Guía sobre la Etiqueta para Responder a Todos los Correos Electrónicos

La función de correo electrónico de respuesta a todo permite una comunicación de grupo eficiente, pero es útil asegurarse primero de que usted está familiarizado con las normas sociales de los correos electrónicos de respuesta a todo. Entender el protocolo de respuesta a todos los correos electrónicos ayuda a mantener las bandejas de entrada libres de desorden y optimiza los canales de comunicación en el lugar de trabajo. En este artículo, hablamos de la etiqueta de responder a todo, ofrecemos ejemplos de situaciones en las que se puede utilizar esta función y hablamos de métodos alternativos de envío de correos electrónicos.

¿Qué significa responder a todo en un correo electrónico?

La función de respuesta a todos significa que usted envía su respuesta por correo electrónico tanto al remitente del mensaje anterior como a todos los que recibieron el correo original. Los contactos que figuran tanto en el campo “Para” como en el campo “cc” de los mensajes anteriores reciben su correo electrónico.

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Cuándo elegir responder todo

A continuación se presentan algunas situaciones de trabajo en las que responder a todo es la opción de comunicación más eficiente:

1. Tienes preguntas relevantes

Utiliza la respuesta a todos si tienes una pregunta que otros contactos del hilo podrían tener también. Hacer este tipo de preguntas a través de responder a todos reduce la posibilidad de que el remitente original emita múltiples respuestas con la misma respuesta.

Por ejemplo, si quieres preguntar a tu supervisor sobre los cambios anunciados por correo electrónico en la política de PTO de la empresa, Responder Todo agiliza el proceso de comunicación entre tu supervisor y tus compañeros de trabajo.

Responder a todos también es útil si un supervisor envía un correo electrónico con discrepancias logísticas. Incluir a todos en el hilo del mensaje para corregir las fechas y los plazos garantiza que todos los empleados actualicen sus calendarios correctamente.

2. Su respuesta podría tener un efecto directo sobre otros

Responder a todos es la opción más eficiente cuando se tiene información importante para la mayoría de las personas incluidas en el hilo de mensajes.

Si su respuesta sólo afecta a un número menor de destinatarios, edite la lista de contactos en el campo “Para” de modo que sólo se comunique con los afectados.

Por ejemplo, lo más eficaz sería responder a todo si se sabe que una información del correo electrónico anterior ya no es cierta. Responder a todo también suele ser aceptable cuando estás trabajando en un proyecto de la empresa y necesitas poner al día a tus compañeros de proyecto sobre tu progreso.

3. Usted' está programando una reunión con un grupo pequeño

Responder a todo es una opción considerada cuando el correo electrónico que le precede le invita o intenta coordinar una reunión con menos de diez personas. Si un supervisor o compañero de trabajo está tratando de coordinar con un pequeño grupo de personas, entonces es probable que requiera que la mayoría o todos los destinatarios del correo electrónico estén allí.

Responder a todos en este caso ayuda a encontrar rápidamente una hora que funcione para todos o la mayoría de los contactos. Tanto los destinatarios como el remitente original permanecen informados sobre los conflictos de agenda de todos y los bloques de tiempo disponibles.

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Cuándo responder a un correo electrónico con un método diferente

Si un correo electrónico contiene información innecesaria para algunos destinatarios del mensaje original, lo más probable es que sea mejor otro tipo de respuesta. Los siguientes son escenarios en los que debería utilizar una alternativa a la respuesta a todo en su lugar:

1. Su respuesta sólo es pertinente para el remitente

Si tu respuesta sólo es relevante para el remitente original y no para todas las personas de la lista de contactos del hilo de mensajes, envía tu correo electrónico sólo a esa persona.

Por ejemplo, si el remitente original pidió una respuesta de confirmación, puede responder con su confirmación sólo a esa persona. Responder sólo al remitente también suele ser la opción más adecuada en el trabajo si tienes que revelar información personal, como el salario o un número de la seguridad social.

2. Quieres responder a unas pocas personas en un listserv o grupo de discusión

Las listas de correo electrónico o grupos de discusión en el lugar de trabajo pueden contener la información de contacto de un grupo de clientes, de varios departamentos de la empresa o de toda la compañía. Las listas de correo electrónico son hilos de correo electrónico basados en la suscripción, en los que el envío de un correo electrónico a una dirección de grupo envía el correo electrónico a la dirección de correo electrónico de cada uno de los miembros.

