Todo empresario espera tener que enfrentarse a las renuncias de los empleados en algún momento. Aunque no es fácil en las mejores circunstancias, es importante gestionar una dimisión con gracia, tacto y profesionalidad.
En este artículo, abordamos la importancia de responder a la dimisión de un empleado y proporcionamos orientación sobre cómo redactar una carta de aceptación que se despida del empleado y cumpla las normas de la legislación laboral. También hemos incluido una plantilla útil y varios ejemplos para ayudarte a redactar tu propia respuesta a una carta de dimisión.
¿Por qué es importante la respuesta a una carta de dimisión?
Cuando un empleado expresa verbalmente su intención de dimitir, es una buena práctica que usted, como empresario, se asegure de que los detalles de la dimisión sean seguidos rápidamente por una carta de dimisión formal y escrita. El empresario debe asegurarse de que el empleado firme la aceptación de su dimisión y la fecha final de su empleo. Además, el empresario debe intentar obtener una razón, por escrito, para la renuncia del empleado.
Tener estos pasos en su lugar y confirmados es importante por una serie de razones. No es raro que los empleados presenten su dimisión y luego cambien de opinión. Si el empresario no ha aceptado formalmente (por escrito) la dimisión, el empleado podría alegar que nunca se aceptó la dimisión o que ésta nunca se produjo. El empleado podría incluso argumentar que la dimisión fue en realidad un despido y solicitar el desempleo. Por esta razón, es importante que el empresario responda formalmente de manera oportuna. De este modo, se conseguirá lo siguiente:
- Dejar constancia de la dimisión del empleado y de la aceptación del empresario para futuras referencias
- Escribir el proceso de incorporación para que el empleado sepa lo que le espera antes de su último día
- Establecer fechas para las tareas de incorporación, como la devolución de la llave del edificio, la tarjeta de identificación o el ordenador portátil
- Aconocimiento preliminar
- Respuesta formal
- Aceptación
- Mostrar compasión
- Protegerse
- Utilice un formato profesional.
- Tenga en cuenta su línea de asunto.
- Invite al empleado a mantenerse en contacto.
- Lea la carta.
Por supuesto, puede estar decidido a mantener a su empleado. Muchas empresas contrarrestan las renuncias de sus empleados con una oferta más atractiva para convencerlos de que se queden. Sea cual sea la forma de responder, siempre es una buena idea pasar la carta de respuesta por el abogado de la empresa antes de presentársela al empleado, ya que la legislación laboral del estado puede exigir un lenguaje específico.
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Cómo responder a una carta de renuncia
Es importante responder adecuadamente a la renuncia de un empleado. Aunque lo mejor es consultar a un abogado laboralista para saber qué es lo que hay que hacer, aquí tiene algunos pasos para empezar a responder a la dimisión de un empleado:
1. Reconocimiento preliminar
Reconozca la intención de aceptar la renuncia de un empleado. Si el empleado emite una intención verbal de dimitir, responda verbalmente que la aceptación se emitirá por escrito cuando se reciba la carta de dimisión.
2. Respuesta formal
Utilice un formato de carta comercial formal. Esto incluye la configuración del documento con su información de contacto, la fecha y la información de contacto del empleado en la esquina superior izquierda y la conclusión de la carta con una firma manuscrita y su nombre escrito a máquina debajo.
3. Indique su aceptación
El primer párrafo de su carta de aceptación debe notificar al empleado que usted ha recibido y aceptado su carta de renuncia. Es crucial incluir en este párrafo el último día oficial de trabajo del empleado en la empresa.
4. Muestre compasión
En su segundo párrafo, exprese comprensión. Su respuesta—sin dejar de ser totalmente profesional—debe expresar que usted—lamenta la marcha del empleado pero que respeta y comprende su decisión. Si lo considera oportuno, puede ofrecer una carta de referencia para el empleado.
5. Protéjase
Mantenga un registro. Duplique su carta de aceptación, enviando una copia al empleado y guardando otra para sus propios registros.
