¿Qué es el proceso de recopilación de requisitos? (Con ejemplos)

Un elemento esencial de la gestión de proyectos es la comunicación con las partes interesadas y la consideración de sus comentarios a la hora de desarrollar un producto o una iniciativa. Los gestores pueden utilizar varios métodos, incluido el proceso de recopilación de requisitos, para crear una lista de metas y objetivos durante este proceso. Comprender el proceso de recopilación de requisitos puede ayudarle a usted y al resto de su equipo de proyecto a crear un plan acorde con las preferencias de las partes interesadas. En este artículo, repasamos qué es la recopilación de requisitos, quiénes utilizan este proceso y las ventajas de utilizarlo, así como consejos y ejemplos.

¿Qué es la recopilación de requisitos?

La recopilación de requisitos es el proceso de generación de una lista de requisitos funcionales, técnicos y sistemáticos a partir de varias partes interesadas en el proyecto, como clientes, personal de TI, usuarios del producto o proveedores. Es probable que esta lista incluya características, actividades y tareas que un equipo debe ejecutar para alcanzar los objetivos de un proyecto. Normalmente, hay que tener en cuenta dos tipos de requisitos: funcionales y no funcionales. Los requisitos funcionales incluyen la información, las interacciones y los procesos que solicita el cliente. Los requisitos no funcionales son otros aspectos técnicos y operativos de un proyecto.

Considere la posibilidad de comenzar el proceso de recopilación de requisitos al principio de un proyecto para ayudar a garantizar una planificación y gestión eficaces. A continuación se indican algunos aspectos que debes tener en cuenta al comenzar la recopilación de requisitos:

  • Cronograma: Se trata de estimar la duración total y el calendario de un proyecto. Esto puede ayudarle a planificar eficazmente sus requisitos a lo largo de todo el proyecto, asegurándose de que está preparado durante toda su duración.
  • Personas: Considere a quién quiere incluir en un proyecto y cuáles pueden ser sus distintas funciones. Intente determinar sus requisitos individuales, así como la forma en que podrían colaborar con todo el equipo.
  • Objetivos: Identificar los objetivos principales con antelación puede ayudarle a determinar los requisitos de un proyecto y garantizar que el proyecto se centre específicamente en la ejecución de estos objetivos.

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¿Quién utiliza el proceso de recopilación de requisitos?

Los gestores de proyectos utilizan principalmente el proceso de recopilación de requisitos para identificar los elementos cruciales del proyecto y crear planes estratégicos. Este proceso ayuda a una empresa a aumentar los beneficios y el rendimiento de la inversión teniendo en cuenta los resultados deseados por las partes interesadas para un proyecto. Los gestores de proyectos cualificados desarrollan sistemas y procesos para utilizar sus recursos y agilizar sus operaciones con el fin de completar un proyecto en un corto periodo de tiempo. La recopilación de requisitos puede ayudarles a identificar a qué dar prioridad y a crear una lista de objetivos principales.

Los gestores de proyectos pueden utilizar una serie de técnicas para la recopilación de requisitos, entre ellas:

  • Entrevistas y cuestionarios
  • Observación del usuario e historias
  • Prototipos y juegos de rol
  • Escenarios y casos de uso

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Ventajas de la recopilación de requisitos

La recopilación de requisitos es especialmente útil en proyectos de alcance limitado o con presupuestos reducidos. Asignar tiempo para completar el proceso de recopilación de requisitos puede conducir, en última instancia, a una mayor eficiencia del proyecto y a una ejecución satisfactoria de las iniciativas. Algunas de las ventajas adicionales de la recopilación de requisitos son:

  • Aumentar la satisfacción de los clientes y de los usuarios: Al incluir a las partes interesadas, como los clientes, en la fase de recopilación de requisitos de un proyecto, puedes enfocar tu plan de negocio para satisfacer sus peticiones y prioridades. Esto puede conducir a un aumento de la satisfacción de los clientes con el producto y con su empresa en general.

  • Entrega de productos más rápida: La recopilación de requisitos permite adoptar un enfoque amplio de la planificación del proyecto y desarrollar las formas más eficaces de producir y entregar los productos a los proveedores.

  • Reducción de la necesidad de volver a trabajar: La recopilación de requisitos reduce la necesidad de volver a trabajar con frecuencia en el proceso de desarrollo, lo que puede ahorrar tiempo y energía a sus empleados y conducir a un aumento de la eficiencia y la productividad.

  • Mayor confianza: Tener en cuenta las preferencias de las partes interesadas puede poner de manifiesto que te tomas en serio sus aportaciones y que te esfuerzas por desarrollar un producto que se ajuste a sus objetivos. Esto puede aumentar su confianza en la empresa y su satisfacción con el producto.

  • Comunicación eficaz: El éxito en la recopilación de requisitos puede evitar una mala comunicación y agilizar tanto las interacciones internas como las conversaciones con las partes interesadas, garantizando que todos estén bien informados sobre el propósito y las prioridades de un proyecto concreto.

  • Menos defectos: Este proceso puede ayudar a reducir los defectos de los productos y a generar características innovadoras gracias a su enfoque en la claridad y la precisión.

