Una organización que desee encontrar formas innovadoras de ahorrar dinero o reducir los beneficios puede establecer una estrategia de ahorro de costes. El recorte de costes suele ser importante, pero debe planificarse cuidadosamente antes de aplicarlo. Cuando se es directivo, hay que considerar cuidadosamente las opciones a la hora de decidir si se recortan los gastos.
En este artículo, definimos la reducción de costes, analizamos las razones por las que una empresa puede reducir costes, enumeramos algunos consejos para crear una estrategia eficaz de reducción de costes y describimos cómo planificar y aplicar una estrategia de reducción de costes.
¿Qué es la reducción de costes?
Una empresa puede adoptar medidas de reducción de costes para disminuir sus gastos directamente. Por ejemplo, una empresa puede aplicar medidas de reducción de costes para aumentar sus beneficios durante una recesión. Tras un periodo de dificultades económicas, una empresa puede recurrir a varias medidas de reducción de costes para volver a ser rentable. A menudo se emplean diversas medidas de recorte de costes, como la reducción de los viajes y la priorización de las prácticas de eficiencia energética.
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Razones para el recorte de costes
Aunque la razón más común para que una organización recorte costes es mejorar directamente la rentabilidad, hay otras razones para establecer un programa de recorte de costes. Por ejemplo, si una organización quiere financiar la adopción de una nueva tecnología o la expansión a un nuevo mercado, puede conseguir financiación recortando los costes existentes en lugar de conseguir capital en otra parte. Una organización también puede decidir recortar costes para competir más eficazmente en su sector.
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Consejos para crear una estrategia de reducción de costes
Hay varias formas de reducir los costes de su organización. Antes de hacer recortes, considere sus opciones cuidadosamente, y asegúrese de que está recortando costes en áreas que son menos importantes estratégicamente, al tiempo que preserva el valor para sus clientes.
Búsqueda de duplicidades en las funciones
Una forma de reducir costes es buscar duplicidades en su empresa. Considere si su empresa tiene diferentes departamentos o centros que realizan funciones similares que podría consolidar. Buscar y eliminar duplicidades puede ser una forma eficaz de reducir costes sin que ello afecte a la capacidad de producción de una organización. La consolidación de la plantilla también puede ahorrar dinero relacionado con los costes de transporte y comunicación.
Considerar la sustitución de los sistemas heredados por la nueva tecnología
Aunque la inversión en nueva tecnología requiere mayores costes iniciales, puede ayudar a su empresa a ahorrar dinero a largo plazo. La automatización puede ayudarle a ahorrar dinero en costes de mano de obra, y los sistemas más eficientes pueden ayudar a que los procesos empresariales funcionen correctamente sin comprometer la calidad. Antes de realizar actualizaciones, asegúrese de que la tecnología que desea es la que mejor se adapta a las capacidades de su organización y a sus objetivos estratégicos a largo plazo.
Explorar soluciones de marketing innovadoras
Los medios de comunicación social y el marketing de boca a boca pueden ser más rentables que la colocación de anuncios en los periódicos o en las cadenas de televisión. Considere la posibilidad de investigar algunas alternativas a los métodos tradicionales de marketing y publicidad, como los influenciadores de las redes sociales, la fidelización de clientes o los incentivos para la captación de clientes. Es posible que descubra que puede reducir su presupuesto de marketing sin perder los clientes potenciales existentes.
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Analizar los pequeños costes que se suman
La reducción eficaz de los costes no incluye únicamente las estrategias de reducción de costes a gran escala. Los pequeños cambios pueden suponer grandes diferencias si se aplican de forma coherente. Por ejemplo, considere si su empresa está suscrita a revistas para la zona del vestíbulo que nadie lee o si puede reducir el uso de papel utilizando documentos electrónicos cuando sea posible. Puedes animar a los empleados a que desarrollen sus propias ideas para reducir los costes, lo que también podría ayudar a subir la moral.
Fomentar el trabajo flexible
Mantener un gran edificio de oficinas puede ser una inversión costosa. Si sus empleados pueden trabajar a distancia—ya sea a tiempo completo o parcial—puede reducir el espacio de su oficina o incluso eliminarlo por completo. Antes de introducir el trabajo a distancia, asegúrese de que tiene implantados sistemas que permitan un trabajo a distancia eficaz, como capacidades de videoconferencia y servicios de mensajería interna.
