La resolución de problemas en grupo implica que un equipo de profesionales se reúna para abordar una cuestión específica. Las reuniones de resolución de problemas pueden organizarse para ayudar a las organizaciones a trabajar en equipo. Si eres un empleado que trabaja en una lluvia de ideas, puede resultarte útil saber cómo funciona una reunión de resolución de problemas.
En este artículo, explicamos qué es la resolución de problemas en grupo y proporcionamos una guía sobre cómo resolver problemas en un entorno de grupo.
¿Qué es la resolución de problemas en grupo?
Una sesión de resolución de problemas en grupo mejora la comunicación y la productividad del equipo en las organizaciones que utilizan equipos para abordar cuestiones de organización o de equipo. Los empleados también pueden beneficiarse de ser incluidos en el proceso de toma de decisiones para los cambios que les afectan en el lugar de trabajo.
Cómo resolver problemas en grupo
Para resolver problemas en grupo, considera seguir estos 5 pasos:
1. Identificar el problema
En primer lugar, intenta identificar el problema al que se enfrenta tu grupo. Puede ser útil explorar el problema en todas sus complejidades para encontrar una solución. En la resolución de problemas en grupo, a veces resulta eficaz que cada miembro escriba lo que cree que es un problema y explique por qué está causando problemas. Disponer de múltiples aportaciones puede ayudar a abordar tanto los conflictos pequeños como los grandes, y la participación de todos es una parte importante de la resolución de problemas en grupo.
Cuando se identifique un problema, hay que tratar de averiguar cuándo se empezó a experimentar el problema, a quién afecta y con qué frecuencia se ha producido. Los miembros del grupo pueden hablar de cómo les gustaría que cambiara el proceso o el entorno de trabajo en comparación con cómo funcionan actualmente su entorno o sus procesos de trabajo.
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2. Determinar la causa del problema
Para encontrar la causa de un problema, es útil observar cuándo empezó, dónde y cuándo se produce el problema y por qué es un problema. Hay tres tipos principales de causas de los problemas:
- Sistemática: Una causa sistemática se refiere a un proceso de trabajo disfuncional.
- Concreta: Las causas concretas son tangibles y pueden ser equipos que funcionan mal.
- Individual: Se trata de un error humano. Se produce cuando una persona comete un error o realiza una tarea de forma incorrecta.
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3. Lluvia de ideas
Permita que el grupo haga una lluvia de ideas para encontrar soluciones. En esta fase, el grupo puede considerar todas las ideas. Puede resultar útil escribir lo que sugiere cada miembro del grupo, para tener amplias opciones de posibles soluciones. Prueba estos ejercicios para realizar sesiones de brainstorming fructíferas:
- Ideación rápida: En un tiempo determinado, todos los miembros escriben todas las ideas que se les ocurran para resolver el problema. El plazo es importante para evitar que los miembros tengan tiempo de pensar en las ideas para descartarlas y promueve la expresión pura y genuina.
- Técnica de la escalera: Comienza presentando el tema para la lluvia de ideas y permite que dos personas hagan una lluvia de ideas a solas, luego añade una tercera persona para que comparta sus ideas y una cuarta y así sucesivamente. Esta técnica ayuda a que se escuchen todas las voces.
- Mapa mental: Esta técnica utiliza ideas que se ramifican entre sí y crea una red de posibles soluciones. Tener una representación visual ayuda a la resolución de problemas.
- Nueva ubicación: Intenta hacer una lluvia de ideas en diferentes lugares. Esto puede ayudar a fomentar la creatividad.
- 9. Hacer una tormenta de ideas: Esta actividad consiste en elegir una figura y debatir cómo resolvería el problema esa persona. Esta figura puede ser el dueño de una empresa, un directivo, una celebridad o un personaje de ficción. Esta puede ser una forma divertida de encontrar soluciones únicas.
- 10. Un tablón de anuncios sobre el estado de ánimo: Los tableros de ideas son una colección de palabras e imágenes que se relacionan con una idea central. Esta herramienta de brainstorming puede organizar los pensamientos y mantener a las personas centradas en el tema.
