Cómo tomar y entregar actas de reuniones

Las actas de las reuniones son un recurso importante en muchos lugares de trabajo. Los detalles que se registran durante una reunión suelen utilizarse como punto de referencia más adelante y pueden proporcionar información fundamental para quienes no pudieron asistir. Se necesita cierta formación para aprender a levantar actas durante una reunión y darles un formato profesional. Algunos puestos de trabajo pueden hacer más hincapié en esta habilidad que otros, como los de asistente ejecutivo o profesional administrativo. Lee más sobre cómo levantar actas con ejemplos de actas de reuniones en esta completa guía.

¿Qué son las actas de las reuniones?

Las actas de las reuniones son notas detalladas que describen lo que ocurrió durante una reunión de la organización. Algunas de las informaciones anotadas en las actas pueden ser:

  • Asistencia
  • Correcciones al acta de la reunión anterior
  • Decisiones clave tomadas
  • Resultados de las votaciones
  • Elementos de acción
  • Nueva empresa
  • Detalles sobre la fecha y hora de la próxima reunión

Para crear el acta, alguien tomará notas durante la reunión. Una vez concluida la reunión, alguien mecanizará las notas en un formato fácil de leer. Normalmente, las actas de la reunión deben ser aprobadas por un compañero de alto nivel que también haya asistido a la reunión antes de distribuirlas a los demás y archivarlas.

El objetivo principal de levantar un acta de la reunión es crear un registro oficial de la misma. Las actas pueden servir de referencia más adelante por diversas razones, como verificar la asistencia, hacer un seguimiento del progreso de un proyecto o proporcionar detalles para procedimientos legales.

Cómo levantar un acta de la reunión

Hay mucha información que debe registrarse en cada reunión, por lo que el contenido de sus actas debe ser lo más detallado posible. Las siguientes estrategias pueden ayudarle a capturar toda la información esencial de cada reunión de la forma más eficiente posible.

  1. Añada primero información general sobre la reunión.
  2. Utilice la taquigrafía.
  3. Preste mucha atención a las decisiones y a los elementos de acción.
  4. Siga una plantilla.
  5. Consiga que sus notas sean aprobadas.
  6. Distribuya el acta de la reunión.

1. Añada primero la información general de la reunión.

Antes de que comience la reunión, tome notas de la información general, como la fecha, la hora y el lugar de la reunión. Cuando tus compañeros de trabajo revisen las notas más tarde, esta información les dará el contexto adecuado para recordar cuándo y por qué se discutió un determinado tema.

Asegúrese de conocer también los nombres de todas las personas que asistirán. Deberá indicar las acciones realizadas por los distintos participantes a lo largo de la reunión. Puede optar por pasar una hoja de asistencia y hacer que todos firmen. También puedes escribir todos los nombres de los miembros de la reunión en tus notas personales antes de que empiece la reunión y luego simplemente ir tachando los nombres a medida que la gente vaya entrando en la sala.

2. Utiliza la taquigrafía

Al redactar las actas, utilice taquigrafía o abreviaturas para redactar sus notas más rápidamente. Por ejemplo, puede utilizar iniciales para identificar a los participantes en la reunión o un acrónimo para representar un proyecto importante. Con el tiempo, es probable que desarrolle su propia forma de taquigrafía que pueda trasladar fácilmente a la escritura completa para que los demás la vean.

3. Presta mucha atención a las decisiones y a los elementos de acción.

Tendrá que anotar esta información con precisión, incluyendo cualquier detalle que se haya discutido sobre los resultados. Si su empresa u organización lo requiere, puede que también tenga que anotar cómo votaron los individuos en cada tema. Del mismo modo, podría beneficiarse de anotar cualquier plazo, evento u otra fecha importante mencionada en la reunión. Las actas sirven como recordatorio de los compromisos, por lo que los participantes en la reunión querrán que estos detalles queden claramente reflejados.

Pida aclaraciones cuando sea necesario. Lo ideal es que su toma de notas no interfiera en absoluto con la reunión, pero cuando se trata de decisiones o discusiones importantes, es importante que los detalles sean correctos.

4. Siga una plantilla.

Utiliza una plantilla de actas para no perder de vista ningún detalle importante, de modo que no se te escape nada por el camino. Si se espera que contribuya a la reunión al mismo tiempo que toma notas, puede ser útil utilizar una grabadora para poder volver atrás y asegurarse de que ha incluido toda la información más importante.

5. Consiga que le aprueben sus notas

Después de redactar el acta, el siguiente paso es su aprobación. Normalmente, enviará el acta al miembro del equipo de mayor rango que haya asistido a la reunión. Si éste solicita alguna modificación, haga los cambios necesarios y vuelva a enviar el acta de la reunión para su aprobación. El miembro más veterano de la reunión proporciona la aprobación inicial, lo que le da permiso para enviar el documento a otros miembros de la reunión.

