Cómo crear un registro diario de construcción

Un informe diario de construcción enumera todo el personal, las actividades, los equipos y los materiales que intervienen en un proyecto de construcción, así como cualquier factor que pueda afectar al calendario. Como director o supervisor de un equipo de construcción, usted puede ser responsable de mantener o contribuir al informe diario de construcción. Por lo tanto, es fundamental que comprenda su función y sus componentes.

En este artículo, hablamos de los registros diarios de construcción y de los detalles que incluyen, explicamos cómo crear y mantener un registro diario de construcción y examinamos algunas ventajas de llevar uno.

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¿Qué es un registro diario de obras?

Un registro diario de construcción, también conocido como informe diario de construcción, es un documento que registra el trabajo y el progreso realizado en un proyecto de construcción. Normalmente, el director del proyecto, el supervisor de la construcción, el superintendente de la construcción u otro miembro superior del proyecto rellena el registro. Este registro incluye datos sobre diversos asuntos, como el equipo utilizado, los accidentes e incidentes derivados del trabajo y los retrasos en el calendario del proyecto.

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Qué incluir en un informe diario de construcción

Los detalles específicos de un registro diario de construcción pueden variar en función del proyecto, pero hay algunos componentes comunes que figuran en la mayoría de los registros. Entre ellos se encuentran:

  • Detalles del trabajo
  • Condiciones del sitio
  • Trabajo realizado
  • Personal presencial
  • Equipo usado o inactivo
  • Materiales utilizados o entregados
  • Posibles retrasos
  • Informe de seguridad
  • Visitantes en el sitio

Cómo crear y mantener un informe diario de construcción

Puede seguir estos pasos para crear y mantener su informe diario de construcción:

1. Elija una herramienta de elaboración de informes

Las herramientas digitales de elaboración de informes, como las aplicaciones móviles y los sitios web de registro, permiten introducir datos fácilmente y en tiempo real. Muchas de estas herramientas se pueden adaptar a los detalles específicos de su proyecto e incluso le permiten cargar documentos y fotos de apoyo para crear un informe más exhaustivo. Una vez que haya terminado de crear el registro diario, puede firmarlo y compartirlo con los miembros de la tripulación, las partes interesadas y cualquier otra persona que necesite leerlo.

2. Completar los datos del empleo

Comience el registro proporcionando detalles esenciales sobre el proyecto de construcción, incluyendo, entre otros, la fecha actual, el nombre del proyecto, el tipo de trabajo, la fase de construcción que se aborda en el informe, las fechas de inicio y finalización prevista de la construcción y su nombre. Esta información proporciona un contexto para que los lectores del registro entiendan las aplicaciones de los detalles que contiene.

3. Describir las condiciones del lugar

Las condiciones del emplazamiento se refieren a la meteorología del día del registro y a los efectos que haya tenido en el proyecto. Por ejemplo, si el tiempo de hoy era bueno, pero ayer llovió lo suficiente como para ablandar el suelo, es conveniente mencionar el estado del terreno, ya que puede afectar al rendimiento del trabajo e impedir la realización de algunas actividades. Proporcionar esta información también puede contextualizar los detalles del registro restante y explicar cualquier retraso.

4. Describa el trabajo realizado

Esta sección documenta todas las tareas realizadas, así como el progreso general del proyecto de construcción. Las descripciones del trabajo realizado no son necesariamente exhaustivas, pero intente proporcionar suficientes detalles para que los lectores entiendan qué actividades se llevaron a cabo. Incluya cada tarea realizada y su estado actual, como «iniciado» «completado» «en progreso» o «retrasado» También puede mencionar la cantidad de trabajo restante para cada actividad.

5. Proporcionar una lista de personal

El personal se refiere a todos los trabajadores in situ ese día, incluidos los subcontratistas. Categorizado por el equipo, indique el nombre de cada trabajador, su puesto y el número total de horas que ha trabajado. También puede contabilizar el número total de trabajadores de todos los equipos y el total de horas-persona, o el total de horas multiplicado por el número de miembros en el lugar.

6. Documentar el equipo

Al igual que en la lista de personal, en esta sección se indican los equipos presentes en el lugar. Proporcione detalles específicos sobre cada pieza de equipo, describiendo algo más que la categoría general del equipo. Por ejemplo, en lugar de enumerar «bulldozer», especifique qué tipo de bulldozer utilizó.

Otros detalles a tener en cuenta

  • Cuántas horas de uso recibió cada equipo
  • Qué función cumple cada equipo
  • Cualquier defecto o mal funcionamiento de los equipos utilizados
  • Cualquier reparación o mantenimiento realizado en equipos defectuosos
  • Cualquier equipo presente en el lugar pero que no se utiliza
  • La fecha de llegada o salida de cada artículo, si procede

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7. Documente sus materiales

En esta sección, escriba una lista de todos los materiales de su inventario que haya utilizado ese día. Clasifique cada material por tipo, anote la cantidad específica que utilizó y mencione la cantidad que queda en su inventario. Esta información puede informar a los miembros de la tripulación de lo que hay disponible, y también puede proporcionar una forma de medir el progreso del trabajo mostrando la cantidad utilizada de un material específico.

