6 Reglas para las anotaciones en el diario

Entender cómo crear un asiento en el diario puede ser uno de los pasos más importantes para garantizar la exactitud de los registros financieros de una empresa. Los contables siguen un conjunto específico de reglas de documentación, formato y estilo para garantizar que otros profesionales del sector puedan entender sus registros de un vistazo. En este artículo, se discute lo que es un asiento de diario, las reglas que los contables utilizan para hacerlos y se dan ejemplos de asientos de muestra en múltiples situaciones ficticias.

¿Qué es un asiento contable?

Un asiento es un tipo de registro que se utiliza en contabilidad para hacer un seguimiento de las transacciones financieras a través de débitos y créditos. Los contables registran los asientos en el libro de registro contable oficial de la empresa, el diario general. El mantenimiento de asientos precisos puede ayudar a los contables a preparar y analizar los balances y las cuentas de resultados. Los múltiples tipos de asientos pueden incluir:

  • Asientos simples : Incluye un débito y un crédito.
  • Asientos compuestos : Incluir sobre dos cuentas o sobre un crédito y un débito.
  • Ajuste de los asientos del diario : Se realiza al final de un periodo contable para resolver cuestiones como las facturas no tramitadas para que los libros cuadren.
  • Asientos de cierre : Realizado al final de un periodo contable para poner a cero los ingresos y los gastos y preparar el siguiente ciclo.
  • Anulación de asientos : Se realiza al principio de un período contable para cancelar los asientos de ajuste del ciclo anterior.

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3. ¿Qué es el débito y el crédito?

En un asiento de diario, un débito es una partida que aumenta los activos o las cuentas de gastos. Los débitos disminuyen los fondos de una empresa. Por el contrario, un crédito es una partida que aumenta las cuentas de pasivo o de capital. Aumentan los fondos de una empresa. En contabilidad, el crédito es lo opuesto al débito.

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¿Qué son los activos y los pasivos?

Los activos son artículos o servicios que aumentan el valor de una empresa. También pueden beneficiar a los procedimientos operativos de una empresa. Por el contrario, los pasivos son gastos o reparaciones que una empresa debe a otra persona. Ejemplos de pasivos pueden ser préstamos, hipotecas, bonos, garantías, cuentas por pagar, ingresos diferidos o gastos devengados.

Las tres reglas de oro de la contabilidad

Las tres reglas de oro de la contabilidad—también conocidas como reglas tradicionales de la contabilidad o las reglas del débito y el crédito—son tres de los principios más básicos utilizados para ayudar a seguir los ingresos y gastos de las cuentas. Los contables y tenedores de libros los utilizan para recordar qué información debe anotarse en cada columna de un asiento. Incluyen:

1. Los que dan y los que reciben

Los contables utilizan esta regla cuando se trata de transacciones de cuentas personales. La frase dice Débito al receptor y crédito al dador. Esto significa que si se hace una compra o se recibe una factura por un servicio, es un débito para la empresa. La persona que recibe el dinero o da la factura recibe el crédito.

2. El ir y venir

Los contables utilizan esta regla cuando trabajan con cuentas reales. Estas cuentas, por defecto, tienen un saldo deudor y las empresas las utilizan para realizar transacciones de maquinaria, espacios de construcción, terrenos y productos y servicios similares. La frase dice Débito de lo que entra y crédito de lo que sale. Esto significa que cualquier compra o factura adicional que entra se suma al saldo de la cuenta existente y lo hace más grande, lo cual es un débito. Sin embargo, si se paga parte del saldo existente, el dinero sale a la otra organización, lo cual es un crédito.

3. Las pérdidas y ganancias

Los contables utilizan esta regla cuando hablan de cuentas nominales. Lo contrario de las cuentas reales, estos tipos tienen un saldo acreedor por defecto. Las cuentas nominales, también conocidas como cuentas temporales, se cierran al final de cada período contable. La frase dice: Pérdidas en el debe y ganancias en el haber. Esto significa que cualquier gasto pagado reduce el número de la cuenta, que es un débito. Sin embargo, cualquier ingreso adicional que se añada a la cuenta es una ganancia, lo cual es un crédito.

