Cómo presentar una reclamación ante el departamento de recursos humanos

El departamento de recursos humanos de su organización es responsable de mantener la seguridad, la satisfacción y la comodidad de los empleados en el lugar de trabajo. Por ello, puedes presentar quejas de RRHH a estos profesionales cuando te encuentres con situaciones ilegales o poco éticas en el trabajo. Conocer este proceso puede ayudarte a sentirte más cómodo para actuar si te enfrentas a este tipo de situaciones en el futuro. En este artículo, discutimos cuándo es apropiado presentar una queja de RRHH y proporcionamos los pasos que puede utilizar para navegar por este proceso.

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Cuándo presentar una reclamación de RRHH

El departamento de recursos humanos es responsable de garantizar que los empleados de una organización estén satisfechos y comprometidos con su trabajo. Como parte de esta responsabilidad, el departamento también se asegura de que los empleados de todos los niveles cumplan con las políticas pertinentes de la empresa y los requisitos legales. Puede dirigirse a los profesionales de recursos humanos para que le aclaren estas políticas y procedimientos. Por ejemplo, puede pedirles ayuda cuando solicite un permiso en virtud de la Ley de Permisos Médicos y Familiares.

Como empleado, puede encontrarse con conflictos o situaciones difíciles en el trabajo. Sin embargo, no todas las situaciones justifican una queja formal a Recursos Humanos. Lo normal es que presente una queja cuando crea que alguien ha infringido las políticas, las leyes o los reglamentos. Por ejemplo, si el comportamiento de un compañero le molesta pero no implica acoso o discriminación, debería intentar resolver el problema usted mismo en lugar de implicar al departamento de recursos humanos de su organización. Estos son algunos ejemplos de cuándo presentar una queja a Recursos Humanos representa la respuesta adecuada:

  • Cuando se trata de discriminación o acoso: Si crees que estás siendo discriminado por alguien en el trabajo debido a tu raza, religión, género u otra área protegida, entonces puedes presentar una queja formal ante tu departamento de RRHH. Del mismo modo, puedes presentar una queja formal si crees que alguien te está acosando. En estas situaciones, el departamento tiene la responsabilidad legal de investigar la situación.
  • Cuando se trata de una conducta ilegal: También puedes acudir a RRHH cuando observes que se infringen las leyes y reglamentos locales, estatales o federales en el lugar de trabajo. Estas leyes pueden cubrir áreas como la salud y la seguridad, los derechos de los empleados o los salarios. Algunos ejemplos de leyes relevantes son la Ley de Normas Laborales Justas, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, la normativa de la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo, el Título VII de la Ley de Derechos Civiles y la Ley de Protección de los Denunciantes.
  • Cuando viola la política de la empresa: Las empresas establecen políticas para garantizar un lugar de trabajo seguro y cómodo para todos los empleados. Si te encuentras con una situación que crees que viola estas políticas, puedes presentar una queja al departamento de RRHH. Estas políticas pueden abarcar temas como los comportamientos en el lugar de trabajo, las condiciones laborales o las prácticas laborales. En algunos casos, puedes incluso presentar una queja sobre las políticas de la empresa que crees que causan problemas.

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Cómo presentar una queja de RRHH

Si sientes la necesidad de presentar una queja de RRHH en tu lugar de trabajo, puedes utilizar los siguientes pasos para guiarte en este proceso:

1. Evaluar la situación

Antes de presentar una queja formal ante RRHH, debes considerar si la situación lo justifica. Como se ha mencionado, las situaciones que implican acoso, discriminación y violación de las leyes o de las políticas de la empresa son situaciones apropiadas para las quejas. En estos casos, el departamento de recursos humanos tiene la obligación legal de investigar sus reclamaciones y tomar medidas si las considera válidas. Revise el manual de su empresa para asegurarse de que entiende las políticas y los procedimientos vigentes, que pueden servir de orientación para determinar si una situación requiere una queja formal de RRHH.

Mientras tanto, una situación que no implique los factores mencionados anteriormente puede manejarse mejor sin su departamento de recursos humanos. Por ejemplo, digamos que tienes un compañero de trabajo que habla demasiado alto e interrumpe tu jornada. En lugar de acudir directamente a Recursos Humanos, hable con él en privado sobre el problema o busque la ayuda de su supervisor. Sin embargo, si te encuentras con una situación en la que te sientes física o emocionalmente incómodo para resolverla por ti mismo, entonces puedes considerar la posibilidad de acudir a RRHH en busca de ayuda o apoyo. Su labor consiste en mantener la seguridad y la satisfacción de los empleados en el lugar de trabajo.

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2. Documentar la situación

Si cree que su situación justifica una queja, asegúrese de documentar todos los casos para poder construir su caso. Sus notas detalladas pueden servir de prueba cuando presente su queja o la discuta con RRHH. Tome estas notas en tiempo real y trate de ser lo más minucioso posible. Si piensas enviar estas notas a tu departamento de RRHH directamente, intenta utilizar un lenguaje claro, conciso e imparcial para proporcionar una descripción precisa del evento.

Anota la fecha y la hora en que se produjeron los incidentes, junto con una descripción detallada de lo sucedido. Facilitar una cronología de los acontecimientos puede ayudar a su departamento de RRHH a entender a qué se ha enfrentado y con qué frecuencia ocurre. En algunos casos, también puede proporcionar información sobre cómo estos problemas le han afectado personal o profesionalmente a lo largo del tiempo. Cuando sea posible, también puede incluir detalles sobre otros testigos del suceso. Si tiene previsto presentar una queja, puede ponerse en contacto con estas personas para asegurarse de que están dispuestas a apoyar sus reclamaciones si es necesario.

