto y los requisitos o preferencias establecidos por el empleador.
  • Clasificar a los candidatos automáticamente: El software ATS también puede clasificar a los candidatos comparando sus materiales de solicitud con los requisitos del puesto. Los responsables de la contratación y los reclutadores pueden utilizar este método para centrarse en los candidatos que tengan una mejor clasificación y demuestren una fuerte alineación con la descripción del puesto y las cualificaciones necesarias.

Consejos para superar un sistema de seguimiento de candidatos

Es posible que tu currículum tenga que pasar por un sistema de seguimiento de candidatos antes de llegar al director de contratación o al reclutador. Puedes utilizar los siguientes consejos para ayudar a escribir un currículum apto para el ATS, asegurándote de que el software pueda leer y organizar tu información con precisión:

Sigue las instrucciones del empleador

Algunos empleadores dan instrucciones específicas a los solicitantes de empleo. A menudo, pueden pedir documentos concretos, junto con instrucciones sobre cómo presentarlos. Por ejemplo, pueden pedir a los solicitantes que envíen su currículum y su carta de presentación en formato PDF. Si envían otro tipo de archivo, el sistema de seguimiento puede tener dificultades para leerlos con precisión. Si el empleador no proporciona instrucciones de formato, considere la posibilidad de utilizar el formato .docx—el software ATS suele leer más fácilmente este tipo de archivo. Seguir las instrucciones que le proporcionen puede ayudarle a evitar este problema y hacer que sus materiales lleguen a manos del responsable de contratación'.

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Incorporar las palabras clave de la oferta de trabajo

Puede optimizar su currículum y otros materiales de solicitud para los sistemas de seguimiento de candidatos incorporando palabras clave de la descripción del puesto. Tras revisar detenidamente la descripción del puesto, puede anotar una lista de palabras clave que se ajusten a sus experiencias y cualificaciones profesionales. A menudo, estas palabras clave representan las habilidades duras que busca el empleador, pero también pueden referirse a su formación académica, experiencia laboral previa y rasgos personales. Para pasar el ATS, intente utilizar las palabras o frases exactas utilizadas en el anuncio.

Puede utilizar tantas palabras y frases clave como sea posible para demostrar su alineación con la posición. No sabes necesariamente en qué palabras clave se centrará el director de contratación o el reclutador, así que tener más puede ayudarte a cubrir varias bases. Sin embargo, utilice sólo aquellas que sean precisas y relevantes para su experiencia profesional. Los empleadores utilizan esta información para evaluar a los candidatos y pueden poner a prueba estas habilidades o preguntar sobre ellas durante el proceso de entrevista.

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Ten en cuenta los acrónimos

Al revisar las descripciones de los puestos de trabajo, es posible que identifique acrónimos que pueda incorporar como palabras clave en su currículum. Sin embargo, el sistema de seguimiento de candidatos o los responsables de contratación y los reclutadores pueden buscar estas palabras clave utilizando su forma larga o su acrónimo. Para estar seguro, puede utilizar ambas formas a lo largo de su currículum para asegurarse de que sea recogido de cualquier manera. Por ejemplo, la descripción del puesto puede buscar candidatos con experiencia en SEO. En su currículum, puede utilizar ambos términos escribiendo algo como: “Utilizó técnicas de optimización de motores de búsqueda (SEO) para mejorar el tráfico orgánico del sitio web de la empresa”

Utilice un formato sencillo

Aunque la incorporación de elementos como tablas, gráficos, encabezados y pies de página puede hacer que su currículum sea más fácil o atractivo de leer, pueden causar problemas con los sistemas de seguimiento de candidatos. Los formatos complejos pueden ser difíciles de leer y organizar la información para este software, lo que puede afectar al rendimiento de su documento durante este proceso. Utilice técnicas de formato de currículum sencillas y estándar para garantizar la legibilidad. Su currículum debe tener secciones claramente definidas para garantizar que el ATS organice su información con precisión. Algunos ejemplos de formatos complejos que debe evitar son

  • Encabezados y pies de página
  • Fronteras
  • Gráficos
  • Mesas
  • Símbolos

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Elija el formato de currículum cronológico

Un formato de currículum cronológico hace hincapié en el historial laboral enumerando tus experiencias anteriores en orden cronológico inverso. Esta información aparece en la parte superior del documento, normalmente debajo de la información de contacto y las secciones de objetivo o resumen del currículum. Aunque hay otros dos formatos típicos de currículum, funcional o combinado, el cronológico es el más compatible con los sistemas de seguimiento de candidatos. Mientras que este formato da prioridad a tu historial laboral, un currículum funcional se centra en tus habilidades. Los candidatos suelen utilizar los currículos funcionales cuando tienen poca experiencia profesional relevante o lagunas laborales.

Considere sus opciones de letra

Intente utilizar un tipo de letra estándar en todo su currículum para mejorar su legibilidad. Puede elegir entre dos tipos de letra tradicionales, con gracias o sin ellas. Los tipos de letra con serifa tienen cola en las letras, mientras que los tipos sin serifa no la tienen. Aunque puede utilizar ambos tipos, tenga en cuenta que algunos sistemas de seguimiento de candidatos tienen dificultades para leer los tipos de letra con serifa. Este software también puede cambiar su tipo de letra si utiliza algo que no le resulte familiar al sistema, lo que podría afectar al diseño de su currículum.

Algunos ejemplos de tipos de letra serif comunes

  • Cambria
  • Garamond
  • Georgia
  • Palatino
  • Times New Roman

Algunos ejemplos de tipos de letra sans serif comunes son:

  • Arial
  • Calibri
  • Helvética
  • Tahoma
  • Verdana

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Etiquetar las secciones del currículo utilizando títulos estándar

Cuando formatee su currículum, asegúrese de utilizar etiquetas de encabezamiento estándar para cada sección. Estas etiquetas estándar facilitan la lectura de su documento por parte de los sistemas de seguimiento de candidatos y organizan su información. Estos programas escanean los documentos en busca de los encabezamientos y formatos típicos de las secciones para identificar la información correcta. Si utiliza encabezamientos creativos, el software puede no captar la información y afectar potencialmente a sus posibilidades de pasar por el sistema. Por ejemplo, utilice el encabezamiento estándar “experiencia profesional” para su historial laboral en lugar de “mis trabajos anteriores.” Algunos ejemplos de encabezamientos de currículum estándar son

  • Resumen del curriculum vitae
  • Perfil del curriculum vitae
  • Experiencia laboral
  • Educación
  • Habilidades
  • Certificaciones

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Presentar currículos adaptados a cada puesto de trabajo

Cuando solicite un empleo, adapte su currículum y su carta de presentación a cada oportunidad. Aunque solicite puestos similares en varias empresas, los requisitos y las responsabilidades pueden variar. Asegúrese de leer detenidamente la descripción de cada puesto para determinar las palabras clave y las cualificaciones que debe incorporar a su currículum. Utilizar términos que se ajusten a la descripción específica del puesto puede ayudarle a superar los sistemas de seguimiento de candidatos y a demostrar por qué es usted un buen candidato para el puesto.

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