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Consejos para una recopilación de requisitos eficaz

Como gestor de proyectos, puede decidir utilizar diversas herramientas y estrategias operativas para ejecutar una gran tarea profesional. Tenga en cuenta estos consejos cuando ejecute un proceso de recopilación de requisitos para su proyecto:

Establezca los objetivos con antelación

El propósito principal de este proceso es identificar y recopilar los objetivos de un proyecto antes de la ejecución de otros pasos. Esto puede proporcionarle un marco para la toma de decisiones en el futuro. Si surgen requisitos adicionales a lo largo de la duración de un proyecto, puede consultar la lista de objetivos que recopiló a partir de la recopilación de requisitos y determinar si el requisito recién introducido aborda una meta u objetivo.

Documente las discusiones y haga hincapié en la transparencia

Es posible que trabaje con varias partes interesadas a lo largo de un proyecto, por lo que, para tener en cuenta sus prioridades y requisitos individuales, puede resultar beneficioso documentar cada reunión. Esto puede ayudarle a mantenerse centrado en los objetivos del proyecto y permitirle revisarlos a lo largo de las distintas fases del mismo.

Además de la documentación, considere la posibilidad de compartir estos documentos con las partes interesadas para que puedan reflexionar sobre su comprensión de sus preferencias. Esto les permite corregir cualquier caso de falta de comunicación y aclarar sus requisitos con antelación.

Hablar con usuarios reales

Aunque su proyecto puede implicar a muchas partes interesadas, también puede ser beneficioso hablar con las personas que utilizan y distribuyen su producto directamente. Estos usuarios pueden tener una mejor visión de las características que hay que implementar y priorizar. Los usuarios reales también pueden tener un conocimiento adicional de la industria y pueden comparar su producto con el de sus competidores. Aunque estas personas no sean los principales responsables de la toma de decisiones, su aportación puede contribuir al éxito de su proyecto.

9. Practicar la escucha activa

La escucha activa puede ser una herramienta útil a la hora de recibir opiniones de las partes interesadas y puede garantizar que se sientan respetadas y comprendidas. La escucha activa incluye no sólo escuchar a alguien que habla, sino también permanecer atento a su lenguaje corporal y a su tono. Esta práctica también puede permitirle darse cuenta de posibles suposiciones, deseos u objetivos no expresados que una parte interesada no ha mencionado directamente.

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Centrarse en las características del producto

Las características de un producto pueden ayudarle a usted y a su empresa a distinguir sus productos de los de la competencia. Cuando se reúna por primera vez con las partes interesadas y reúna una lista de sus requisitos, podrá priorizar y crear de forma transparente una lista de lo que está dentro del alcance plausible de su proyecto para el lanzamiento principal. Determinar las características del producto que puede incluir en el proyecto proporciona a las partes interesadas expectativas precisas y la oportunidad de negociar o discutir esas expectativas antes del desarrollo del producto.

Seguir siendo adaptable

A lo largo de la duración de un proyecto, los deseos y las preferencias pueden cambiar, y puede ser beneficioso para usted mantenerse flexible. Por ejemplo, es posible que las partes interesadas se pongan en contacto en mitad de un proyecto con un nuevo requisito o petición. Si lo planifica, puede asignar tiempo en el calendario del proyecto para la gestión de los requisitos, lo que le dará a usted y a su equipo tiempo para adaptarse y cambiar los objetivos. Esto puede garantizar que su equipo se mantenga centrado en las actividades que se ajustan a los requisitos a medida que éstos cambian y se desarrollan.

Ejemplos de recopilación de requisitos

A continuación se presentan algunos ejemplos de escenarios empresariales en los que los gestores de proyectos utilizan el proceso de recopilación de requisitos:

Ejemplo 1

La dirección de North-West se reúne con las partes interesadas, que incluyen un equipo de cinco proveedores, dos usuarios y cuatro miembros de su personal de TI. Bob, el director del proyecto, entrevista a los proveedores y proporciona a los miembros del personal de TI cuestionarios para que los rellenen. A continuación, realiza una observación con los usuarios del producto y les pide su opinión sobre su experiencia. A partir de estas interacciones, Bob y los demás miembros de su equipo de proyecto elaboran una lista de requisitos que recogen de las entrevistas, los cuestionarios y los comentarios. Después de recopilar esta lista, facilita una reunión con los interesados para mantener la transparencia sobre los elementos que su equipo ha incluido en el alcance del proyecto.

Ejemplo 2

Somerset Technologies, una empresa de desarrollo informático, está desarrollando una nueva función para su producto más vendido. Antes de iniciar el proceso de desarrollo, su directora de proyecto, Jill, pone en marcha un proceso de recopilación de requisitos para agilizar los objetivos del proyecto. Se reúne con seis interesados, entre ellos tres proveedores, dos usuarios y un cliente. Sin embargo, al seguir discutiendo, Jill se da cuenta de que le faltan algunas aportaciones valiosas y se pone en contacto con otra parte interesada, un empleado que utiliza el producto. Después de desarrollar un prototipo, pide a las partes interesadas que representen el uso de la nueva función del producto y que compartan su opinión.

Durante la etapa de retroalimentación, las partes interesadas comparten una breve lista de sus requisitos individuales para la nueva característica del producto en función de su experiencia, conocimiento del sector y base de clientes. Jill y su equipo de proyecto crean una lista de objetivos en función de las prioridades de las partes interesadas y la consultan durante el desarrollo del producto. En última instancia, ella y su equipo aumentan la satisfacción de los clientes.

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