Reducir los viajes de negocios
Los viajes de los empleados para asistir a reuniones, conferencias o visitas a instalaciones pueden ser gastos que una empresa puede reducir o eliminar. Antes de autorizar los viajes de negocios, asegúrese de que los viajes propuestos son necesarios y considere las opciones para reducir los costos de viaje.
Algunos ejemplos de reducción o eliminación de los viajes de negocios son
- Reuniones por teleconferencia en lugar de reuniones en persona
- Reducción de la frecuencia de las visitas a las obras
- Menos empleados que asisten a conferencias o reuniones
- Opciones de viaje más baratas, como los vuelos en clase económica en lugar de la clase business
Utilizar autónomos y contratistas
Si la carga de trabajo de su organización fluctúa a menudo, puede resultar más barato emplear más personal contratado y autónomo con unos pocos miembros de la plantilla permanente. Esta estrategia puede no funcionar para todas las empresas, pero puede ayudar a su empresa a reducir los costes asociados a los paquetes de prestaciones y a los salarios a tiempo completo.
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4. Crear un lugar de trabajo más eficiente energéticamente
Al igual que la inversión en nuevas tecnologías, tener un lugar de trabajo eficiente desde el punto de vista energético suele suponer un mayor coste inicial, pero un mayor ahorro a largo plazo. Algunas formas de hacer que su empresa sea más respetuosa con el medio ambiente y ahorrar dinero simultáneamente son:
- Subir o bajar unos grados el termostato de la oficina—según la estación del año—pero asegurándose de que sus empleados estén cómodos
- Asegurarse de sellar y aislar correctamente el edificio
- Apagar todas las luces y equipos después de las horas normales de trabajo
Comprar equipo usado
Cuando sustituya la tecnología de su oficina, como una impresora de oficina o un vehículo, considere la posibilidad de comprar un artículo usado. El precio de los equipos usados suele ser más bajo que el de los nuevos, y la calidad puede ser igual de alta, especialmente si su empresa no utiliza a menudo las funciones avanzadas de los modelos más nuevos.
Cómo planificar y aplicar una estrategia de reducción de costes
He aquí algunos pasos que usted y su empresa pueden dar para planificar y aplicar una estrategia de reducción de costes que garantice el ahorro y la sostenibilidad:
1. Considere los objetivos estratégicos a largo plazo de su organización
Una de las primeras cosas que debe considerar su empresa es cómo pueden contribuir las posibles medidas de reducción de costes a sus objetivos a largo plazo. Por ejemplo, los objetivos de su empresa pueden incluir la expansión en un mercado de alto crecimiento pero la reducción de su presencia en un mercado de bajo crecimiento. El cierre, la desinversión o la reducción de una instalación en un área de bajo crecimiento puede ser una forma eficaz de reducir los costes y garantizar el crecimiento futuro.
2. Consulte con sus empleados
Involucrar a sus empleados en el proceso de reducción de costes lo antes posible ayuda a mantener la moral, y los empleados pueden tener ideas sobre posibles áreas en las que puede reducir los costes. Una consulta completa puede ayudar a generar ideas que no habría desarrollado de otro modo.
3. Planifique una implantación gradual
Intentar aplicar todas las medidas de reducción de costes simultáneamente puede causar dificultades. Una aplicación más gradual le permite medir el impacto de cada método antes de pasar al siguiente. Cuando cree su plan, intente organizarlo de forma que aplique primero las medidas más pequeñas y empiece a planificar los métodos más grandes lo antes posible.
4. Mida y registre sus ahorros
A medida que vaya aplicando cada método, considere la posibilidad de registrar el ahorro que obtiene su empresa y medirlo con respecto a sus expectativas iniciales. Haga los ajustes necesarios y consulte de nuevo a sus empleados para asegurarse de que se adaptan bien a cada reducción de costes.
5. Implementar un plan a largo plazo y continuar su seguimiento
El objetivo principal de establecer medidas de reducción de costes es garantizar la rentabilidad y el crecimiento sostenible de su organización. Considere la posibilidad de supervisar el ahorro continuado de sus medidas y asegúrese de que este ahorro se mantiene constante. Un plan eficaz es lo suficientemente claro y sólido como para transferirlo a su sucesor en caso de que usted cambie de puesto o de empresa. Si supervisa y registra el éxito de su plan, podrá demostrar fácilmente cómo ha conseguido ahorros y ha contribuido a los objetivos de su organización.