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6. Distribuir el acta de la reunión

Una vez aprobadas inicialmente las actas, puede empezar a distribuirlas. Normalmente, las actas de las reuniones deben distribuirse en los días siguientes a la reunión. El método para compartir las actas de las reuniones depende de los procedimientos de su empresa. Normalmente, se utilizan uno o varios de los siguientes métodos de distribución de documentos:

  • Enviar por correo una copia física del acta de la reunión
  • Envío de las actas por correo electrónico a cada uno de los asistentes
  • Utilizar una herramienta para compartir en la nube como Google Docs
  • Publicar las actas en el sitio web de la empresa

Pregunte al miembro más veterano de la reunión si debe incluir una nota en la que se indique que el acta que va a enviar ha recibido la aprobación provisional. Esta técnica permite a los participantes en la reunión estar al tanto de la versión más actualizada del acta en caso de que se realicen cambios antes de que se finalice en la siguiente reunión.

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Consejos para redactar actas de reuniones

Tenga en cuenta las siguientes reglas sobre cómo escribir las actas de las reuniones cuando trabaje a partir de sus notas:

  • Siga las directrices de formato de las actas de las reuniones establecidas por su empresa.

  • Utilice un tipo de letra tradicional como Arial o Times New Roman en un tamaño legible (al menos 10 puntos).

  • Deje espacios entre las secciones y utilice títulos en negrita, viñetas y listas numeradas para crear un documento que sea fácil de escanear en busca de detalles clave.

  • Sea objetivo. Incluya sólo los hechos de lo sucedido y no las impresiones u opiniones. El contenido de su acta de reunión debe ser imparcial y contener muy pocos adjetivos y adverbios.

  • Escriba en el mismo tiempo durante toda el acta de la reunión para evitar confusiones.

Una vez que hayas terminado de redactar tus notas en un formato adecuado de acta de reunión, adjunta cualquier documento relevante o indica dónde se puede encontrar. A continuación, edita tu trabajo con cuidado para que sea claro y para comprobar que no haya faltas de ortografía, gramática incorrecta o imprecisiones en la reunión.

Ejemplo de acta de reunión

Para ver cómo es el formato adecuado de un acta de reunión y hacerse una idea del tipo de contenido que debe incluirse, es útil ver un ejemplo. La siguiente acta representa una reunión típica de los miembros de la junta directiva de una organización. Fíjate en el formato de las actas para que la información sea fácil de escanear en busca de detalles importantes.

Organización Lone Star

Reunión del Consejo de Administración

Fecha: Miércoles, 3 de abril de 2019
Hora: 3:00 p.m.
Ubicación: Sede de Lone Star

Tipo: Reunión mensual

Presente:

  • Jane Bryant, Presidenta
  • Joseph Hines, Vicepresidente
  • Carla Brown, Tesorera
  • Hannah Walker
  • Paul Briggs
  • William Lee
  • Bridget Newman

Ausencia:

  • Joanna Smith
  • Andrew Taggert

Quórum:

  • Satisfecho

Bienvenida

Llamada al orden a las 15:05 por Bryant

Se aprueba el acta de la reunión de marzo de 2019

Procedimientos

Informe financiero proporcionado por Brown

  • Se ha completado y presentado la declaración de impuestos de Lone Star&#x2019. La revisión anual de los procedimientos contables de la organización se completará en junio de 2019.

  • Las tendencias de las finanzas del año pasado’incluyen un mayor flujo de efectivo debido a los cambios de proveedores promulgados en 2018.

  • Moción para aceptar los estados financieros – secundada y aprobada.

Informe del comité de desarrollo proporcionado por Lee

  • La búsqueda de Lone Star&#x2019 de un segundo local comercial aún no ha encontrado ninguna perspectiva prometedora. La junta directiva está utilizando los servicios de un agente inmobiliario comercial con sede en Dallas para ayudar a localizar una propiedad que satisfaga las necesidades de la organización, pero el comité de desarrollo recomienda ampliar la búsqueda para incluir propiedades en Fort Worth.

  • Moción para ampliar la búsqueda de propiedades – secundada y aprobada.

Nuevos negocios y anuncios

Los esfuerzos de recaudación de fondos no han alcanzado los objetivos previstos en lo que va de año. Se pide a los miembros que busquen en sus redes posibles recursos para recaudar fondos y que informen en la próxima reunión.

El retiro anual de la organización tendrá lugar el 26 de julio de 2019.

La próxima reunión mensual de la Junta Directiva está programada para el miércoles 1 de mayo de 2019.

Aplazamiento

Se levanta la sesión a las 16:35.

Levantar acta es una responsabilidad importante. Utiliza estos consejos y estrategias sobre cómo preparar actas de reuniones para asegurarte de que dominas esta habilidad profesional.