Los supervisores suelen animar a los empleados a que dejen de responder a los correos electrónicos de toda la empresa y a los listservs de forma regular para que puedan centrarse en sus correos más importantes. A menos que su correo electrónico plantee una pregunta que otros podrían tener, tenga un efecto directo en la mayoría de los destinatarios o implique la programación de una reunión con un grupo pequeño, sería mejor encontrar un método de comunicación más eficaz.

Por ejemplo, si se envía un mensaje de listserv en el que se felicita a un compañero de trabajo, lo más considerado es responder sólo a esa persona para felicitarla y no a todo el hilo.

Si desea escribir un chiste en respuesta a un mensaje de listserv, considere la posibilidad de publicar el chiste en un lugar más aceptable, como un canal de mensajería instantánea dedicado a conversaciones más informales en el lugar de trabajo. También puedes crear un nuevo correo electrónico y enviar el chiste sólo a unos pocos amigos.

3. La respuesta sólo es apropiada para personas selectas

Algunos sistemas de correo electrónico internos de la empresa responden por defecto a todos. Comprobar los destinatarios en los campos “Para” y “cc” antes de enviar una respuesta es siempre una decisión inteligente, especialmente cuando su correo electrónico tiene un contenido que podría ser inapropiado para algunos destinatarios.

Por ejemplo, es normal que a veces hables de tus preocupaciones en el trabajo. Sin embargo, es mejor dirigir ese tipo de respuestas por correo electrónico a unos pocos amigos seleccionados, idealmente fuera del sistema de correo electrónico interno de la empresa. Si tienes una queja laboral legítima, envía tus preocupaciones en un nuevo hilo de correo electrónico directamente a un representante de RRHH o a otro contacto de la empresa que pueda ayudarte a solucionar el problema.

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Opciones alternativas para responder a todos los correos electrónicos

Entender la etiqueta de responder a todo también requiere comprender cuándo ni la función de responder ni la de responder a todo comunican la información necesaria a las personas correctas. Saber cuándo utilizar alternativas a la respuesta y a la respuesta a todos puede ayudarle a asegurarse de que la información importante llega a las bandejas de entrada correctas.

1. Adelante

El reenvío de un correo electrónico envía el mensaje a un contacto no incluido en el campo original “Para”.

Elige reenviar un correo electrónico en su lugar si el contacto que recibe el mensaje reenviado no necesita recibir futuros mensajes en el hilo, y si los destinatarios anteriores no necesitan ningún contenido que hayas añadido al mensaje reenviado.

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2. Cc

Un cc de correo electrónico, o copia de carbón, es similar al reenvío en el sentido de que el hilo del mensaje anterior se envía a un nuevo destinatario.

Los contactos a los que se hace una copia al carbón en un correo electrónico suelen verse afectados por el mensaje, pero el remitente ha dirigido directamente el contenido del correo a un grupo diferente de personas. Las copias al carbón son preferibles cuando un destinatario necesita estar informado del hilo de la correspondencia sin contribuir personalmente, como por ejemplo para observar el cumplimiento o ser notificado de que una transacción comercial está en marcha.

Los empleados a veces utilizan la respuesta a todo y la copia de seguridad a la vez. Puede utilizar la respuesta a todos con copia de seguridad si observa que un empleado que debería haber estado en la correspondencia del mensaje anterior no figuraba en los campos “Para” o “cc”. Este método notifica a los destinatarios actuales el nuevo contacto añadido al hilo y garantiza que el nuevo destinatario reciba futuras respuestas.

3. Bcc

Cuando añades un contacto al campo CCO, o copia oculta, el hilo de correo electrónico oculta su dirección de correo electrónico a los demás destinatarios.

Los mensajes de correo electrónico con copia oculta son útiles cuando un nuevo empleado se une a un hilo de mensajes existente, pero los demás no necesitan ser notificados del nuevo contacto ni enviar al nuevo contacto contenido futuro relacionado con el hilo.

La copia oculta también es una opción segura cuando se envía un correo electrónico a personas que no necesitan mantener correspondencia con el tema del mensaje en el futuro. La copia ciega de varios contactos puede ser especialmente útil cuando se envían correos electrónicos masivos a una lista de clientes, contratistas o a toda la empresa.

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