Cómo responder a un correo electrónico

La mayoría de las carreras requieren que los profesionales utilicen una aplicación de correo electrónico para comunicarse con sus compañeros y clientes. Por ello, es importante que todos los profesionales aprendan a utilizar el correo electrónico de forma adecuada. Si envías y recibes correos electrónicos a menudo, puede ser beneficioso saber cómo redactar un correo electrónico de respuesta para situaciones profesionales comunes. En este artículo, explicamos cómo redactar un correo electrónico de respuesta y compartimos ejemplos y una plantilla que puedes utilizar para escribir tu propio correo electrónico de respuesta.

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Cómo escribir un correo electrónico de respuesta

Un correo electrónico de respuesta es cualquier correo electrónico de seguimiento que tenga que escribir cuando un cliente, compañero de trabajo u otro profesional se ponga en contacto con usted. Para redactar un correo electrónico de respuesta general, siga estos pasos:

1. Responder rápidamente

Después de leer un correo electrónico de negocios, lo correcto es responder en un plazo de 24 horas a partir del momento en que recibió el correo electrónico. Si puede responder antes, puede ser incluso mejor. Esto permite a los profesionales continuar con su trabajo a tiempo.

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2. Empezar con un saludo

Comience su correo electrónico de respuesta con un saludo cortés. Si el remitente anterior le ofreció una frase de saludo particular, puede ser cortés devolverle una similar. Por ejemplo, si el profesional escribió algo así:

¡Hola! Espero que hayáis pasado un buen fin de semana.

Entonces podría considerar comenzar su respuesta con una frase como

Hola, mi fin de semana ha sido estupendo. Espero que tú también lo hayas tenido.

3. Responda a las preguntas o inquietudes en líneas separadas

Cuando empiece a redactar el cuerpo de su correo electrónico, intente mantener separado cada tema que aborde. Esto significa que debes comenzar un nuevo párrafo con cada pregunta o preocupación que abordes. Por ejemplo, si un compañero de trabajo te ha enviado un correo electrónico para preguntarte cuándo vence el plazo de un proyecto y quién es el contacto principal para las cuestiones de recursos humanos, puedes formatear tu respuesta de la siguiente manera:

El plazo del proyecto' es el próximo miércoles 10 de septiembre.

Para las cuestiones de RRHH, puede ponerse en contacto con la representante de nuestro departamento, Diane Charles. Su correo electrónico es DCharles@email.com.

4. Pedir confirmación de la comprensión

Después de responder a los asuntos del correo electrónico original, puede ser eficaz preguntar si el destinatario ha entendido tu respuesta. También puede ofrecer su disponibilidad para responder a cualquier pregunta adicional. Estas son algunas frases que puede considerar utilizar:

  • ¿Responde esto a su pregunta?
  • ¿Tiene sentido?
  • Hágame saber si esto le ayuda.
  • Hazme saber si tienes más preguntas.
  • Hoy estaré en mi oficina hasta las cinco de la tarde, así que no dudes en volver a contactar con nosotros.

5. Incluya comentarios finales y su firma

Para terminar su correo electrónico, considere la posibilidad de utilizar una breve frase de cierre y luego añada su firma de correo electrónico. Puede escribir algo así:

¡Que tengas un buen día!

Lo mejor,
Vel Blake

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Plantilla de correo electrónico de respuesta general

Para redactar tu propio correo electrónico de respuesta, intenta seguir esta plantilla para los correos electrónicos que necesitan una respuesta general:

Hola [nombre del destinatario],

[Respuesta a su saludo o saludo habitual].

[Responder al primer tema].

[Responda al segundo tema, si procede]

[Pida una confirmación de entendimiento]

[Comentario final]

Sinceramente,

[Su nombre]

Ejemplos de correos electrónicos de respuesta

Aunque puede ser útil seguir una plantilla para respuestas generales, algunos correos electrónicos pueden necesitar una respuesta particular. Por ello, puede ser beneficioso revisar ejemplos de correos electrónicos de respuesta para utilizarlos en diferentes situaciones profesionales. A continuación se presentan algunos ejemplos de situaciones en las que puede ser necesario redactar un correo electrónico de respuesta:

Aceptar una solicitud

Si te encargas del proceso de contratación en tu empresa u organización, es posible que tengas que responder a los correos electrónicos de solicitud con frecuencia. Aquí tienes un ejemplo de respuesta que podrías redactar para aceptar una solicitud:

Hola Cassie,
Gracias por solicitar el puesto de editor adjunto en Pepper Point.