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Tres reglas más para anotar en el diario

Los contables también siguen normas de diseño y estilo al crear asientos, además de los principios contables. Algunas de estas normas pueden ser:

1. Número de cuentas

En la contabilidad por partida doble, cada asiento debe tener al menos dos cuentas: una de débito y otra de crédito. Más allá de las dos cuentas iniciales, no hay límite en cuanto a cuántas más puede incluir un contable en un asiento.

2. Formato

Las anotaciones en el diario siguen un formato específico para que cualquiera que vea los estados de cuenta pueda entender la información. La mayoría incluyen entre cuatro y cinco columnas con información como la fecha de la transacción, el nombre y la descripción de la transacción, los débitos y los créditos. A veces, cada transacción puede tener también un número de referencia. Estos elementos se combinan para crear la cuenta del libro mayor. Este formato enumera todas las transacciones en orden cronológico y coloca los débitos en primer lugar o a la izquierda y los créditos en segundo lugar o a la derecha.

3. Cantidades totales

En los asientos contables, los importes totales del débito y del crédito son siempre iguales entre sí. Los contables anotan ambas columnas en el asiento para mantener el equilibrio de los libros.

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Ejemplos de anotaciones en el diario

Estos son algunos ejemplos de asientos sencillos para mostrar cómo los contables utilizan las reglas al registrar las transacciones:

Facturación de clientes

La empresa de suministros de oficina Mail Box recibe un pago de uno de sus clientes minoristas por 2.000 dólares en productos. Están perdiendo producto pero ganando dinero en efectivo. Un asiento de diario para esta transacción puede tener el siguiente aspecto:

FechaArtículo/Descripción DébitoCrédito 3/23/21Pago en efectivo $2,000

Cuentas por cobrar
$2,000 ### 7. Invertir en acciones

La empresa Max's Dog Bone está invirtiendo 20.000 dólares en una serie de opciones sobre acciones de la empresa. Están dando dinero en efectivo y recibiendo acciones. Un asiento de diario para esta transacción puede tener el siguiente aspecto:

FechaPartida/Descripción DébitoCrédito 3/22/21Efectivo $20,000

Existencias
$20,000 ### Pagar una deuda

Tacos Galore envía un cheque de 600 dólares de alquiler al propietario del edificio para su pago mensual. El propietario no cobra el cheque hasta dentro de dos semanas. El dinero sale de la cuenta de Tacos Galore y entra en la cuenta del arrendador. Un asiento de diario para esta transacción puede tener el siguiente aspecto:

FechaArtículo/Descripción DébitoCrédito 3/24/21Cuentas por pagar $600

Cuenta del propietario's
$600 ### Compra de un vehículo nuevo

Palmer Construction compra un nuevo vehículo de la empresa por 4.000 dólares. Están dando dinero en efectivo y recibiendo un vehículo. Un asiento de diario para esta transacción puede tener el siguiente aspecto

FechaArtículo/Descripción DébitoCrédito 3/25/21Vehículo $4,000

Efectivo
$4,000 ### Compra de equipos

La empresa Pop Bottle está alquilando una nueva máquina tapadora de botellas por 6.000 dólares al mes. El equipo entra en la empresa y el pago sale. Un asiento en el diario para esta transacción puede tener el siguiente aspecto:

FechaArtículo/Descripción DébitoCrédito 3/26/21**Máquina tapadora de botellas (marzo)$6,000

Efectivo
$6,000 ### Compra de materiales

Declaración soleada La empresa de gafas de sol compra acero por valor de 600 dólares para probar un método alternativo de fabricación de tornillos y elementos de fijación. La empresa de acero no cobrará hasta dentro de una semana. Están dando dinero en efectivo por los materiales. Un asiento del diario para esta transacción puede tener el siguiente aspecto:

FechaElemento/Descripción DébitoCrédito 3/27/21Efectivo $600

Cuentas por pagar
$600

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