¿Qué es un recuento cíclico? Definición y métodos a tener en cuenta

Para una gran variedad de empresas, tanto si están distribuidas globalmente como localmente, es fundamental contar con un recuento de inventario preciso. La auditoría de inventarios suele denominarse recuento cíclico y se utiliza habitualmente en los almacenes modernos. Puede obtener más información sobre el recuento cíclico si está buscando mejores métodos de auditoría de inventario.

En este artículo, discutimos lo que es un recuento de ciclos, cómo se utiliza y los diferentes métodos de recuento de ciclos.

Guía de inventarios físicos

¿Qué es el recuento de ciclos?

El inventario de un almacén puede estimarse mediante un recuento cíclico, un método de muestreo que cuenta unos pocos artículos y extrapola la cantidad de todo lo demás. Los sistemas de recuento cíclico pueden ahorrar tiempo y evitar el cierre de la planta para una auditoría completa del inventario. Existen diversos procedimientos de recuento cíclico que pueden utilizarse en diversas situaciones.

Dado que un recuento de ciclos no es un recuento exacto, la estimación del inventario total puede ser más o menos fuerte según el proceso utilizado para realizar el recuento de ciclos. Si el recuento de ciclos es erróneo, la estimación del inventario total puede ser también incorrecta.

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¿Cómo funciona el recuento de ciclos?

Antes de comenzar el recuento cíclico, los responsables del inventario seleccionan y prueban el método que van a utilizar para el recuento cíclico. El método determina qué sección del almacén o del inventario se va a contar y con qué frecuencia. A continuación, los empleados hacen un inventario de las secciones asignadas y registran los resultados. El responsable utiliza esos resultados para estimar cuántos artículos hay en el inventario total.

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¿Por qué las empresas utilizan el recuento de ciclos?

Las empresas utilizan el conteo de ciclos para hacer un seguimiento de su inventario en curso para los informes contables, las funciones operativas y la distribución. Un procedimiento de conteo de ciclos puede tener varias ventajas para las empresas sobre los métodos tradicionales de inventario físico. Mientras que una empresa puede tener que cerrar sus operaciones de embalaje o fabricación durante un recuento de inventario físico, la empresa generalmente puede continuar operando durante el recuento de ciclos, ya que implica sólo un pequeño número de artículos.

El recuento cíclico suele ser un proceso continuo, por lo que se realiza con más frecuencia que los inventarios físicos totales y puede permitir obtener más datos sobre el inventario y los procesos de recuento. Con estos datos adicionales, los gestores de inventario pueden crear sistemas de recuento más precisos, mejorar constantemente su proceso y responder rápidamente a los problemas o cuellos de botella.

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Métodos de recuento de ciclos

Estos son algunos métodos comunes para el recuento de ciclos:

Grupo de control

El recuento de ciclos en grupos de control es un método de prueba utilizado para asegurarse de que el recuento de ciclos obtendrá resultados precisos. Implica probar el proceso en una pequeña sección del almacén o instalación y medir la precisión de la estimación del recuento de ciclos con respecto al número conocido de artículos. Si el método no muestra un alto nivel de precisión, puede pasar por rondas de mejora. Cuando es muy preciso, la empresa implanta ese método en todo su almacén.

Ejemplo: Storage Stories está trabajando para desarrollar un método de recuento de ciclos. Prueban su método en una pequeña sección de su almacén donde conocen el número de artículos. Como están considerando un modelo basado en la oportunidad para sus pruebas de ciclo en curso, prueban este proceso en la pequeña sección del almacén y luego ven si sus resultados coinciden con sus datos conocidos para esa parte. Los resultados iniciales no coinciden, así que revisan el proceso. El nuevo proceso da resultados precisos tres veces, así que Storage Stories implanta este proceso en toda la instalación.

Muestra aleatoria

El recuento cíclico por muestreo aleatorio consiste en seleccionar al azar los artículos que se van a contar. Hay dos tipos de recuento de ciclos por muestreo aleatorio:

  • Recuento constante de la población: En este método, el personal devuelve los artículos a la población general de artículos después de haberlos contado. Esto significa que existe la posibilidad de que el personal seleccione esos artículos para contarlos dos veces.
  • Cuenta con una población disminuida: En este método, el personal retira los artículos de la población general después de contarlos. Esto continúa hasta que el personal haya contado todos los artículos del inventario.

Ejemplo: Tremendous Toys realiza un inventario trimestral de recuento cíclico de su almacén para tres juguetes por muestreo aleatorio. El personal cuenta un número determinado de cajas de cada juguete y luego proyecta cuántas tiene todo el almacén. Reponen cada caja en el almacén al final de cada día, por lo que existe la posibilidad de que cuenten algunas cajas dos veces. Sin embargo, como cuentan tantas cajas, el efecto de esta duplicación es mínimo.