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3. Revise los procedimientos de su empresa

Los procesos para presentar quejas a RRHH pueden variar según la empresa. Asegúrese de revisar las políticas y procedimientos de su empresa en relación con este proceso. Las distintas empresas pueden exigir distintos formatos de reclamación, como por ejemplo, en persona, por escrito, en línea o por teléfono. Dependiendo del departamento de RRHH de su empresa, puede que tenga que presentar su solicitud al director o a un representante que se encargue específicamente de las quejas de los empleados. Si cumple con las normas establecidas por su organización, puede asegurarse de que la persona adecuada reciba su queja y pueda revisarla rápidamente.

Lo normal es presentar una reclamación por escrito para asegurarse de que la información queda registrada con exactitud. Si su empresa no establece ningún procedimiento, puede presentar una queja formal por correo electrónico o por carta para entregarla al departamento de RRHH. Cuando envíes un correo electrónico, detalla tu queja en la línea de asunto, como por ejemplo "Queja formal de discriminación," para llamar su atención y proporcionar el contexto. También querrá proporcionar su nombre completo y su información de contacto para asegurarse de que saben cómo ponerse en contacto con usted. Sea cual sea el tipo de queja que presente, asegúrese de guardar una copia de la misma.

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4. Proporcionar información específica y objetiva

Su queja de RRHH debe incluir información detallada y precisa sobre la situación. Incluir información específica puede dejar claro al departamento de RRHH lo que tiene que abordar o investigar. Por ejemplo, una queja que diga que su jefe le hizo sentirse incómodo no proporciona suficiente información. En lugar de ello, deberías detallar la acción o el comentario específico que hizo el jefe y que te hizo sentir incómodo. Como ya se ha dicho, si ha documentado estos casos, puede utilizar sus notas como prueba. Su queja debe incluir la siguiente información:

  • Una explicación detallada de lo ocurrido
  • Quién estuvo involucrado en el incidente, incluyendo su nombre y cargo
  • La fecha, hora y lugar del incidente
  • Testigos del incidente

Asegúrate de definir claramente qué leyes, políticas o derechos crees que se han violado en este incidente. Por ejemplo, puede decir que un supervisor cometió acoso sexual o discriminación por edad. O puede presentar una queja detallando que un compañero de trabajo infringió las normas de seguridad y puso a otros en peligro. Los departamentos de RRHH pueden organizar las quejas asignándoles códigos en función del tipo de incidente, y proporcionar esta información puede apoyar su proceso de presentación.

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5. Ofrecer información o documentos de apoyo

Dependiendo de los procedimientos de tu empresa, puedes presentar documentación y pruebas de apoyo con tu queja o recibir una solicitud de las mismas una vez que el departamento de RRHH reciba tu queja. Cuantas más pruebas pueda aportar, más puede ayudar al proceso de investigación.

Cuando te prepares para presentar una denuncia, asegúrate de reunir todas las pruebas posibles que respalden tus alegaciones de infracción. Estas pruebas pueden variar en función de su situación y pueden incluir imágenes, vídeos, mensajes de voz o correos electrónicos. Una vez más, los testigos del suceso también pueden servir como pruebas, pero debes intentar obtener su consentimiento antes de presentar sus nombres e información.

6. Haz un seguimiento con RRHH

Después de presentar su queja, asegúrese de supervisar su progreso y de hacer un seguimiento con su departamento de recursos humanos cuando sea necesario. Es posible que los procedimientos de su empresa ofrezcan un plazo para gestionar las quejas de RRHH. Espera a que pase ese tiempo para ponerte en contacto con el departamento si aún no tienes noticias de tu queja. Seguir este plazo demuestra tu paciencia y respeto por su tiempo, ya que pueden estar ocupados investigando tu situación o con otras tareas pertinentes. También garantiza que no les abrumas durante este proceso.

Si su empresa no proporciona un plazo, normalmente puede ponerse en contacto con ella si han pasado al menos dos o tres semanas sin respuesta. Sea cortés en su correspondencia y envíe un breve mensaje preguntando si han recibido su queja y si pueden ofrecer alguna actualización. Asegúrese de tomar notas o guardar registros de todas las comunicaciones durante el proceso de reclamación, por si necesita estos detalles para futuras referencias.

7. Intensifica la situación según sea necesario

A veces, el proceso de reclamación no proporciona los resultados que usted esperaba o deseaba. Los profesionales de RRHH deben gestionar las quejas de forma confidencial, imparcial y profesional. Si cree que su organización no ha manejado la situación de forma adecuada o que el resultado no ha sido justo, puede que tenga que buscar ayuda en otra parte. Tenga en cuenta que la ley federal y los profesionales del derecho pueden ayudarle a protegerse de las represalias del empleador.

Puedes acudir a profesionales del derecho para que te asesoren u orienten. Es posible que tengas que proporcionarles documentación que detalle el proceso de reclamación con tu departamento de RRHH. Dependiendo de su situación, puede presentar una queja ante el organismo gubernamental correspondiente. Por ejemplo, puedes presentar quejas por discriminación o acoso a la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo o quejas por seguridad a la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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