Conocer a fondo las reservas de efectivo puede ser fundamental si su empresa se enfrenta a una emergencia financiera. Incluso si su empresa es pequeña o opera en un campo específico, una reserva de efectivo bien gestionada puede ser un activo valioso. Hay que investigar para comprender la importancia de las reservas de efectivo.
En este artículo, analizamos qué son las reservas de efectivo, cómo funcionan y cómo mostrarlas en las cuentas de su empresa.
¿Qué es una reserva de efectivo?
Una persona u organización puede acumular reservas de efectivo en caso de una necesidad inesperada y a corto plazo, o utilizarlas como fondos para comprar algo de forma inmediata e importante. En general, es mejor mantener las reservas de efectivo en una cuenta bancaria separada que en las que se utilizan para los gastos cotidianos, como la cuenta de nóminas o la cuenta general de la empresa.
La cantidad de dinero de una reserva de efectivo depende de cada situación particular, ya que la mayoría de los gestores de empresas necesitan encontrar un equilibrio entre una cantidad demasiado pequeña para cubrir algunos de los gastos inesperados más probables, pero no lo suficientemente grande como para bloquear fondos que podrían' haber sido utilizados para hacer avanzar la empresa. Como norma general, tanto las empresas como los particulares deben tener reservas de efectivo que puedan cubrir de tres a seis meses de gastos.
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¿Cómo funcionan las reservas de efectivo?
Los coeficientes de caja funcionan de forma ligeramente diferente, dependiendo de la entidad que los posea:
- Las reservas de efectivo de las empresas: Las dos principales razones por las que las empresas mantienen reservas de efectivo son para cubrir cualquier gasto inesperado a corto plazo y para tener suficiente liquidez para financiar diversas oportunidades de inversión. La mayoría de las organizaciones optan por mantener sus reservas en efectivo, debido a su alta liquidez, pero también se considera que quienes optan por mantener sus reservas en letras del tesoro a tres meses mantienen reservas de efectivo, debido a las cortas fechas de vencimiento de las letras.
- Reservas de efectivo para los bancos: Existen requisitos especiales establecidos por la Reserva Federal de EE.UU. para los bancos debido a su posición como instituciones financieras que necesitan constantemente devolver el dinero que las personas y empresas depositaron previamente. La cantidad exacta se expresa como un porcentaje del número total de pasivos de depósito y necesita ser mantenida en efectivo y dentro de una bóveda o como depósitos en un banco de la Reserva Federal.
- Reservas de efectivo para particulares: La mayoría de la gente mantiene sus reservas de efectivo en cuentas bancarias o en inversiones a corto plazo con un riesgo mínimo de devaluación, como letras del tesoro o certificados de depósito. El dinero que se guarda en forma de acciones o cualquier otra forma de inversión líquida pero volátil no suele considerarse reservas de efectivo.
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Mostrar las reservas de efectivo en sus cuentas
Un fondo de reserva de efectivo necesita un acceso rápido y fácil tanto para los depósitos como para las retiradas. Además, cada depósito y retirada debe marcarse en un asiento contable y mantenerse en los libros de la empresa. Después de abrir una cuenta de reserva de efectivo, se puede aumentar mediante un débito. Dado que el dinero suele proceder de la cuenta ordinaria de la empresa, hay que abonarlo con la cantidad exacta cargada en la cuenta de reserva de efectivo. En un estado financiero, se vería aproximadamente así:
Fecha
Nombre de la cuenta
Notas
Débito
Crédito
xx/xx/xxxx
Reserva de efectivo
Depósito en efectivox
Efectivo
Cuenta de reserva
xLa retirada de dinero de la cuenta de reserva de efectivo de la empresa suele hacerse mediante un crédito, mientras que al mismo tiempo se carga la cuenta a la que va el dinero si es una cuenta interna, como la de nóminas o una cuenta general de la empresa. En un estado financiero, se vería algo así:
Fecha:
Cuenta
Notas
Débito
Crédito
xx/xx/xxxx
Cuenta general de la empresa
Retirada de la cuenta de reserva de efectivox
Reserva de efectivo
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Ventajas y desventajas de las reservas de efectivo para las empresas
Algunas de las situaciones más frecuentes en las que las reservas de efectivo son útiles para una organización son:
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En meses con bajas ventas: La mayoría de los sectores tienen varios períodos de ventas altas y bajas a lo largo del año. Dado que a algunas empresas les resulta difícil cubrir sus gastos habituales en los meses lentos, tener una reserva de efectivo puede evitar que una empresa tenga un flujo de caja negativo o que tenga que pedir un préstamo con intereses para cubrir los gastos.
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Al realizar nuevas adquisiciones: Cuando una empresa decide que necesita un nuevo equipo que pueda mejorar sus operaciones, puede financiar su gasto a corto plazo con sus reservas de efectivo. Dado que la mayoría de los equipos devuelven su inversión a largo plazo, utilizar sus reservas de efectivo en lugar de recurrir al crédito puede ser una medida financieramente ventajosa.
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Para cubrir los meses de tres sueldos: Si su organización paga a sus empleados cada dos semanas, tiene dos meses durante el año en los que necesita cubrir tres períodos de pago en lugar de los dos habituales. Si esta circunstancia ha creado dificultades financieras, una posible solución sería depositar constantemente dinero en las reservas de efectivo a lo largo del año y utilizarlo en los meses de tres sueldos.
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Para oportunidades de crecimiento significativas: Las empresas pueden encontrarse con diversas oportunidades de crecimiento rápido, como un aumento muy grande de la popularidad de algunos de sus productos o un cliente que les pide que realicen un proyecto que va un poco más allá de su alcance. Utilizar las reservas de efectivo para este tipo de situaciones puede resultar positivo para la organización.
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Para los principales gastos inesperados: Las reservas de efectivo también pueden proteger a las empresas en caso de gastos repentinos que están fuera del control de cualquiera, como desastres naturales, destrucción de propiedades, responsabilidades diversas y otras situaciones similares.
Algunas de las desventajas más importantes de tener una reserva de efectivo son:
- Posibles oportunidades perdidas: Acumular dinero en efectivo en una reserva de emergencia puede bloquear fondos que podrían destinarse al crecimiento de la empresa.
- Bajo rendimiento de la inversión: Aunque tener reservas de efectivo puede ser un movimiento positivo, la empresa que invierte sus fondos sobrantes en inversiones potencialmente más rentables, como acciones, oro, bonos y otros elementos de una cartera diversificada, puede generar beneficios significativamente mayores.