Cómo responder a una renuncia por correo electrónico
Enviar una carta de renuncia por correo electrónico suele ser una forma aceptable de renunciar, dependiendo de la cultura de la empresa y de los detalles establecidos en el contrato de trabajo. En este caso, es aceptable que respondas también por correo electrónico. Ten en cuenta las normas de etiqueta profesional y procura que la interacción sea lo más positiva posible. Estos son algunos consejos para seguir las mejores prácticas en relación con la aceptación de una renuncia por correo electrónico:
1. Utilice un formato profesional
Si bien es aceptable omitir los bloques de información de contacto y la firma manuscrita, el resto de su carta debe estar escrito en un formato de carta comercial formal. Utilice un lenguaje profesional que siga siendo apropiado para la correspondencia profesional.
2. Tenga en cuenta su línea de asunto
Si considera necesario y apropiado anunciar la dimisión a la oficina, redacte un nuevo correo electrónico en lugar de responder todos al correo de dimisión. Asegúrese de utilizar una línea de asunto apropiada que presente de forma concisa el tema del correo electrónico. Por ejemplo, Aceptación de la dimisión – Enhorabuena por tu nuevo camino. Es una buena idea ser transparente con los demás empleados sobre la fecha del último día de trabajo del empleado que dimite— pero no el motivo ni ningún otro detalle— para darles la oportunidad de despedirse.
3. Invite al empleado a mantener el contacto
Si es apropiado, considere la posibilidad de incluir su correo electrónico personal o su conexión de LinkedIn en la respuesta e indique que usted' estaría dispuesto a proporcionar una referencia o recomendación en el futuro, si procede. También puede incluir una nota de agradecimiento por el trabajo que han realizado y un pequeño elogio para enviarles por su nuevo camino.
4. Revise la carta
Siempre revise su mensaje antes de enviarlo. Asegurarte de que tu mensaje no tiene errores asegurará la profesionalidad y legalidad del documento.
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Plantilla de carta de aceptación de dimisión
Utiliza esta plantilla de carta de aceptación de dimisión para ayudarte a estructurar la tuya:
[Fecha]
[Nombre del empresario]
[Dirección del empresario]
{Número de teléfono del empresario]
[Nombre del empleado]
[Título del empleado]
[Departamento]
Estimado [Nombre del empleado],
Esta carta es para acusar recibo y confirmar la aceptación de su carta de renuncia, recibida el [fecha de recepción de la carta] para el puesto de [nombre del cargo] en [nombre de la empresa], con efecto [fecha del último día de trabajo].
Por favor, devuelva todos los bienes de [empresa] en o antes de su último día de trabajo [fecha del último día de trabajo], incluidas las llaves, el ordenador portátil, el teléfono móvil emitido por la empresa, la tarjeta de crédito de la empresa, la tarjeta de identificación, el pase de aparcamiento y cualquier otra propiedad de la empresa.
Adjunta, encontrará información para los empleados que abandonan la empresa sobre la cobertura de beneficios, el salario final y otra información que pueda necesitar en el futuro. Por favor, no dude en ponerse en contacto con Recursos Humanos en [Número de teléfono de RRHH] o [E-mail de RRHH] si tiene alguna pregunta o necesita información adicional.
Opcionalmente, puede participar en una entrevista de salida para proporcionar valiosos comentarios a la empresa. Si desea participar en una entrevista de salida, visite la siguiente url para completar el cuestionario de salida. Este proceso es anónimo y completamente opcional. Si decide participar en una entrevista de salida cara a cara, por favor, hágalo saber a Recursos Humanos llamando a [Teléfono de RRHH] o enviando un correo electrónico a [].
Gracias por su trabajo en [empresa]. Le deseamos lo mejor en sus futuros proyectos.
Sinceramente,
[Firma del supervisor]
[Nombre del supervisor]
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Ejemplos de carta de aceptación de renuncia
Aquí tienes ejemplos útiles de respuestas a cartas de renuncia para ayudarte en el proceso de escribir la tuya:
Ejemplo 1: Aceptación
1 de mayo de 2020
Julio Santos
Director Financiero Senior
Powell Financial Group, Inc.