Después de revisar su currículum y su solicitud, creemos que podría ser una excelente incorporación a nuestro equipo. ¿Tiene tiempo esta semana para programar una llamada en la que podamos hablar más sobre este puesto?

Por favor, hágamelo saber si esto es algo que usted está interesado en y llegar a cabo con cualquier pregunta. Gracias de nuevo por su solicitud.

Lo mejor,
Decano Smith

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Rechazar una solicitud

Del mismo modo, si es responsable de revisar las solicitudes de empleo en su empresa, es probable que tenga que enviar muchos correos electrónicos de rechazo. Para estos correos electrónicos de respuesta, puede ser importante ser conciso pero muy educado para ayudar a disminuir el posible efecto que el rechazo pueda tener en el destinatario. Para ello, puede ser útil incluso ofrecerte a seguir en contacto para futuros puestos.

Puedes escribir algo así:

Hola Cassie,

Gracias por solicitar el puesto de editor adjunto en Pepper Point. Usted tiene un currículum impresionante.

Lamentablemente, hemos decidido ofrecer este puesto a otro candidato en este momento.

Agradecemos su interés en nuestra empresa. Por favor, póngase en contacto con nosotros para futuras ofertas de trabajo. Le deseamos suerte en su búsqueda de empleo.

Lo mejor,
Dean Smith

Responder a una solicitud de información

A menudo, los compañeros de trabajo y los clientes se dirigen a los profesionales para obtener información sobre un producto, un proyecto o una política. En estas situaciones, a menudo puede ser más eficiente responder a su solicitud rápidamente. Por ejemplo, si un cliente pregunta por la compatibilidad del producto de su empresa, puede responder así:

Hola Jennifer

Gracias por ponerse en contacto con nosotros. Apreciamos su interés en nuestro producto.

Tras revisar la información que nos ha proporcionado sobre su frigorífico, estoy seguro de que nuestro filtro de agua es compatible con su aparato.

Puede pedir el filtro de agua directamente en nuestro sitio web en www.Fresh_Water.com.

Gracias de nuevo por haber contactado con nosotros y por su apoyo. Que tenga un buen día.

Sinceramente,
Janessa Schneider
Representante de Atención al Cliente

Acusar recibo de un correo electrónico

Aunque lo más educado es responder a un correo electrónico en un plazo de 24 horas laborables, esto no siempre es posible. Si recibes un correo electrónico que aborda una pregunta que no puedes responder de inmediato, puede ser cortés acusar recibo del correo electrónico. Considere la posibilidad de ofrecer un plazo al destinatario para que tenga tiempo de encontrar una respuesta para él.

Por ejemplo, puede escribir algo así:

Hola Daphne,

Espero que tu día vaya bien.

Estoy deseando revisar su manuscrito. Intentaré responderle en un plazo de dos semanas.

Gracias de nuevo por enviar su manuscrito. Le agradezco que haya confiado en mí para esta tarea artística. Por favor, hágame saber si necesita una respuesta antes o si hay algún cambio.

Lo mejor,
Kay Silverstein

Delegación de tareas

La delegación de tareas es una práctica empresarial eficaz que consiste en reasignar las funciones del trabajo a empleados capaces. Aunque puede ser una práctica eficaz, a veces un compañero de trabajo puede pedirte que aceptes una responsabilidad para la que no tienes tiempo o capacidad. En esta situación, puedes redactar una respuesta como la siguiente:

Hola Billy,

Espero que hayas tenido un maravilloso fin de semana. Gracias por pensar en mí para esta tarea.

Desgraciadamente, no creo que tenga tiempo para asumir este compromiso.

Sin embargo, sé que mi asistente, Theo, ha realizado tareas similares en el pasado. Estaría encantado de preguntarle si está disponible para terminar esto por ti.

¿Le parece bien?

Lo mejor,
Kirstin Santiago

Enviar un archivo adjunto

Si un cliente, compañero de trabajo u otro profesional solicita algún documento u otro archivo por correo electrónico, puede ser útil tener una respuesta estándar. Si no puedes proporcionar esta información de inmediato, es posible que tengas que enviar una respuesta para acusar recibo de la solicitud e informar al destinatario de cuándo puede esperar los archivos adjuntos. Cuando estés listo para enviar los archivos, considera la posibilidad de escribir algo como esto

Buenos días, Scott,

Espero que tu día empiece bien.

He adjuntado los archivos que ha solicitado a continuación. Por favor, hágame saber si tiene problemas para acceder a ellos.

¡No dude en ponerse en contacto con cualquier pregunta! Estaré encantado de responder a ellos.

Lo mejor,
Lydia Tate

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