Cuando un procedimiento se simplifica, se ha racionalizado. La racionalización suele llevarse a cabo eliminando pasos complejos o innecesarios. Hay varias formas de racionalizar un proceso, entre ellas una variedad de enfoques y plataformas informáticas empresariales modernas que ayudan a las organizaciones a prosperar.
En este artículo, discutimos qué es la racionalización y sus beneficios, qué son los procesos y los flujos de trabajo, y cómo racionalizar los procesos y los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia.
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¿Qué es la racionalización?
La racionalización es el proceso de simplificación o eliminación de tareas relacionadas con el trabajo para mejorar la eficacia de los procesos de la empresa o la organización. Los procesos pueden racionalizarse utilizando nuevas tecnologías, innovación y otros enfoques.
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¿Qué son los procesos y los flujos de trabajo?
Los procesos y los flujos de trabajo se parecen, pero no son lo mismo. Estos son los términos definitivos correctos para los procesos y los flujos de trabajo:
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Proceso: Conjunto de actividades repetibles que deben ser continuadas para completar un objetivo específico que una organización ha establecido.
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Flujo de trabajo: Una serie de actividades repetibles que deben continuarse para completar una tarea específica.
Es probable que cada empresa u organización participe en procesos y flujos de trabajo que son exclusivos de su campo profesional y de las tareas relacionadas.
Beneficios de la racionalización de los procesos y flujos de trabajo
Al racionalizar los procesos diarios de su organización, puede conseguir muchas cosas diferentes que requieren menos trabajo y liberan tiempo. A continuación, le presentamos una lista de beneficios que su empresa u organización puede experimentar cuando racionaliza sus procesos y flujos de trabajo:
1. Aumento de la eficiencia de los costes
La racionalización del software probablemente disminuirá la cantidad de papel que utiliza su lugar de trabajo y requerirá menos personal, ya que la entrada de datos y el procesamiento pueden hacerse automáticamente. Esto probablemente ahorrará dinero a su empresa, por lo que podrá asignar fondos a otros ámbitos.
2. Mejora de la productividad
Sus empleados serán probablemente más productivos cuando los procesos se racionalicen y puedan tener una idea más precisa de las tareas y expectativas diarias que se les asignan. Podrán centrarse más en la calidad de lo que producen cuando se reduzcan las tareas innecesarias.
3. Mejora de la comunicación
Los sistemas de gestión racionalizados mejoran la comunicación entre departamentos y permiten un mejor seguimiento de las tareas realizadas. Los empleados pasarán menos tiempo moviéndose de un lado a otro para comunicarse entre sí y podrán llegar a las tareas asignadas de una manera más oportuna.
4. Mejor gestión del tiempo
Con menos tareas tediosas para usted y sus empleados, es probable que pueda gestionar mejor su tiempo y completar primero las tareas más importantes y tener tiempo de amortiguación entre ellas.
5. Minimizar el riesgo
Las empresas con procesos racionalizados tienen mayor transparencia. Es más fácil captar el progreso de sus empleados y advertir los errores o el incumplimiento de los plazos desde un solo lugar. Por ejemplo, la racionalización también puede ayudar con las obligaciones de la empresa, como el cumplimiento de ciertas normativas o la entrega de algún producto o servicio que pueda producir a tiempo a sus clientes.
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Cómo racionalizar los procesos y flujos de trabajo para mejorar la eficiencia
La racionalización de los procesos y los flujos de trabajo puede llevar algún tiempo y es mejor realizarla en pequeños pasos que contribuyan a los objetivos de mejora de la eficiencia de su organización. Las empresas pueden racionalizar los procesos revisando los detalles de cómo gestionan sus retos individuales. Su organización tiene que decidir qué áreas va a racionalizar. Aquí hay 6 pasos que usted puede tratar de racionalizar los procesos y flujos de trabajo para mejorar la eficiencia:
1. Evaluar los procesos y flujos de trabajo existentes
Cuando se evalúan los procesos y flujos de trabajo actuales, será más fácil hacerse una idea general de la forma exacta en que se hacen las cosas, antes de poder notar qué áreas podrían mejorarse en gran medida mediante la racionalización.
Por ejemplo, puede ser útil hacer una lista de sus procesos y flujos de trabajo en los términos más simplistas, escribir cuáles cree que son los beneficios de cada proceso y hacer una lista de cada persona involucrada en el proceso.
2. Clasificar los procesos
Es probable que se sorprenda al descubrir cuántos procesos y flujos de trabajo se llevan a cabo realmente para completar los objetivos o las tareas. Muchos procesos están interrelacionados y pueden no ser tan importantes.
Escriba una lista de procesos, de más a menos importante. Esto le ayudará a decidir qué proceso hay que racionalizar primero, segundo, tercero y así sucesivamente.
3. Analizar los resultados
Una vez que haya evaluado los procesos y flujos de trabajo, puede analizar los resultados de dichos procesos y flujos de trabajo. Esto le da una perspectiva de los procesos que son tediosos, innecesarios y que no se ajustan al presupuesto.
Por ejemplo, puede observar en la evaluación que hay cinco contenedores de papel que se trituran y se llevan a la basura cada día. Cuando analice el resultado, deberá calcular el coste del tóner y el papel, el tiempo que los empleados dedican a imprimir y triturar y comparar lo que un nuevo software podría hacer para mejorar un determinado proceso o flujo de trabajo en su organización o departamento.
4. Pida opiniones
Los colegas, los compañeros de trabajo o los empleados pueden tener valiosos comentarios sobre la cadena o el proceso de trabajo. Es probable que muchas de estas personas tengan sus propias ideas sobre el funcionamiento de los procesos y cómo pueden mejorarse para ahorrar tiempo y completar las tareas y los objetivos de forma más eficiente. A menudo hay pequeños detalles que pueden mejorarse para agilizar los procesos y que pueden pasar desapercibidos con facilidad a menos que se pida la opinión de las personas con las que se trabaja.
Por ejemplo, puede intentar celebrar una reunión para discutir las áreas de mejora o puede generar una encuesta basada en varios procesos y flujos de trabajo y hacer que sus empleados envíen las respuestas de forma anónima para evitar sesgos.
5. Racionalizar y automatizar los procesos
En la actualidad existen muchas soluciones de software de flujo de trabajo modernas que ayudan a agilizar los procesos empresariales y los flujos de trabajo. A menudo se les denomina software de gestión de procesos empresariales. Cada uno tiene sus propias características y capacidades que beneficiarán a diferentes campos profesionales y organizaciones. Sin embargo, la mayoría de los BPM están diseñados para tener beneficios similares, como facilitar la recopilación de datos en una ubicación central, automatizar los pasos del flujo de trabajo empresarial y generar una mejor visibilidad con gráficos, tablas e informes.
Intente investigar el software que puede funcionar para su organización y compruebe lo que utilizan sus competidores para agilizar sus procesos.
6. Ajustar y perfeccionar
No existe un proceso o flujo de trabajo perfecto y es probable que requiera ajustes o perfeccionamientos continuos. Es posible que quiera cambiar los procesos de racionalización en función de sus resultados. También puede llevar tiempo formar a los empleados adecuadamente en los nuevos procesos y es posible que no todos los empleados entiendan el proceso correctamente la primera vez. Cuando se perfeccionan los procesos y los flujos de trabajo, es necesario tener paciencia y pedir más información a los clientes y a los empleados.