- Hacer bocetos en grupo: Cada miembro del grupo se turna para dibujar algo en un papel, luego pasa el boceto a la siguiente persona para que lo añada a su dibujo. Cada idea se basa en la anterior hasta tener una colección de representaciones visuales para las soluciones.
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4. Evalúe sus soluciones
Elige las ideas más viables de tu lluvia de ideas para evaluarlas. Evaluar las soluciones significa definir los puntos fuertes y débiles de la idea. Una lista de pros y contras para cada solución puede ayudar a tu grupo a elegir la mejor solución para el problema.
En este paso de evaluación de las soluciones que el grupo ha ideado, es importante calibrar la credibilidad de cada solución y asegurarse de que se dispone de recursos para llevar a cabo esa opción.
5. Desarrollar un plan de acción
Desarrolle un plan de acción estableciendo un objetivo sobre el éxito de la solución. Defina claramente cómo aplicar la solución y, a continuación, empiece a probarla en relación con el problema. La resolución de problemas suele ser más eficaz cuando el grupo supervisa cuidadosamente la solución propuesta y realiza los ajustes necesarios.
Considere la posibilidad de asignar a cada miembro del grupo una función específica en la aplicación o el seguimiento de la solución para que todos participen. Delegar tareas también puede ayudar a la productividad y la eficiencia.
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Consejos para la resolución de problemas en grupo
Considera la posibilidad de utilizar estos consejos y estrategias para tener una sesión de resolución de problemas en grupo con éxito:
4. Identificar a un líder
Elija un líder para guiar la sesión de resolución de problemas del grupo. Este líder puede ser un empleado o un directivo, pero tener un líder es importante para ayudar a mantener al grupo en el camino y centrado. La identificación de un líder en el grupo también puede mejorar la comunicación. El líder tiene la responsabilidad de reunir al grupo, fomentar la participación y crear una agenda.
Involucrar a las personas adecuadas
Involucrar a las personas adecuadas al crear un grupo para la resolución de problemas es muy importante. Asegúrese de incluir a todo el personal pertinente. Para ello, tenga en cuenta a quién afecta el problema, quién forma parte del proceso de toma de decisiones y qué empleados son responsables de aplicar los cambios.
Fomentar la participación
La resolución de problemas en grupo es más eficaz cuando todo el equipo participa. Puedes fomentar la participación obligando a asistir a la reunión de brainstorming y asegurándote de que todos se sientan cómodos compartiendo sus ideas.
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Dar tiempo para la preparación
Es importante dar tiempo a los miembros del grupo para que se preparen para la reunión de resolución de problemas. Esto permite a los empleados hacer una lluvia de ideas a solas y les da tiempo para investigar el problema y ofrecer soluciones eficaces. Dar tiempo de preparación permite a los empleados acudir a la reunión bien informados.
Utilizar las limitaciones de tiempo
Utiliza restricciones de tiempo en las reuniones de grupo para mantenerlas en una duración eficiente. Las reuniones más cortas pueden ser más efectivas para mantener a los miembros involucrados, interesados y en la tarea. La urgencia de una reunión corta también puede ayudar a que la lluvia de ideas y las soluciones se compartan rápidamente.
Crear una agenda
La creación de un orden del día informa a los miembros del grupo del objetivo de la reunión y del programa provisional de la misma. El orden del día también ayuda a mantener la concentración de los miembros y a que el líder guíe al equipo a través de una sesión de resolución de problemas. Este es un ejemplo de lo que puede ser un orden del día:
Agenda de reuniones
Fecha
Hora de la reunión:
Líder:
Tome nota:
Miembros del grupo:
Cumplir el objetivo:
Tema 1:
Líder:
Tiempo asignado:
Tema 2:
Líder:
Tiempo asignado:
Escuche a todos los miembros
Es fundamental escuchar a todos los miembros de la sesión de resolución de problemas del grupo. Asegúrate de que la reunión no deja a nadie fuera y da a todos la oportunidad de compartir sus ideas.