136 Main Street, Ste. 7
Middleton, Iowa 41122Giles Bronson
Junior Wealth Management Associate
Considerado Giles,
Su renuncia al puesto de Junior Wealth Management Associate ha sido recibida y aceptada a partir del 1 de mayo de 2020, con efecto a partir del 15 de mayo de 2020 tal y como había solicitado. Aunque nos entristece tu marcha, el equipo de PFG no duda de que tu habilidad y profesionalidad te impulsarán en tus futuros proyectos. Por favor, devuelva todos los bienes propiedad de PFG el 15 de mayo de 2020 o antes de su último día de trabajo, incluyendo las llaves, el ordenador portátil, el teléfono móvil emitido por PFG, la tarjeta de crédito de la empresa, la tarjeta de identificación, el pase de estacionamiento y cualquier otra propiedad de la empresa.Adjunta, encontrará información sobre su cobertura de beneficios, el último cheque de pago y los pasos finales. No dude en ponerse en contacto con Recursos Humanos en el 816-278-9403 o en hr@pfg.com si tiene alguna pregunta o necesita información adicional.
Opcionalmente, puede participar en una entrevista de salida para proporcionar información valiosa a la empresa. Si desea participar en una entrevista de salida, visite el sitio web de la empresa y haga clic en 'Encuesta de salida' en la pestaña 'Recursos'. Este proceso es anónimo y completamente opcional. Si decide participar en una entrevista de salida cara a cara, por favor, hágaselo saber a Recursos Humanos llamando al 816-278-9403 o enviando un correo electrónico a hr@pfg.com para programarla.Ha sido un placer trabajar con usted, y Powell Financial Group le desea lo mejor en el futuro. Por favor, no dude en pedir una carta de recomendación.Sinceramente,Julio Santos (firmado)
Julio Santos (mecanografiado)
Ejemplo 2: Correo electrónico
Asunto: Aceptación de la dimisión y buenos deseos
Querida Lia,
Lamento saber que vas a dejar el JRS Inc. pero confío en que tendrás mucho éxito en tu nuevo puesto.
Este correo electrónico constituye mi recepción formal y aceptación de tu dimisión oficial. Como se ha solicitado, su último día será el 27 de junio de 2020. Por favor, no dude en mantenerse en contacto y no dude en pedirme si alguna vez necesita una carta de recomendación. Mi correo electrónico personal es JBarton@skymail.net y mi número de móvil es 764-897-3647.Por favor, asegúrese de devolver todo el material de la empresa que se le haya entregado antes del 27 de junio de 2020, incluyendo las llaves de la oficina, el ordenador portátil y el teléfono móvil del JRS. Estos artículos y cualquier otra propiedad del JRS en su posesión pueden ser devueltos a la oficina de Recursos Humanos durante el horario normal de trabajo. También recibirá una carta de Recursos Humanos sobre el estado de su última nómina y cualquier otro detalle que deba ser tratado antes de su salida.Gracias por todo lo que ha hecho por el JRS. Le deseamos lo mejor en el futuro.Saludos cordiales,
Jim Barton
Gerente de Comunicaciones, JRS Inc.
Jbarton@jrs-mail.com
764-153-4577
Ejemplo 3: Negociación
13 de marzo de 2020
Samuel B. Grabowski
Socio DirectorPierson, Grabowski and Witt, LLP
176 Centre Street, Ste. 14
Kipton, Pennsylvania 61132Katherine Bourge, Legal AssociateConsiderada Katherine,
Esta carta es una confirmación de la recepción de su carta de renuncia recibida el 12 de marzo de 2020. He hablado de tu petición con los demás socios y todos deseamos encontrar la manera de animarte a que te quedes con nosotros.Entendemos el estrés que el trabajo a tiempo completo en la profesión legal puede añadir cuando uno está cuidando de un miembro de la familia como es tu caso. Queremos que sepas que siempre has sido una empleada ejemplar de la que estamos orgullosos de tener en nuestro bufete. Dicho esto, no estamos dispuestos a perder sus valiosas contribuciones a esta firma.
Nos gustaría proponerle que intente quedarse en una capacidad limitada. Mientras su situación en el hogar persista, el bufete quisiera ofrecerle un horario de oficina limitado y la oportunidad de trabajar desde casa cuando sea necesario. Creemos que esta solución podría darle más libertad para equilibrar eficazmente sus responsabilidades personales y profesionales.
Por favor, piense en esto y hágame saber su opinión. Respetaremos su decisión de cualquier manera, pero esperamos que elija quedarse con nosotros.
Sinceramente,
Samuel B. Grabowski
Socio Director, Pierson, Grabowski and Witt, LLP