Análisis ABC

En el proceso de recuento de ciclos ABC, el software de gestión de inventarios clasifica los artículos de un almacén en tres secciones según el número de artículos vendidos, creando las siguientes categorías:

  • A los elementos: Estos artículos son el 20% de los artículos del almacén que se venden con más frecuencia y proporcionan el 80% de las ventas. En el proceso de recuento del ciclo ABC, el personal cuenta estos artículos con mayor frecuencia.
  • Elementos B: Estos artículos son el 30% de los artículos del almacén que se venden con menos frecuencia que los artículos A pero con más frecuencia que los artículos C. Estos artículos aportan el 15% de las ventas y se contabilizan ocasionalmente.
  • Elementos C: Esta categoría contiene el 50% de los artículos del almacén que se venden con menos frecuencia, normalmente responsables de sólo el 5% de las ventas. El personal cuenta estos artículos muy raramente.

El personal de los almacenes suele utilizar el software de inventario o de procesamiento de la empresa para determinar qué artículos pertenecen a cada grupo y, a continuación, desarrollar un proceso de inventario que implique el recuento frecuente de los artículos A, el recuento regular de los artículos B y el recuento ocasional de los artículos C. Este proceso conduce a diversos grados de precisión en el inventario, con cifras más precisas para los artículos A con recuentos frecuentes y un conocimiento menos preciso de cuántos artículos C están presentes.

Ejemplo: Speedy Production Inc. realiza comprobaciones periódicas del inventario de su almacén, que utiliza un sistema automatizado de gestión de inventarios. Basándose en estos datos, cada artículo de sus existencias se clasifica como artículo A, B o C. Cuentan sus artículos A cada semana, sus artículos B cada mes y sus artículos C una vez al trimestre para minimizar el recuento y mantener un inventario preciso.

Basado en la ubicación

El método basado en la localización cuenta el inventario en partes del almacén de una en una y suele implicar la asignación de diferentes contadores a distintas secciones. El seguimiento de este tipo de recuento cíclico implica la actualización de los mapas del almacén con la información más reciente.

Ejemplo: La Biblioteca Tri-County quiere comprobar si tiene todo su inventario. El bibliotecario jefe asigna a cuatro miembros del personal para que cada uno de ellos compruebe una cuarta parte de las estanterías para asegurarse de que todos los libros y materiales de audio y vídeo están en su sitio. Durante el horario normal de la biblioteca y a lo largo de un mes, cada uno de los miembros del personal se toma una semana para revisar las estanterías que le han sido asignadas, reorganizar los artículos y actualizar el sistema de inventario para anotar cualquier libro que falte.

Basado en la oportunidad

El método basado en la oportunidad cuenta los artículos en momentos específicos, como cuando se utiliza un determinado número de un artículo, el inventario de ese artículo es bajo o necesita ser reordenado.

Ejemplo: El restaurante Joe's Exquisite Fishes organiza una fritura de pescado semanal en la que vende cientos de cestas de bacalao frito. El cocinero de la línea controla cuántos peces quedan en la pequeña nevera que hay dentro. Cuando han utilizado todas las cajas hasta el estante inferior, el cocinero cuenta las cajas de pescado que quedan. A continuación, introduce un número determinado de cajas adicionales para que la nevera tenga un total de 50 cajas.

Control estadístico del proceso

Con un método de control estadístico del proceso, se utiliza un software para determinar qué artículos tienen la mayor probabilidad de ser inexactos en el inventario, y luego los empleados cuentan esos artículos.

Ejemplo: Products in Process es una empresa de distribución que utiliza el control estadístico de procesos para contar su inventario regularmente. Su software de gestión de inventarios informa de que sus productos tecnológicos son los más propensos a tener un inventario inexacto, ya que son los que se compran y reordenan con más frecuencia dentro del almacén. El personal hace un inventario de los artículos tecnológicos cada mes, mientras que los demás artículos del almacén sólo se cuentan dos veces al año.

Sólo uso

En el método de sólo uso, los artículos más utilizados o vendidos se contabilizan con mayor frecuencia. Como este sistema no tiene en cuenta el valor de los artículos, puede dar lugar a menos recuentos y a cifras de inventario menos precisas para los artículos caros que no se utilizan con mucha frecuencia.

Ejemplo: En la piscina de verano del condado, la caseta del socorrista vende aperitivos, crema solar y toallas de playa. Los aperitivos son los artículos más populares, por lo que el personal cuenta el número de aperitivos que quedan al final de cada día. El recuento de las cremas solares y las toallas se realiza cada dos semanas. Este método les permite detectar cualquier error en el número de aperitivos vendidos cada día. Sin embargo, es posible que no se den cuenta hasta la semana siguiente si falta una toalla.

Híbrido

Una empresa puede utilizar un híbrido de varios métodos para conseguir los resultados que necesita para su propia contabilidad y elaboración de informes.

Ejemplo: La empresa Cannon Valley Container Company utilizaba un método de recuento cíclico ABC, pero descubrió que su inventario no encajaba bien en las categorías ABC. Así que cambiaron las categorías para que se basaran más en el uso. Crearon un sistema que combina la frecuencia con la que se vende un artículo con el valor del mismo y la probabilidad de que sea inventariado incorrectamente, basándose en la información de su sistema de gestión de inventario. Este nuevo sistema les permite hacer un seguimiento más preciso de sus artículos más valiosos y realizar menos recuentos innecesarios.