Las 11 reglas de etiqueta del correo electrónico que debes seguir para una comunicación profesional

Se ha convertido en uno de los tipos de comunicación más importantes, gracias al correo electrónico. De hecho, la mayoría de la gente envía al menos un correo electrónico cada día, y algunos envían varios. Aunque enviar un correo electrónico puede parecer sencillo y es ciertamente rápido y eficaz, hay ciertas reglas que deben cumplirse cuando se comunica en un entorno profesional.

En este artículo, analizamos las 11 principales reglas de etiqueta del correo electrónico que hay que tener en cuenta al escribir y enviar correos electrónicos profesionales.

¿Qué es la etiqueta del correo electrónico?

Cada persona debe decidir cómo debe comportarse al redactar, responder y enviar correos electrónicos. Lo que constituye la etiqueta del correo electrónico puede variar en función de la naturaleza del mensaje. Por ejemplo, es poco probable que la etiqueta que se observa al enviar correos electrónicos a la familia y los amigos sea la misma que la que se cumple en el lugar de trabajo. Conocer los fundamentos de la etiqueta del correo electrónico puede ayudarte a parecer profesional y seguro cuando escribas o respondas correos electrónicos en una amplia gama de escenarios.

La etiqueta del correo electrónico es importante por varias razones, entre ellas que:

  • Le permite transmitir profesionalidad en un entorno empresarial
  • Asegura que tus correos electrónicos sean directos y fáciles de entender
  • Puede evitar posibles demandas asociadas a correos electrónicos inapropiados enviados en un entorno laboral

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11 reglas de etiqueta para escribir y enviar correos electrónicos

A continuación se exponen 11 reglas de etiqueta para el correo electrónico que debe seguir cuando redacte o responda a correos electrónicos con carácter profesional:

  1. Asegúrese de que su dirección de correo electrónico sea de carácter profesional.
  2. Asegúrate de que tu tono es profesional.
  3. Utilice una línea de asunto clara y concisa.
  4. Evite los errores gramaticales u ortográficos.
  5. Compruebe la ortografía del nombre del destinatario.
  6. Utilice un tipo de letra y un tamaño de letra estándar y fácil de leer.
  7. No incluya emojis ni otras animaciones en su correo electrónico.
  8. Incluya sólo los archivos adjuntos que sean necesarios.
  9. Responda a los correos electrónicos profesionales con la mayor brevedad posible.
  10. Compruebe que está enviando su correo electrónico al destinatario correcto.
  11. Corrige tu correo electrónico antes de pulsar «enviar».

1. Asegúrese de que su dirección de correo electrónico es de carácter profesional

Utilizar una dirección de correo electrónico profesional es una parte importante de la buena etiqueta del correo electrónico. Si estás respondiendo a un correo electrónico dentro de tu organización, siempre debes utilizar la dirección de correo electrónico que te proporciona tu empresa. Si estás respondiendo a correos electrónicos profesionales fuera del trabajo, crea un correo electrónico profesional que incluya tu nombre para que los destinatarios puedan ver fácilmente quién está enviando el correo electrónico.

2. Asegúrate de que tu tono es profesional

Mantener un tono profesional en tus correos electrónicos orientados a la profesión es otro componente importante de la buena etiqueta del correo electrónico. Aunque conozcas bien a la persona, debes esforzarte por ser lo más profesional posible cuando mantengas una correspondencia relacionada con los negocios. Evita las frases abreviadas o el lenguaje demasiado informal.

3. Utilice una línea de asunto clara y concisa

Cuando escriba un correo electrónico profesional, asegúrese de que su línea de asunto sea clara y fácil de entender. Esto puede ayudar a transmitir rápidamente al destinatario de qué trata su correo electrónico, así como asegurar que su correo electrónico realmente sea abierto por el destinatario. Si el asunto es vago o demasiado informal, el destinatario puede borrar o pasar por alto el mensaje.

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4. Evite los errores gramaticales y ortográficos

Haz lo posible por evitar cualquier error gramatical u ortográfico en tu correo electrónico. Esto demuestra al destinatario que te tomas en serio tu correspondencia y que no eres perezoso con tus correos electrónicos.

5. Comprueba dos veces la ortografía del nombre del destinatario

Asegurarse de que se ha escrito correctamente el nombre del destinatario es muy importante para la buena etiqueta del correo electrónico. Un error ortográfico puede hacer que su comunicación parezca descuidada y ofensiva. Antes de pulsar «enviar», compruebe dos o incluso tres veces que ha escrito correctamente el nombre y el apellido del destinatario.

6. Utilice un tipo y tamaño de letra estándar y fácil de leer

Debe utilizar un tipo de letra estándar que sea fácil de leer, como Calibri, Times New Roman o Arial y un tamaño de letra de 10 o 12. Esta combinación de tamaño y letra garantiza que su correo electrónico sea fácil de leer y escanear por la mayoría de los destinatarios.

7. No incluya emojis u otras animaciones en su correo electrónico

Evite incluir emojis u otras animaciones, como caras sonrientes, en sus correos electrónicos profesionales. Esto puede parecer demasiado informal y puede causar una impresión negativa en el destinatario.

8. Sólo incluya los archivos adjuntos que sean necesarios

Antes de incluir un archivo adjunto en su correo electrónico, asegúrese de que es necesario para el correo electrónico concreto que está enviando. Por ejemplo, un documento que sólo tenga una o dos frases podría incluirse en el cuerpo del correo electrónico en lugar de enviarlo en un archivo adjunto. Además, asegúrese de mencionar el archivo adjunto en su correo electrónico para que el destinatario no lo pase por alto.

9. Responde a los correos electrónicos profesionales lo antes posible

Aunque es probable que no se espere que respondas a todos los correos electrónicos que recibes inmediatamente, es de buena etiqueta responder a los correos electrónicos de manera oportuna. Esto es especialmente cierto para los clientes u otros correos electrónicos que pueden ser de naturaleza urgente. Intenta priorizar tus correos electrónicos a medida que los recibes para poder determinar qué correos requieren respuestas más rápidas.

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10. Comprueba que estás enviando el correo electrónico al destinatario correcto

Un error común que ocurre en el lugar de trabajo es que una persona envía un correo electrónico al destinatario equivocado. Esto es especialmente cierto cuando en un lugar de trabajo hay varios empleados con el mismo nombre. Puede ser fácil hacer clic en una dirección de correo electrónico guardada sólo para darse cuenta después de que se envía que era el destinatario de correo electrónico equivocado. Asegúrese de comprobar que tiene la dirección de correo electrónico del destinatario correcto antes de pulsar «enviar».

11. Corrige tu correo electrónico antes de pulsar «enviar»;

Antes de enviar cualquier correo electrónico profesional, siempre hay que corregirlo al menos una vez para asegurarse de que es correcto e incluye toda la información necesaria. Corregir tus correos electrónicos puede evitar tanto errores ortográficos como gramaticales, así como la necesidad de enviar un correo de seguimiento debido a la falta de información en el correo original.