8. Anote las entregas de material

Para proporcionar más información sobre el inventario, anote también cualquier material que haya llegado al lugar, incluyendo la cantidad de cada entrega de material. También debe documentar cualquier entrega programada que no haya llegado y las entregas previamente programadas que hayan llegado con retraso.

9. Describir los posibles retrasos

Los retrasos potenciales son cualquier incidente inesperado que pueda afectar a la capacidad de la tripulación para completar el trabajo en el plazo previsto, como retrasos en las entregas o inclemencias del tiempo. Enumere cada incidente con suficiente detalle, mencionando la duración prevista del retraso y cualquier otra consecuencia del mismo. También debe registrar cualquier medida que haya tomado para reducir el impacto del retraso, como empezar antes otra actividad en el calendario.

Tenga en cuenta que cualquier retraso registrado aquí ha aparecido también en otra sección del registro. Por ejemplo, si en la sección de entrega de materiales se anota que algunos materiales no llegaron, lo que podría retrasar el cronograma, ese incidente aparecería también en la sección de posibles retrasos. Sin embargo, si la entrega fallida no tiene un efecto previsible en la puntualidad general, puede dejarla fuera de esta sección.

10. Proporcionar un informe de seguridad

El informe de seguridad documenta todos los riesgos de seguridad, lesiones u otros sucesos peligrosos ocurridos en el lugar. Ningún incidente relacionado con la seguridad es demasiado pequeño para anotarlo en el informe. Si un miembro de la cuadrilla se quitó el casco mientras trabajaba, inclúyalo en el informe. Describa también las medidas adoptadas para evitar nuevos incidentes. En el caso del miembro de la tripulación que se quitó el casco, puede mencionar que instruyó al trabajador sobre los protocolos de la OSHA. Si no se produjeron incidentes, puede anotar que una inspección no reveló ningún suceso peligroso y que todos los miembros en el lugar cumplieron con las normas de seguridad.

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11. Tome nota de los visitantes in situ

En esta sección se documenta cualquier persona in situ que no esté mencionada en la lista de personal. Estos visitantes pueden ser amigos y familiares del personal, partes interesadas, miembros de la comunidad y miembros de la tripulación que no estén de servicio. Incluya el nombre de cada visitante, su cargo y el motivo de la visita.

12. Adjuntar archivos de apoyo

Los archivos como fotos, dibujos y documentos creados en la fecha de entrada del registro pueden proporcionar más contexto o detalles sobre los componentes mencionados en el informe. Adjunte estos archivos en las secciones pertinentes del registro. Por ejemplo, las fotos del terreno embarrado que podrían retrasar el proyecto irían en las secciones de condiciones del lugar y de retrasos.

13. Firmar el contrato

Firme y feche el registro en el área especificada al final del documento antes de presentarlo y compartirlo con los miembros del equipo y las partes interesadas.

Beneficios de llevar un registro diario de obras

El registro diario de la construcción puede cumplir varias funciones importantes:

  • Mantiene a los interesados al día. Al leer los registros, las partes interesadas, como los inversores, el director de la obra y el propietario del proyecto, pueden saber cómo avanza el proyecto sin tener que desplazarse o visitar la obra. También puede alertar a las partes interesadas de cualquier problema que pueda afectar a la capacidad del equipo para completar el proyecto a tiempo.

  • Ayuda a facilitar el trabajo. Al conocer su progreso hasta el momento, los trabajadores in situ tienen una idea más clara de lo que deben hacer al día siguiente. Además, el registro puede ayudar al propietario del proyecto a identificar las áreas problemáticas que necesitan ser resueltas, como la insuficiencia de personal para completar una actividad específica a tiempo.

  • Ayuda a la aclimatación de los nuevos miembros. Si un nuevo empleado o gerente se uniera al equipo, los registros diarios pueden instruirlo sobre el proyecto y el progreso ya alcanzado.

  • Protege a las partes interesadas. Al detallar todo el trabajo realizado y los materiales utilizados, el registro puede demostrar que el equipo se ajusta a las especificaciones acordadas para el proyecto.

  • Protege a los trabajadores y a los directivos de la empresa. Por ejemplo, si el proyecto se retrasa, el registro puede explicar todos los factores que han contribuido al retraso y evitar culpar a alguna persona en particular.

Consejos para llevar un registro diario de obras

A continuación se ofrecen algunos consejos para crear un registro diario eficaz y mantenerlo:

  • Proporcione suficientes detalles. La mayoría de las áreas del registro deben ser breves, pero contener información suficiente para que los lectores se familiaricen con los acontecimientos que tuvieron lugar. Sin embargo, algunos detalles, como los relativos a lesiones o retrasos en el lugar de trabajo, deben contener más detalles debido a las posibles implicaciones legales.
  • Contribuya al registro a lo largo del día. El uso de una herramienta digital de elaboración de informes le permite registrar las incidencias en el momento en que se producen. Esto evita la necesidad de recordar los detalles más tarde y puede ayudar a garantizar que se envíe el registro a tiempo.
  • Pedir información a otros. Otros miembros de tu equipo pueden aportar detalles para enriquecer el registro y mejorar su precisión. Esto es especialmente cierto en el caso de las secciones detalladas, como los incidentes de seguridad y los retrasos.